‘We zijn plannen aan het opstellen voor het komende fiscale jaar. Kun je een budgetinschatting doorgeven voor onze softwarelicenties?’ Hoewel bedrijven veel tijd steken in plannenmakerij, valt deze specifieke vraag zelden. En dat terwijl bedrijven enorme kosten besparen als ze de vraag wel zouden stellen.
In een vroeg stadium kijken organisaties naar de plannen voor het komende jaar. Wat gaan we in dat jaar anders en beter doen? Met welk budget realiseren we dit en hoe verdelen we dat budget? Hoe mooi zou het zijn als de begroting naar beneden is bij te stellen. Dit is wel degelijk mogelijk als de organisatie in een vroeg stadium een kritische blik werpt op de it-strategie en de bijhorende softwarelicenties.
In kaart
Ten eerste is het verstandig goed te kijken naar de bedrijfsplannen. Door in kaart te brengen wat het programma voor het komende jaar is en welke software hiervoor nodig is, zijn grote inconsistenties binnen de organisatie snel op te merken. Aanwezige software die de betreffende werknemers niet gebruiken, is te hergebruiken door andere werknemers. Of misschien zijn bepaalde softwarelicenties wel helemaal niet nodig? In dat geval zijn de licenties te verkopen.
Daarnaast is het verstandig om andersom na te denken. Want behalve overbodige licenties verkopen, kunnen bedrijven ook zelf overwegen tweedehands licenties aan te schaffen, wat kosten bespaart.
Cloud
Ook is het goed om bewust te zijn van de keuzes die bedrijven – de software-afnemers – hebben. Als een bedrijf wil innoveren, is de eerste reflex om naar de cloud te gaan. Volledig overstappen op de cloud is echter niet altijd nodig. Er zijn hybride mogelijkheden, waarbij je gedeeltelijk cloud- en gedeeltelijk on-premise-licenties afneemt. Hierdoor innoveren bedrijven en besparen ze tegelijkertijd kosten. Er is namelijk voor te kiezen om voor de on premise-licenties gebruik te maken van tweedehands licenties. Voorbeeld: veel bedrijven willen graag bepaalde basisdiensten in de cloud afnemen, zoals Exchange, OneDrive, Skype for Business en Teams. Als je ook Office zou afnemen als cloud-licenties, verhoogt dat de maandelijkse kosten aanzienlijk, terwijl het ook mogelijk is on-premise tweedehands softwarelicenties voor deze producten aan te schaffen. Door te werken met een zogeheten hybride model lopen de besparingen op met vijftig tot zestig procent.
Nieuwste versie
Een andere manier om kosten te besparen op licenties is door niet altijd te werken met de nieuwste softwareversies. Dit klinkt vreemd, maar heeft iedereen binnen de organisatie altijd de nieuwste versie van alle softwareproducten nodig? Waarschijnlijk niet. Door gebruik te blijven maken van software die één versie achterligt op de nieuwste versie, besparen bedrijven tot wel 66 procent per jaar.
Met het opstellen van jaarplannen en de bijhorende begroting, is het waardevol om in een vroeg stadium na te denken over de licenties van de organisatie. Betrek de it-professionals binnen de organisatie bij de plannen en stel altijd en óp tijd de vraag: welke softwarelicenties hebben we het komende jaar nodig en is er ruimte voor verbeteringen?
Auteur Guus Derckx is managing director Benelux bij Relicense
