De start van een geslaagd ict-project valt of staat met een goede aanbesteding. Niet zelden blijken opdrachtgever en leverancier elkaar niet altijd even goed te begrijpen. Zo staken afgelopen maanden meerdere organisaties tijd en moeite in een bestek om vervolgens weinig tot geen inschrijvingen te ontvangen. Newsflash: de kans op voldoende inschrijvingen is vandaag de dag kleiner dan een paar jaar geleden.
Leveranciers zijn, met het groeiende aanbod, kritischer over de trajecten waar ze op inschrijven. Opdrachtgevers moeten zich realiseren dat dit ligt aan de markt die drukker is geworden. Hoe dan ook, aanbestedingstrajecten kennen een aantal processen dat verbetering behoeft en bij kan dragen aan een soepeler verloop.
Advies 1: Ga als opdrachtgever niet op de stoel van de leverancier zitten
Vanuit de leverancierskant is regelmatig te zien dat opdrachtgevers een it-aanbesteding zeer specifiek in de markt zetten. De opdrachtgever probeert zich in te leven in de leverancier en denkt daardoor in afgebakende oplossingen. Dit maakt het voor leveranciers minder aantrekkelijk om zich in te schrijven, omdat hen op deze manier alle creativiteit wordt ontnomen. In plaats van naar een bepaalde voorkeur te schrijven, doen opdrachtgevers er verstandig aan functioneel te verwoorden waar ze naar op zoek zijn. Probeer de aanbesteding breed in te steken en daag de aanbieders uit met een creatieve oplossing en aanpak te komen.
Advies 2: Let op de prijs-kwaliteitverhouding
Het lijkt een open deur, maar toch is het belangrijk om stil te staan bij de prijs-kwaliteitverhouding van een aanbesteding. Je ziet soms dat prijs te zwaar meetelt of dat er een laag plafondbedrag geldt, waardoor de meeste leveranciers die zich inschrijven een heel scherpe prijs bieden.
Dat lijkt een goede ontwikkeling, iedereen wil toch profiteren van een financieel voordeel? Helaas leidt dit vaak tot een oplossing die niet optimaal past bij de opdrachtgever of zelfs tot een leverancier die zijn belofte niet waar kan maken. Een lage prijs gaat namelijk ten koste van de kwaliteit. Daarom is het verstandig de kwaliteit van de aanbesteding zwaarder te laten tellen dan de prijs. Verdeel kwaliteit daarbij goed onder in zaken als het plan van aanpak, een Product- en Dienstencatalogus en een oplossing. Dit levert op de lange termijn meer op voor de opdrachtgever. Het gaat er immers om dat de opdrachtgever daadwerkelijk ontvangt waar hij de aanbesteding voor in het leven heeft geroepen.
Advies 3: Voeg een selectie- en presentatiefase toe
Zowel de opdrachtgever als de leverancier is veel tijd kwijt aan een aanbestedingstraject. Om te voorkomen dat een groot aantal partijen zich inschrijft en tien tot twintig dagen kwijt is aan het formuleren van een kwalitatief goede inschrijving, helpt het om een selectiefase toe te voegen aan het aanbestedingstraject. Maak als opdrachtgever een voorselectie van maximaal vijf leveranciers die daadwerkelijk kans maken op toewijzing van het bestek.
Daarnaast bieden opdrachtgevers leveranciers soms de mogelijkheid hun inschrijving toe te lichten op locatie. Aanbevelenswaardig, maar ook hier is ruimte voor verbetering. Opdrachtgevers nodigen na inschrijving soms wel vijf partijen uit, maar maken over het algemeen de uiteindelijke keuze tussen nummer een en twee. In een ideale wereld zouden daarom alleen deze leveranciers uitgenodigd worden om hun plan toe te lichten. Door het toevoegen van een selectie- en presentatiefase verspil je geen tijd en ervaren de geselecteerde leveranciers meteen minder concurrentie, omdat zij weten een realistische kans te maken.
De miscommunicatie in aanbestedingstrajecten komt dus niet van één kant, maar bestaat uit tweerichtingsverkeer. Op de drukte van de markt is weinig invloed uit te oefenen, maar zowel opdrachtgever als leverancier kunnen op andere manieren bijdragen aan een beter verloop van aanbestedingstrajecten.
Communiceren kun je leren – en dat is zeker nodig op het gebied van it-aanbestedingen.
Welnee, ga gewoon door met je favoriete leverancier en schrijf je aanbesteding naar hun toe, zodat ze weer als beste uit de bus komen. Ons kent ons, beste oplossing was nog nooit nodig geweest en het gaat tenslotte toch om gemeenschapsgeld. Voeg wat dure schijnfases toe om het niet al de doorzichtig te maken. Dat schrikt die concurrenten ook mooi af, ze wisten toch wel wie het ging worden. Mocht het helemaal mis gaan dan kun je tegenwoordig ook nog “de drukke markt” de schuld geven.