Zo zet je Office 365 en Microsoft Teams optimaal in

Speciaal ingevlogen vanuit de VS is Dux Raymond Sy, als Microsofts remote desktop (rd)/most valuable professional (mvp) en AvePoint’s chief marketing officer (cmo) prima gekwalificeerd om over dit thema te spreken. De bijeenkomst op het kantoor van it-specialist Wortell is onderdeel van een wereldtour, waarbij Dux zijn populaire workshop geeft aan bedrijven met uitdagingen rond het gebruik van Sharepoint en Office 365.

Dux noemt Microsoft Teams een centraal component in het cloudgebaseerde officepakket van Microsoft, dat volgens Gartner weer een logische aanvulling is op Outlook. Een interessante stelling, die op zichzelf niet genoeg is de adoptie binnen organisaties te versnellen.

Uitdagingen

Bij aanvang vraagt Dux aan de circa dertig vertegenwoordigers van Nederlandse bedrijven om de drie belangrijkste uitdagingen op te schrijven die zij ervaren bij het motiveren van gebruikers om Office 365 optimaal te gebruiken.

Dat zijn:

• Gebrek aan (budget voor) training en ondersteuning;
• Onbekendheid met de individuele producten;
• Medewerkers geven voorkeur aan eigen werkwijzen;
• Geen vaste regels over het gebruik;
• Het gebruik van andere samenwerkingstools.

Volgens Dux zijn deze uitdagingen universeel. Veel bedrijven nemen een product als Office 365 af en vergeten vervolgens budget vrij te maken voor een goede implementatie, inclusief training en ondersteuning voor gebruikers. Die gebruikers blijven vervolgens op hun oude manier samenwerken, hoofdzakelijk via e-mail, en vinden geen motivatie om hun werkwijze te veranderen.

De manier waarop werknemers samenwerken, blijkt voor een groot deel generatiegebonden te zijn. Oudere werknemers geven vaak de voorkeur aan traditionele tools als Outlook, terwijl jongere werknemers liever samenwerken door cloudgebaseerde bestanden met elkaar te delen en te chatten.

Volgens Dux sluit Microsoft Teams veel beter aan op die laatste werkwijze, omdat het een tijdlijngebaseerde manier van samenwerken biedt. Werknemers kunnen zelfstandig Teams aanmaken voor hun projecten, en vervolgens in een uniforme tijdlijn samenwerken, waarbij alle relevante bestanden veilig en overzichtelijk een plek vinden in de onderliggende Sharepoint-omgeving. Voor samenwerking met externe partijen heeft e-mail vaak nog de voorkeur, ook al zijn zij ook toe te voegen aan specifieke Teams. Hoe krijg je werknemers nu zover dat zij ook daadwerkelijk op deze nieuwe manier gaan samenwerken?

Tips voor adoptie

Naast Microsoft Teams biedt Office 365 nog meer handige tools, waaronder Flow (projectplanning), OneNote (notities en aantekeningen) en Yammer (chatten), die door Microsoft steeds beter geïntegreerd worden. Ook hier geldt volgens Dux dat onbekendheid met de tools en een gebrek aan sturing het gebruik in de weg zitten.

Als richtlijn stelt hij dat bedrijven hun medewerkers moeten uitleggen welke tools voor welk doel gebruikt moeten worden. Microsoft Teams is bijvoorbeeld in te zetten voor samenwerking rond interne projecten, soms inclusief externe partijen. Een tool als Yammer is geschikt om informatie te delen binnen de organisatie, zoals zakelijke successen en mededelingen van het management. Ook is het een geschikt middel voor interne discussies of voor het bevorderen van betrokkenheid en saamhorigheid onder het personeel. Door werknemers simpele handvatten te geven bij het gebruik van deze tools, is de kans groter dat ze die gaan gebruiken.

Als overzichtelijk hulpmiddel hierbij deelt Dux een e-book uit genaamd ‘Everyday Etiquette in Microsoft Teams’. Verder stelt hij dat je voor elke nieuwe tool die je aan werknemers geeft, een bestaande moet afnemen. Zo verplichtte hij ooit een collega met een sterke voorkeur voor samenwerking via e-mail om hem niet langer te mailen, maar al zijn vragen en mededelingen in Microsoft Teams te zetten. Na een korte gewenningsperiode kreeg hij deze hardnekkige Outlook-gebruiker zover om zijn werkwijze te moderniseren.

Back-up en databeheer

Tijdens de workshop passeren meer aspecten van Office 365-adoptie de revue, waaronder de technische migratie van Sharepoint naar Office 365 tot zaken als databeheer en governance. Dit laatste blijkt een onderbelicht aspect van de dienstverlening van Microsoft. Standaard krijgen gebruikers in Office 365 bijvoorbeeld alle vrijheid de tools binnen het pakket te gebruiken en Teams aan te maken, inclusief bijbehorende mailadressen en landingspagina’s. Dit is niet altijd wenselijk en kan leiden tot een wirwar aan niet-gebruikte Teams, sites en mailadressen.

Daarnaast voldoen de standaardback-up-policy’s van Office 365 vaak niet aan de strenge eisen rond back-up en governance. Daarvoor zijn inmiddels oplossingen van partners beschikbaar, waarmee bedrijven deze zaken op een gebruiksvriendelijke manier inregelen. Denk aan het verhogen van de back-upfrequentie, of ervoor zorgen dat bestanden op account- en bestandsniveau zijn terug te zetten. Bovendien is een Office 365-omgeving hiermee ook aan te vullen met een gebruiksvriendelijke omgeving voor het inregelen van databeheer en governance. Zo kun je gebruikers bijvoorbeeld een logische selfservice-wizard voorschotelen die ze helpt de juiste samenwerkings-tool te selecteren voor een bepaald project. Hiermee wordt het gebruik van Office 365 gekanaliseerd en beheerst.

Wat heb ik eraan?

Als afsluiting van zijn workshop legt Dux uit dat gebruikers bij de invoer van elke nieuwe oplossing één ding willen weten: wat heb ík eraan?

Het is de centrale boodschap bij het vergroten van de adoptie van een oplossing als Microsoft Teams. Laat ze zien hoe de oplossing werkt, begeleid ze met training en richtlijnen en laat ze de voordelen ervaren. Zelfs traditionele, ingesleten werkwijzen zijn te overkomen als blijkt dat deze modernere, uniforme en teamgebaseerde manier van werken efficiënter is. Pak de implementatie verder gestructureerd aan en richt je op het overtuigen van de early majority adopters, die vaak ruim dertig procent van het personeelsbestand uitmaakt.

Met zo’n aanpak is het inderdaad mogelijk die negentig procent Microsoft Teams adoptie binnen drie maanden te realiseren.