Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Zo zet je Office 365 en Microsoft Teams optimaal in

Microsofts mvp Dux Raymond Sy verzorgt workshop

Computable Expert

Hylke van der Velde
Country Manager Netherlands, AvePoint. Expert van Computable voor de topics Digital Transformation, Datamanagement en Cloud Computing.

Office 365 manifesteert zich binnen organisaties steeds vaker als het primaire platform voor kantoorproductiviteit en samenwerking. Een recente workshop met het thema ‘Hoe bereik je 90% Microsoft Teams-adoptie in drie maanden’ kon dan ook op veel belangstelling rekenen. Bedrijven blijken behoefte te hebben aan sturing en advies over het effectief inzetten van het platform.

Speciaal ingevlogen vanuit de VS is Dux Raymond Sy, als Microsofts remote desktop (rd)/most valuable professional (mvp) en AvePoint’s chief marketing officer (cmo) prima gekwalificeerd om over dit thema te spreken. De bijeenkomst op het kantoor van it-specialist Wortell is onderdeel van een wereldtour, waarbij Dux zijn populaire workshop geeft aan bedrijven met uitdagingen rond het gebruik van Sharepoint en Office 365.

Dux noemt Microsoft Teams een centraal component in het cloudgebaseerde officepakket van Microsoft, dat volgens Gartner weer een logische aanvulling is op Outlook. Een interessante stelling, die op zichzelf niet genoeg is de adoptie binnen organisaties te versnellen.

Uitdagingen

"Veel bedrijven nemen Office 365 af en vergeten vervolgens budget vrij te maken voor een goede implementatie"

Bij aanvang vraagt Dux aan de circa dertig vertegenwoordigers van Nederlandse bedrijven om de drie belangrijkste uitdagingen op te schrijven die zij ervaren bij het motiveren van gebruikers om Office 365 optimaal te gebruiken.

Dat zijn:

  • Gebrek aan (budget voor) training en ondersteuning;
  • Onbekendheid met de individuele producten;
  • Medewerkers geven voorkeur aan eigen werkwijzen;
  • Geen vaste regels over het gebruik;
  • Het gebruik van andere samenwerkingstools.

Volgens Dux zijn deze uitdagingen universeel. Veel bedrijven nemen een product als Office 365 af en vergeten vervolgens budget vrij te maken voor een goede implementatie, inclusief training en ondersteuning voor gebruikers. Die gebruikers blijven vervolgens op hun oude manier samenwerken, hoofdzakelijk via e-mail, en vinden geen motivatie om hun werkwijze te veranderen.

De manier waarop werknemers samenwerken, blijkt voor een groot deel generatiegebonden te zijn. Oudere werknemers geven vaak de voorkeur aan traditionele tools als Outlook, terwijl jongere werknemers liever samenwerken door cloudgebaseerde bestanden met elkaar te delen en te chatten.

Volgens Dux sluit Microsoft Teams veel beter aan op die laatste werkwijze, omdat het een tijdlijngebaseerde manier van samenwerken biedt. Werknemers kunnen zelfstandig Teams aanmaken voor hun projecten, en vervolgens in een uniforme tijdlijn samenwerken, waarbij alle relevante bestanden veilig en overzichtelijk een plek vinden in de onderliggende Sharepoint-omgeving. Voor samenwerking met externe partijen heeft e-mail vaak nog de voorkeur, ook al zijn zij ook toe te voegen aan specifieke Teams. Hoe krijg je werknemers nu zover dat zij ook daadwerkelijk op deze nieuwe manier gaan samenwerken?

Tips voor adoptie

Naast Microsoft Teams biedt Office 365 nog meer handige tools, waaronder Flow (projectplanning), OneNote (notities en aantekeningen) en Yammer (chatten), die door Microsoft steeds beter geïntegreerd worden. Ook hier geldt volgens Dux dat onbekendheid met de tools en een gebrek aan sturing het gebruik in de weg zitten.

Als richtlijn stelt hij dat bedrijven hun medewerkers moeten uitleggen welke tools voor welk doel gebruikt moeten worden. Microsoft Teams is bijvoorbeeld in te zetten voor samenwerking rond interne projecten, soms inclusief externe partijen. Een tool als Yammer is geschikt om informatie te delen binnen de organisatie, zoals zakelijke successen en mededelingen van het management. Ook is het een geschikt middel voor interne discussies of voor het bevorderen van betrokkenheid en saamhorigheid onder het personeel. Door werknemers simpele handvatten te geven bij het gebruik van deze tools, is de kans groter dat ze die gaan gebruiken.

Als overzichtelijk hulpmiddel hierbij deelt Dux een e-book uit genaamd ‘Everyday Etiquette in Microsoft Teams’. Verder stelt hij dat je voor elke nieuwe tool die je aan werknemers geeft, een bestaande moet afnemen. Zo verplichtte hij ooit een collega met een sterke voorkeur voor samenwerking via e-mail om hem niet langer te mailen, maar al zijn vragen en mededelingen in Microsoft Teams te zetten. Na een korte gewenningsperiode kreeg hij deze hardnekkige Outlook-gebruiker zover om zijn werkwijze te moderniseren.

Back-up en databeheer

"Standaard krijgen gebruikers in Office 365 alle vrijheid de tools binnen het pakket te gebruiken en Teams aan te maken"

Tijdens de workshop passeren meer aspecten van Office 365-adoptie de revue, waaronder de technische migratie van Sharepoint naar Office 365 tot zaken als databeheer en governance. Dit laatste blijkt een onderbelicht aspect van de dienstverlening van Microsoft. Standaard krijgen gebruikers in Office 365 bijvoorbeeld alle vrijheid de tools binnen het pakket te gebruiken en Teams aan te maken, inclusief bijbehorende mailadressen en landingspagina’s. Dit is niet altijd wenselijk en kan leiden tot een wirwar aan niet-gebruikte Teams, sites en mailadressen.

Daarnaast voldoen de standaardback-up-policy’s van Office 365 vaak niet aan de strenge eisen rond back-up en governance. Daarvoor zijn inmiddels oplossingen van partners beschikbaar, waarmee bedrijven deze zaken op een gebruiksvriendelijke manier inregelen. Denk aan het verhogen van de back-upfrequentie, of ervoor zorgen dat bestanden op account- en bestandsniveau zijn terug te zetten. Bovendien is een Office 365-omgeving hiermee ook aan te vullen met een gebruiksvriendelijke omgeving voor het inregelen van databeheer en governance. Zo kun je gebruikers bijvoorbeeld een logische selfservice-wizard voorschotelen die ze helpt de juiste samenwerkings-tool te selecteren voor een bepaald project. Hiermee wordt het gebruik van Office 365 gekanaliseerd en beheerst.

Wat heb ik eraan?

Als afsluiting van zijn workshop legt Dux uit dat gebruikers bij de invoer van elke nieuwe oplossing één ding willen weten: wat heb ík eraan?

Het is de centrale boodschap bij het vergroten van de adoptie van een oplossing als Microsoft Teams. Laat ze zien hoe de oplossing werkt, begeleid ze met training en richtlijnen en laat ze de voordelen ervaren. Zelfs traditionele, ingesleten werkwijzen zijn te overkomen als blijkt dat deze modernere, uniforme en teamgebaseerde manier van werken efficiënter is. Pak de implementatie verder gestructureerd aan en richt je op het overtuigen van de early majority adopters, die vaak ruim dertig procent van het personeelsbestand uitmaakt.

Met zo’n aanpak is het inderdaad mogelijk die negentig procent Microsoft Teams adoptie binnen drie maanden te realiseren.

x

Om te kunnen beoordelen moet u ingelogd zijn:

Dit artikel delen:

Reacties

We wilden juist af van een vendor lock in, hiermee zit je dus weer vast aan een leverancier en/of fabrikant.

Er is nog niet veel veranderd bij onze vrienden aan de andere kant van de grote plas "most valuable professional" prachtig zo'n nonsens-titel! Taal is toch wat moois!

Ron, Office 365 en Google G Suite zijn geweldige producten voor een zeer schappelijke prijs. Je hebt altijd up-to-date (secure) software die heel goed werkt in de browser op ieder device. De waarde voor het bedrijf is heel hoog tegen lage kosten. Generieke kantoorautomatisering heeft iedereen nodig, dus hoe zie jij dit als een probleem?

@Henri Koppen: De overheid is juist aan het overstappen geweest op openstandaarden, juist om de monopoly positie van sommige bedrijven te doorbreken en het makkelijker te maken, om over te stappen op een andere leverancier en/of fabrikant.
Het MS systeem is helemaal toegerust om te werken met gesloten standaarden.
Het ODF formaat wordt door MS (nog steeds) onvoldoende ondersteund, waardoor nu alleen PDF bruikbaar is als bijlage in een bericht.
Alleen al in december 2018 heb ik daar 83 gemeenten over aangeschreven, omdat zij in overtreding waren, door documenten alleen in een DOC, of DOCX formaat aan te bieden, iets dat verboden is!
34 gemeenten (tot nu toe) gaven aan, dat er een vergissing is gemaakt en dat het verbeterd is, of wordt.
48 gemeenten hebben nog niet gereageerd.
1 gemeente is eigenwijs en krijgt problemen met het rijk, vrees ik.

Het bovenstaande is iets waar ik mij heel erg druk om maak, want een overheid die weigert zich aan de regels te houden, kan dat ook niet van de burgers verwachten.

Ron,
Maar geef jouw alternatieven dan? LibreOffice / OpenOffice?
Ik ben voor open standaarden, maar niet uit principe, het moet logisch zijn en voordelen hebben die mogelijke extra kosten kunnen rechtvaardigen. PDF is toch overigens prima?

Heb je bronnen overigens waar staat dat het verboden is? En wat is je belang in deze? Met andere woorden: vanwaar je queeste?

Wie leiden hier nu schade?

Ik ken de discussie van een paar jaar geleden wel, maar er zijn ook wel veel dingen verandert de laatste jaren. Het streven naar open standaarden in document communicatie lijkt mij een achterhoede gevecht. Het heeft zijn relevantie in mijn ogen voor een groot deel verloren. Laten we vooral pragmatische blijven.

De hegemonie uit de VS als het aankomt op (cloud) services is een ding, maar zolang er alleen maar zwakke alternatieven zijn heb ik liever dat gemeentes Office365 omarmen waardoor we in ieder geval groeien in standaardisatie.

Maar nogmaals, laten we de argumenten onderzoeken.

PDF is wereldwijd een geaccepteerde standaard (een slecht overigens, maar dat terzijde)

Henri, eerst even een paar linken:
http://www.dwarsligger.org/5OpenStandaarden/index.php?url=Aanbieding_Actieplan_NOIV.html
https://www.noraonline.nl/wiki/Standaarden_internationaal
http://www.dwarsligger.org/5OpenStandaarden/index.php?url=Verplicht_gebruik.html
https://www.digitoegankelijk.nl/onderwerpen/verplichte-bestandsformaten
https://www.forumstandaardisatie.nl/lijst-open-standaarden/in_lijst/verplicht-pas-toe-leg-uit

Een paar pagina's bestaan niet meer, daarom verwijs ik hierboven 2x naar dwarsligger.org waar een kopie staat.

Een alternatief is b.v. LibreOffice, maar je kunt het natuurlijk ook in HTML doen (als voorbeeld).
In Office 365 heb je bij installatie de mogelijkheid, om default voor de ODF standaarden te kiezen, dat scheelt een hoop ergernis.
Openstandaarden in documenten zijn ook nodig, zeker in deze tijd, waar een hoop mensen dingen willen gebruiken op hun telefoon, tablet, smart-tv e.d.
Nu zijn documenten in de gesloten standaard van MS door ~1% van de mensen niet te lezen, dat lijkt niet veel, maar het betekend wel, dat in 1 op de 100 huishoudens het een probleem kan zijn.
(Het aantal van 1% is een getal dat ik ooit ergens gelezen heb, maar ik weet de bron niet meer.)

Natuurlijk mogen gemeenten Office365 omarmen, zolang ze met de gesloten standaard maar niet met anderen communiceren.
Het enige excuus dat geldig is, is dat het MS-office pakket dat ze gebruiken ouder is dan versie 2007.
Daarnaast moet de reden, dat het technisch niet mogelijk is, ook in het jaarverslag worden opgenomen.

Mijn belang in deze is puur politiek (en eigenwijsheid).

Die links geven precies het probleem weer... 2007/2008 dat is elf jaar geleden. De wereld is verandert Kijk naar de opmaak van de dwarsligger site. Het hele idee achter document is zo'n beetje achterhaald. Niettemin zouden overheden inderdaad ODF aan moeten zetten. Als ze dat niet doen heeft dat wellicht te maken met dat hun sjablonen dan niet meer werken of de aanwezige software daar niet mee om kan gaan in de koppeling. Office 365... zou vooral gebruikt moeten worden zoals het bedoeld is... in de browser... in de cloud.

Die 1% is altijd een lastige. Je moet papier ook aan kunnen bieden en een deel van de bevolking is blind en de overheid moet er zijn voor iedereen.

Pas toe en leg uit :-)

Tja, ik ervaar uiteraard zelf het probleem niet en zoals gezegd is een vendor lock-in niet per se slecht. Het omarmen van ouderwetse alternatieven is in ieder geval een heel stuk duurder en dat geldt moet weer ergens vandaan komen...

Henri, Ron,

Dit is inderdaad een interessante discussie. In mijn werkveld praat ik voornamelijk met organisaties en overheden. Over het algemeen wordt O365, met daarin producten als Teams, SharePoint, OneDrive alleen voor interne samenwerking gebruikt. De vendor lock-in is dan niet zozeer van toepassing want iedere werknemer heeft de juiste licenties zolang werkzaam voor de organisatie. Alle public-facing content wordt dan in PDF gepubliceerd. Althans zo werkt het in mijn gemeente (Den Haag).

Ik ben het met Henri eens dat we niet om Microsoft, Google, Amazon en hun Cloud-omgevingen heen kunnen. De prijs/kwaliteit maakt het dusdanig interessant. Een groot onderwerp blijft de veiligheid en ownership van data. Hoe zorg je ervoor als Nederlandse gemeente dat jouw data jouw data blijft, zonder vendor lock-in.

Een grote gemeente, zoals Den Haag, kan het beste een eigen cloud voorziening maken, maar een kleine gemeente kan de kosten niet opbrengen.
Het voordeel van een eigen cloud is, dat je de beveiliging in eigen hand hebt.
Den Haag gebruikt inderdaad PDF, zoals de meeste (lees bijna alle) overheden, het is ook het makkelijkste, de opmaak blijft behouden en het kan ook voor archivering worden gebruikt.
Een formaat als DOC en DOCx is voor archivering dan ook onbruikbaar, omdat het een gesloten standaard is, die over 200 jaar niet meer bestaat, terwijl over 200 jaar gewoon software geschreven kan worden voor PDF, omdat de standaard ook copyright vrij is.

Ron, de tijd van je eigen cloud voorziening maken is voorbij. Niet dat het niet kan, maar het is duurder, moeilijker, onlogischer, etc. De mogelijkheden om hybride (of volledig public) te werken zijn zo goed en groot dat het steeds onlogischer word om je eigen schaalbare generieke voorzieningen op te bouwen. Je eigen beveiliging in eigen hand hebben is een *nadeel* en is in veel van de gevallen sowieso al uitbesteed.

Ook het archiveringselement is niet zo heel relevant. Een keer een geautomatiseerd proces zijn werk laten doen en het is opgelost.

Dit is geen hosanna gezang, maar gewoon de praktijk.

Speed is the new scale. Juist het inkapselen in maatwerk en in elkaar verweven systemen moet dood. Dat je documenten krijgt in .doc formaat is een signaal dat je met een instelling te maken hebt met een enorme technische schuld.

Maar goed, ik sta aan het andere eind van het spectrum.

Het is wel zo, dat wanneer ik een bijlage krijg van een overheid (en die krijg ik enkele keren per week), in een gesloten formaat, dan gaat daar blind de delete toets overheen en een reply of ze zich aan de wet willen houden (het is wet, want het stond in 2008 in de staatscourant).
Tot nu toe gehoorzamen ze braaf, maar ze hebben dan ook geen keuze.
Er wordt steeds meer met en in openstandaarden gewerkt, want dat heeft de toekomst.
In de loop van dit jaar komen er ook represaille mogelijkheden tegen overheden die zich er niet aan (willen) houden.
Zie hiervoor de Digitale Agenda (DA2020).

We zullen het niet eens worden, misschien ben ik te oud :-)

O jee, Henri en DE cloud.

Ik ben het niet met je eens Henri, vendor lockin is altijd slecht dat behoeft geen betoog.
Een eigen cloud-oplossing voor een kleine gemeente is veel goedkoper als jou produkten.
En PDF is geen goede open standaard. Ik kan op een linuxdesktop pas formularen invullen na een uitgebreide zoektocht naar een alternatief programma. Adobe heeft de reader voor linux botweg gestopt, over vendor lockin gesproken.

Veel respekt voor Ron, druk die gemeenten maar met de neus op de feiten.

Jan,
"Een eigen cloud-oplossing voor een kleine gemeente is veel goedkoper als jou produkten."

Eigen betekent dus een ruimte waarin je servers staan. Die moet gekoeld worden en goed beheerd qua toegang, heeft ook nog eens een goede bandbreedte nodig en moet stabiel zijn. Je hebt mensen nodig die dat beheren, beveiligen en ingrijpen als er iets stuk gaat. Kans is groot dat je dit uit gaat besteden, enfin, je ziet mij twijfelen.

Chrome browser (of chromium) opent prima veilig PDF formulieren.

Ik snap de weerstand wel, maar het is zo achterhoede gevecht.

Kantoorautomatisering is een commodity. Ik wantrouw iedere partij die daar anders over denkt.

@ Jan: PDF is niets mis mee, mits het voldoet aan de OpenStandaard, dus versie A-1 of A2 (= NEN-ISO 19005-1 en -2) voor archivering, of versie 1.7 (NEN-ISO 32000-1) voor normaal gebruik.
Andere versies zijn geen goedgekeurde OpenStandaard.
Onder Linux werkt het prima in Libre-Office, of met Atril Documentviewer (standaard in Ubuntu en ik dacht zelfs in Debian varianten).

@Henri, een hoop gemeenten doen dat samen, daardoor geef je het niet uit handen aan een commerciële partij, terwijl je toch de kosten kunt drukken.
Binnen de ICT wereld zie je dit soort dingen meer bij gemeenten, met dingen als een gezamenlijk website beheer en zelfs een gezamelijke ICT afdeling.
Dat laatste is eigenlijk een bedrijf, waarvan alle personeelsleden door overheden betaald worden en dus eigenlijk ambtenaar zijn.
Als voorbeeld: https://www.ictwbw.nl en zo zijn er vele tientallen..........

@Henri,
Ron wees met zijn reactie op het negeren van geldende (Europese) wet- en regelgeving door 83 van de 380 gemeenten, precies dit is de reden waarom het onbehagen van de burgers over de digitale duurzaamheid van de overheid groeit. Betreffende de snelheid als nieuwe schaal wijs ik je op de 10-jarige blokken in de tijdslijn van het Europese Interoperabiliteit Framework:

https://ec.europa.eu/isa2/sites/isa/files/docs/publications/european_interoperability_timeline.pdf

Het gaat wat ver om alle onderliggende dossiers door te nemen maar de impact van US surveillance op de privacy van Europese burgers leidde uiteindelijk tot GDPR/AVG en een anti-FISA clausule hoewel er nog onduidelijkheid is over het eigenaarschap van de metadata. Microsoft en Google ontkennen niet dat ze middels deze metadata hun diensten 'verbeteren' wat niet alleen tot oneerlijke concurrentie leidt. Ik denk dat de tijd van eigen (private) cloud oplossing dus zeker nog niet voorbij is, zelfs Gartner komt terug op eerdere voorspellingen nu blijkt dat het zelfdoen met een oplossing zoals www.onlyoffice.com vijfmaal goedkoper (€2,40 per user/maand) is door een licentiemodel dat gebaseerd is op de (5-jarige) afschrijving van een server waarbij je niet afgerekent wordt op de cores.

Oja, de datacenter efficiëntie hiervan is ook 3 maal beter omdat er niet alleen van het met de browser toegankelijk gemaakte server-based model gebruik gemaakt wordt. De digitale duurzaamheid van de Amerikaans cloud wringt met klimaatdoelstellingen en naar verwachting wordt in 2030 al meer dan 10% van de totaal opgewekte energie voor netwerk connectiveit gebruikt. Een oude diesel vrachtwagen vol met tapes heeft een aanzienlijk lagere carbon footprint en verplaatst ook nog eens heel wat sneller de petabytes. Maar zoals je al zegt sta je inderdaad aan de andere kant van het spectrum want ook je opmerking over het *nadeel* van de beveiliging tot data in eigen hand houden slaat werkelijk nergens op. Trump stelt trouwens dat we onze contributie voor de NAVO eens moeten voldoen en het schijnt dat we daarom ook weer tanks gaan kopen.

Even terugkijkend naar de tijdslijn van het Europese Interoperabiliteit Framework dan blijkt de overheid vooral een organisatorische schuld te hebben als het om transparantie en open data gaat. Want de wereld blijkt maar weinig veranderd te zijn als ik de oude agitprop over de Russen hoor, ik heb ondertussen echter een Chinees in mijn keuken die alleen maar vragend 'sambal bij' roept.........

Even voorop gesteld dat je een goede reactie schrijft met onderbouwing.

Als je het security news volgt blijkt keer op keer op keer dat veel organisaties veel slechter zijn op het gebied van security, vooral al s het geen core it bedrijven zijn. Security is een vak en een focus die veel bedrijven niet hebben. De grote cloud providers wel. Je duurzaamheidsargumenten vind ik niet heel relevant omdat je hier geen onderscheid kunt maken tussen bedrijven die wel of geen gebruik maken van de cloud providers.

Ben het helemaal eens met je inzicht dat overheid een organisatorische schuld hebben als het aankomt op transparantie en open data.

Daarnaast heb je een goed punt door de afhankelijkheid van Amerikaanse bedrijven te benadrukken. Dat is zeker een risico die niet onbenoemd moet blijven.


www.onlyoffice.com ziet er fancy uit, maar is nog echt een speler die zich moet bewijzen op de markt en vooral aan marketing doet. En zoals gezegd, gemeentes moeten niet zelf gaan zitten freubelen.

Dus mooie bijdrage, maar in een aantal opzichten verschillen we nogal. Dat is prima.

Paar weken geleden bleek nog dat Facebook derden toegang gaf van privégesprekken van haar gebruikers zonder toestemming. Het zou mij niets verbazen dat Microsoft dit ook zou doen met haar klanten. (Ik kan niet bewijzen dat zij dit daadwerkelijk doet.) Evenmin dat dit het geval zou zijn bij alternatieven van de O365-applicatie overigens.

Henri,
In het kader van de 'all animals are equal but some are more equal than others' is het de vraag of dezelfde afspraken die de overheid met Microsoft maakt ook gelden voor jou en mij.

https://www.rijksoverheid.nl/binaries/rijksoverheid/documenten/rapporten/2018/11/07/data-protection-impact-assessment-op-microsoft-office/Stand+van+zaken+onderhandelingen+Rijk+en+Microsoft+met+betrekking+tot+AVG+compliance.pdf

https://www.rijksoverheid.nl/binaries/rijksoverheid/documenten/rapporten/2018/11/07/data-protection-impact-assessment-op-microsoft-office/DPIA+Microsoft+Office+2016+and+365+-+20191105.pdf


Uw reactie

LET OP: U bent niet ingelogd. U kunt als gast reageren maar dan wordt uw reactie pas zichtbaar na goedkeuring door de redactie. Om uw reactie direct geplaatst te krijgen moet u eerst rechtsboven inloggen of u registreren

Vul uw naam in
Vult u een geldig e-mailadres in
Vult u een reactie in
Jaarbeurs b.v. gaat zorgvuldig en veilig om met uw persoonsgegevens. Meer informatie over hoe we omgaan met je data lees je in het privacybeleid
Als u een reactie wilt plaatsen moet u akkoord gaan met de voorwaarden

Stuur dit artikel door

Uw naam ontbreekt
Uw e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
article 2019-01-04T09:20:00.000Z Hylke van der Velde
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.