Computable.nl
  • Thema’s
    • Carrière
    • Innovatie & Transformatie
    • Cloud & Infrastructuur
    • Data & AI
    • Governance & Privacy
    • Security & Awareness
    • Software & Development
    • Werkplek & Beheer
  • Sectoren
    • Channel
    • Financiële dienstverlening
    • Logistiek
    • Onderwijs
    • Overheid
    • Zorg
  • Computable Awards
    • Overzicht
    • Nieuws
    • Winnaars
    • Partner worden
  • Vacatures
    • Vacatures bekijken
    • Vacatures plaatsen
  • Bedrijven
    • Profielen
    • Producten & Diensten
  • Kennisbank
  • Nieuwsbrief

Zo zet je Office 365 en Microsoft Teams optimaal in

10 december 2018 - 13:205 minuten leestijdOpinieCloud & Infrastructuur
Hylke van der Velde
Hylke van der Velde

Office 365 manifesteert zich binnen organisaties steeds vaker als het primaire platform voor kantoorproductiviteit en samenwerking. Een recente workshop met het thema ‘Hoe bereik je 90% Microsoft Teams-adoptie in drie maanden’ kon dan ook op veel belangstelling rekenen. Bedrijven blijken behoefte te hebben aan sturing en advies over het effectief inzetten van het platform.

Speciaal ingevlogen vanuit de VS is Dux Raymond Sy, als Microsofts remote desktop (rd)/most valuable professional (mvp) en AvePoint’s chief marketing officer (cmo) prima gekwalificeerd om over dit thema te spreken. De bijeenkomst op het kantoor van it-specialist Wortell is onderdeel van een wereldtour, waarbij Dux zijn populaire workshop geeft aan bedrijven met uitdagingen rond het gebruik van Sharepoint en Office 365.

Dux noemt Microsoft Teams een centraal component in het cloudgebaseerde officepakket van Microsoft, dat volgens Gartner weer een logische aanvulling is op Outlook. Een interessante stelling, die op zichzelf niet genoeg is de adoptie binnen organisaties te versnellen.

Uitdagingen

Bij aanvang vraagt Dux aan de circa dertig vertegenwoordigers van Nederlandse bedrijven om de drie belangrijkste uitdagingen op te schrijven die zij ervaren bij het motiveren van gebruikers om Office 365 optimaal te gebruiken.

Dat zijn:

  • Gebrek aan (budget voor) training en ondersteuning;
  • Onbekendheid met de individuele producten;
  • Medewerkers geven voorkeur aan eigen werkwijzen;
  • Geen vaste regels over het gebruik;
  • Het gebruik van andere samenwerkingstools.

Volgens Dux zijn deze uitdagingen universeel. Veel bedrijven nemen een product als Office 365 af en vergeten vervolgens budget vrij te maken voor een goede implementatie, inclusief training en ondersteuning voor gebruikers. Die gebruikers blijven vervolgens op hun oude manier samenwerken, hoofdzakelijk via e-mail, en vinden geen motivatie om hun werkwijze te veranderen.

De manier waarop werknemers samenwerken, blijkt voor een groot deel generatiegebonden te zijn. Oudere werknemers geven vaak de voorkeur aan traditionele tools als Outlook, terwijl jongere werknemers liever samenwerken door cloudgebaseerde bestanden met elkaar te delen en te chatten.

Volgens Dux sluit Microsoft Teams veel beter aan op die laatste werkwijze, omdat het een tijdlijngebaseerde manier van samenwerken biedt. Werknemers kunnen zelfstandig Teams aanmaken voor hun projecten, en vervolgens in een uniforme tijdlijn samenwerken, waarbij alle relevante bestanden veilig en overzichtelijk een plek vinden in de onderliggende Sharepoint-omgeving. Voor samenwerking met externe partijen heeft e-mail vaak nog de voorkeur, ook al zijn zij ook toe te voegen aan specifieke Teams. Hoe krijg je werknemers nu zover dat zij ook daadwerkelijk op deze nieuwe manier gaan samenwerken?

Tips voor adoptie

Naast Microsoft Teams biedt Office 365 nog meer handige tools, waaronder Flow (projectplanning), OneNote (notities en aantekeningen) en Yammer (chatten), die door Microsoft steeds beter geïntegreerd worden. Ook hier geldt volgens Dux dat onbekendheid met de tools en een gebrek aan sturing het gebruik in de weg zitten.

Als richtlijn stelt hij dat bedrijven hun medewerkers moeten uitleggen welke tools voor welk doel gebruikt moeten worden. Microsoft Teams is bijvoorbeeld in te zetten voor samenwerking rond interne projecten, soms inclusief externe partijen. Een tool als Yammer is geschikt om informatie te delen binnen de organisatie, zoals zakelijke successen en mededelingen van het management. Ook is het een geschikt middel voor interne discussies of voor het bevorderen van betrokkenheid en saamhorigheid onder het personeel. Door werknemers simpele handvatten te geven bij het gebruik van deze tools, is de kans groter dat ze die gaan gebruiken.

Als overzichtelijk hulpmiddel hierbij deelt Dux een e-book uit genaamd ‘Everyday Etiquette in Microsoft Teams’. Verder stelt hij dat je voor elke nieuwe tool die je aan werknemers geeft, een bestaande moet afnemen. Zo verplichtte hij ooit een collega met een sterke voorkeur voor samenwerking via e-mail om hem niet langer te mailen, maar al zijn vragen en mededelingen in Microsoft Teams te zetten. Na een korte gewenningsperiode kreeg hij deze hardnekkige Outlook-gebruiker zover om zijn werkwijze te moderniseren.

Back-up en databeheer

Tijdens de workshop passeren meer aspecten van Office 365-adoptie de revue, waaronder de technische migratie van Sharepoint naar Office 365 tot zaken als databeheer en governance. Dit laatste blijkt een onderbelicht aspect van de dienstverlening van Microsoft. Standaard krijgen gebruikers in Office 365 bijvoorbeeld alle vrijheid de tools binnen het pakket te gebruiken en Teams aan te maken, inclusief bijbehorende mailadressen en landingspagina’s. Dit is niet altijd wenselijk en kan leiden tot een wirwar aan niet-gebruikte Teams, sites en mailadressen.

Daarnaast voldoen de standaardback-up-policy’s van Office 365 vaak niet aan de strenge eisen rond back-up en governance. Daarvoor zijn inmiddels oplossingen van partners beschikbaar, waarmee bedrijven deze zaken op een gebruiksvriendelijke manier inregelen. Denk aan het verhogen van de back-upfrequentie, of ervoor zorgen dat bestanden op account- en bestandsniveau zijn terug te zetten. Bovendien is een Office 365-omgeving hiermee ook aan te vullen met een gebruiksvriendelijke omgeving voor het inregelen van databeheer en governance. Zo kun je gebruikers bijvoorbeeld een logische selfservice-wizard voorschotelen die ze helpt de juiste samenwerkings-tool te selecteren voor een bepaald project. Hiermee wordt het gebruik van Office 365 gekanaliseerd en beheerst.

Wat heb ik eraan?

Als afsluiting van zijn workshop legt Dux uit dat gebruikers bij de invoer van elke nieuwe oplossing één ding willen weten: wat heb ík eraan?

Het is de centrale boodschap bij het vergroten van de adoptie van een oplossing als Microsoft Teams. Laat ze zien hoe de oplossing werkt, begeleid ze met training en richtlijnen en laat ze de voordelen ervaren. Zelfs traditionele, ingesleten werkwijzen zijn te overkomen als blijkt dat deze modernere, uniforme en teamgebaseerde manier van werken efficiënter is. Pak de implementatie verder gestructureerd aan en richt je op het overtuigen van de early majority adopters, die vaak ruim dertig procent van het personeelsbestand uitmaakt.

Met zo’n aanpak is het inderdaad mogelijk die negentig procent Microsoft Teams adoptie binnen drie maanden te realiseren.

Meer over

Back-upDienstenOfficeSharePoint

Deel

    Inschrijven nieuwsbrief Computable

    Door te klikken op inschrijven geef je toestemming aan Jaarbeurs B.V. om je naam en e-mailadres te verwerken voor het verzenden van een of meer mailings namens Computable. Je kunt je toestemming te allen tijde intrekken via de af­meld­func­tie in de nieuwsbrief.
    Wil je weten hoe Jaarbeurs B.V. omgaat met jouw per­soons­ge­ge­vens? Klik dan hier voor ons privacy statement.

    Whitepapers

    Computable.nl

    Slimme connectiviteit: de toekomst van bouwen

    Hoe stoom jij jouw organisatie in de bouw en installatie sector klaar voor de digitale toekomst?

    Computable.nl

    De weg van dataverzameling naar impact

    Iedere organisatie heeft data, maar niet iedereen weet hoe je het goed gebruikt. Hoe zet je waardevolle informatie om in actie?

    Computable.nl

    Well-Architected: slim bouwen en beheren in de cloud

    Een paper met concrete handvatten om cloud-architectuur naar een hoger niveau te tillen.

    Meer lezen

    OpinieCarrière

    Teams groeit als kool (en hoe voorkom je wildgroei?)

    Microsoft Office
    ActueelCloud & Infrastructuur

    Legacy-netwerken maken Office 365 problematisch

    OpinieInnovatie & Transformatie

    Het werkende leven voor en ná Teams

    ActueelWerkplek & Beheer

    Microsoft steekt Office 365 in nieuw jasje

    Werk
    AchtergrondWerkplek & Beheer

    Welk kantoorsoftwarepakket gebruikt u?

    Microsoft Office
    OpinieCloud & Infrastructuur

    Beperkte back-upmogelijkheid Office 365 vormt risico

    22 reacties op “Zo zet je Office 365 en Microsoft Teams optimaal in”

    « Oudere reacties
    1. Paul schreef:
      13 november 2019 om 16:49

      Ondanks dat het een ouder bericht is wil ik toch even reageren op bovenstaande. Er wordt aangegeven dat Doc en Docx niet duurzaam is. Het tegendeel is waar, de latere versies van .doc zijn wel gedocumenteerd en .docx is juist een zeer open formaat. Deze is volledig gebaseerd op XML. Indien men documenten duurzaam wil archiveren wordt juist niet aangeraden om deze als PDF aan te bieden gezien hierbij veel informatie verloren gaat.

      Login om te reageren
    2. Paul schreef:
      13 november 2019 om 17:08

      Ron, je hebt gelijk wat betreft regelgeving. Duidelijke bronvermelding ook. Echter de techniek staat niet stil, de open Office XML van Microsoft is technisch gezien een erg mooi voorbeeld van een transparant bestand. Hernoem een .docx of .xlsx naar een .zip, pak het uit en je ziet een prachtige XML structuur. Meer transparant kan bijna niet. Een PDF is vele male complexer en zonder behulp van specifieke software niet te lezen. Daarnaast is PDF een moderne vorm van documenten simpelweg kopiëren, echter dan digitaal. Ofwel vervanging en plat slaan van het origineel. Er zijn dus twee afwegingen; strikte wetgeving of digitale duurzaamheid. Een digitaal (e-)depot kan na overbrenging van openbare overheidsinformatie daarnaast een origineel bestand (.doc o.i.d.) preserveren en voorzien van een kopie als toegangsformaat zoals PDF waardoor het voor iedereen leesbaar is indien openbaar.

      Login om te reageren
    « Oudere reacties

    Geef een reactie Reactie annuleren

    Je moet ingelogd zijn op om een reactie te plaatsen.

    Populaire berichten

    Meer artikelen

    Footer

    Direct naar

    • Carrièretests
    • Kennisbank
    • Planning
    • Computable Awards
    • Magazine
    • Abonneren Magazine
    • Cybersec e-Magazine

    Producten

    • Adverteren en meer…
    • Jouw Producten en Bedrijfsprofiel
    • Whitepapers & Leads
    • Vacatures & Employer Branding
    • Persberichten

    Contact

    • Colofon
    • Computable en de AVG
    • Service & contact
    • Inschrijven nieuwsbrief
    • Inlog

    Social

    • Facebook
    • X
    • LinkedIn
    • YouTube
    • Instagram
    © 2025 Jaarbeurs
    • Disclaimer
    • Gebruikersvoorwaarden
    • Privacy statement
    Computable.nl is een product van Jaarbeurs