Trots, betrokken, uitdagend… Dat zijn de kernwaarden van de Auditdienst Rijk (ADR). Algemeen directeur Anneke van Zanen-Nieberg schetst het beeld van een professionele organisatie, 'erg op de inhoudelijkheid', waar heel hard wordt gewerkt. 'Onze taak is de Rijksdienst te helpen verbeteren door middel van controle en onderzoek. Vanuit de vraag hebben we drie thema’s onderkend waarin wij de komende jaren expliciet willen investeren: governance (sso’s en toezicht), ict en informatievoorziening en verandermanagement.'
Deze drie thema’s zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden, vindt Van Zanen. Gekscherend: ‘Als je kijkt naar de vraagstukken, dan staat op 1 ict, op 2 ict, op 3 ict en pas op 4 is ruimte voor andere zaken. Zonder ict en informatievoorziening kan de Rijksoverheid eenvoudigweg niet meer functioneren. Het is cruciaal dat de ict goed functioneert en kent dus een hoge mate van afbreukrisico, dit vraagt van ons om daar alert en scherp op te zijn. Samenvoegen en bundelen in de sso’s (shared services organisaties – red.) betekent per definitie verandering en het herdefiniëren van verantwoordelijkheden. Verandering van omgeving vraagt van de mensen in die omgeving om mee te veranderen, of je wilt of niet. Voor de ADR geldt ook: omdat wij er zijn, verandert er iets op het speelbord en daar moet je je bewust van zijn.’
Samenvoegen
Van Zanen en haar staf hebben domicilie aan de Korte Voorhout in Den Haag bij het ministerie van Financiën, waaronder de dienst ressorteert. De ADR bestaat uit 28 clusters (ca. 650 fte) die zijn verspreid over heel Nederland. De dienst is in 2012 ontstaan uit het samenvoegen van de interne auditafdelingen bij de departementen. De meeste zijn op locatie gebleven. Dat is voor het contact met de opdrachtgevers prima, maar voor harmonisatie en het ‘wij’ gevoel binnen de ADR niet altijd ideaal, bekent Van Zanen en ze spreekt in dit verband van ‘het risico van gedeconcentreerde eenheden’. Ze gaat zelf daarom in ieder geval periodiek bij alle clusters langs om contact te houden en iedereen bij te praten. ‘Vanaf het moment dat we als ADR zijn ontstaan, zijn we in transitie om te worden wat we willen worden. Wat je daarbij ook moet doen, is met elkaar historie bouwen. Behalve een kerstborrel, organiseren we jaarlijks de ‘Summergames’ waar eigen medewerkers in tal van activiteiten zoals sporten, voorstellingen en workshops hun talenten laten zien.’
Flexibel en veerkrachtig
Centraal in de operatie van de ADR staat de relatie met de opdrachtgevers en het harmoniseren van de interne processen. Met betrekking tot dat laatste merkt Van Zanen op: ‘Ik spreek liever van harmoniseren dan van standaardiseren. Want ‘in the end’ is er toch altijd sprake van maatwerk. Wij gaan gewoon mee in de veranderingen bij de overheid – de shared service centers, de bundeling van activiteiten met alle issues en vraagstukken van dien – waarbij we flexibel en veerkrachtig opereren binnen de regels van ons vakgebied.’
In het kader van het uitvoeringsprogramma Compacte Rijksdienst, was de ADR de eerste dienst waarbij de samenbundeling gepaard is gegaan met budgetoverheveling. ‘En dat vonden de Secretarissen-generaal, onze opdrachtgevers, best spannend’, glimlacht Van Zanen. ‘Geld is nu eenmaal een sturingsmechanisme. Wie betaalt, die bepaalt. Het loslaten van dat principe vraagt iets van de wijze waarop wij het werk organiseren. Dat is een kwestie van strak sturen op efficiënt en effectief werken, maar vooral het contact met de opdrachtgevers vanaf dag één in nabijheid vorm geven. Ik noem dat graag ‘van buiten naar binnen organiseren’. Opdrachtgevers moeten kunnen voelen dat wij nabij zijn en producten afscheiden die er voor hen toe doen door een passend handelingsperspectief te bieden.’
De diensten die de ADR levert zijn overzichtelijk: financiële audit, ict-audit, operationele audit en controle van Europese geldstromen. Alle werkzaamheden zijn relatief eenvoudig te herleiden naar uren, stelt Van Zanen. ‘Dat helpt bij een heldere interne sturing.’
Lerende overheid
Het uitgangspunt om ‘altijd van buiten naar binnen te kijken’, heeft Van Zanen ertoe gebracht om elk jaar, in 2015 voor de derde maal op rij, een ‘Jaarplan Auditdienst Rijk’ te maken. ‘Hierin presenteren we onze werkzaamheden als auditdienst van de Rijksdienst en auditautoriteit van de Europese Commissie met als missie ‘onderzoek naar sturing, beheersing en verantwoording’. Naar aanleiding van de jaarlijkse controle van de financiële verantwoordingen van de ministeries, laten we ook zien, bij voorkeur op een paar A4-tjes, waar het goed gaat. Want 97 procent binnen de Rijksdienst gaat goed. Ik ben zelf van origine accountant en dan word je opgeleid om te vertellen wat niet goed gaat, maar ik wil ook graag benadrukken wat wel goed gaat. De basis blijft de kwaliteit die je levert. Het feit dat je een oordeel geeft laat onverlet dat je kunt zeggen: dit zijn juweeltjes.’
Van Zanen is geen voorstander ‘van Rijksbreed onderzoek om Rijksbreed onderzoek. We moeten er voor waken dat Rijksbreed niet leidt tot ‘hoog over’. Beter is departementaal te toetsen en daaruit een Rijksbreed beeld te halen. Ons voordeel is dat wij met een grote mate van snelheid dwars door de hele Rijksdienst kunnen kijken. Onze taak is de Rijksdienst te helpen verbeteren door middel van controle en onderzoek. Vertrouwelijkheid is de aard van onze business, maar uit alle gegevens die wij distilleren ontstaan ook referenties en benchmarks. Dus als er vragen komen – over bijvoorbeeld inkoop, of beveiliging bij ict – dan hebben wij binnen de organisatie een brede schat aan kennis en ervaring. In onze optiek kun je ook helpen verbeteren door te leren van elkaars ervaringen. Wij willen daarmee bijdragen aan een lerende overheid, juist nu, in een tijd waarin er steeds meer samengewerkt wordt.’
Dit artikel is ook te lezen in GOV magazine nummer 8.
Anneke van Zanen-Nieberg
Anneke van Zanen-Nieberg is sinds juni 2012 algemeen directeur van de Auditdienst Rijk (ADR). Eerder was zij plaatsvervangend Secretaris-generaal bij het ministerie van Veiligheid en Justitie (2006 – mei 2012) en directeur bij de Algemene Rekenkamer (2001-2006). Van Zanen-Nieberg is ook voorzitter van handbalvereniging Hellas en penningmeester van NOC*NSF.
