Ruim een jaar nu werkt de gemeente Raalte volledig ‘digitaal’. Reden voor mij om Coen Knipping, bestuurssecretaris bij deze gemeente in het hart van Salland naar zijn bevindingen te vragen.
De komst van een zaaksysteem eind 2015 was de aanleiding om na te denken hoe de besluitvorming binnen een gemeente door college en raad gedigitaliseerd kon worden stelt Knipping. De start daarvan was het project ´herijking bestuurlijke stukkenstroom’; dit om tot een eenduidige en efficiënte bestuurlijke stukkenstroom te komen. “Meer dan honderd knelpunten hebben we daarbij gesignaleerd in het proces dat tot dan toe zowel op papier als digitaal verliep met allerlei uitdagingen in het versiebeheer en de kwaliteit van de stukken tot gevolg”.
“Met collega Dimpact-gemeenten Gemert-Bakel, Coevorden, Emmen en Groningen hebben we daarbij de samenwerking gezocht en is een voorhoede gevormd en van elkaar geleerd”, benadrukt Knipping. Ruim dertig leden zijn lid van de coöperatieve vereniging Dimpact en werken daarbij nauw samen om innovatie in te brengen in hun dienstverlening en de Digitale Overheid concreet te maken. Oplossingen zijn afkomstig vanuit verschillende domeinen en leveranciers. Knipping legt uit dat Dimpact daarbij zorgt voor de integratie, waarbij er een digitale bodemplaat ontstaat voor een gestandaardiseerde, integrale informatievoorziening, waar de lid-gemeenten gebruik van kunnen maken.
Volledig gedigitaliseerd
Voor gemeente Raalte betekent dit dat het gehele proces vanaf het aanmaken van een voorstel, geven van advies, parafering door managers en gemeentesecretaris, vergaderen door het college en de gemeenteraad, het zetten van digitale handtekeningen tot en met publicatie naar de inwoners en archivering gedigitaliseerd is. Naast Smartdocuments en iBabs, vormt het zaaksysteem van Dimpact (de e-suite van Atos) de kern van de onderliggende ict-infrastructuur.
Volgens Knipping is daarbij niet het zaaksysteem, noch de digitalisering als primair doel gesteld. “Ik zie nog te vaak dat digitalisering op zichzelf als doel wordt gezien, terwijl het juist een middel is. In ons project ging het er om dat we de kwaliteit van de stukken wilden verbeteren, ofwel de kwaliteit van een zorgvuldig afgewogen besluit door college en/of gemeenteraad. Digitalisering dient daaraan ondersteunend te zijn.”
Dat impliceert dat de gemeentelijke organisatie net zo belangrijk is als het ondersteunende systeem waar men mee werkt. De eenduidige manier van werken helpt natuurlijk wel, volgens Knipping, om te komen tot integrale adviezen, de juiste parafering en eenduidigheid in de voorstellen. “En een goede kwaliteit van de besluitvorming draagt er uiteindelijk ook aan bij dat onze dienstverlening betrouwbaarder wordt”.
