Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het redactionele gedachtegoed van de redactie.

De succesfactoren bij functioneel beheer

Functioneel beheer is een steeds belangrijker onderdeel van de dagelijkse gang van zaken in veel bedrijven. Het wordt steeds vaker een onmisbare schakel in het verbeteren en beheren van (de ondersteuning van) de bedrijfsprocessen. Wat zijn nou de belangrijkste succesfactoren voor een goed functioneren van functioneel beheer?

Functioneel beheer bevindt zich in het zwaartepunt van de 'driehoek' eindgebruikers, management en in- en externe ict-leveranciers. Een uitdagende en niet te onderschatten rol binnen iedere zichzelf respecterende organisatie. In mijn ogen zijn er drie belangrijke succesfactoren voor het goed functioneren van een afdeling functioneel beheer die regelmatig onderschat worden: de juiste positionering, het juiste mandaat en de juiste mensen.

De symptomen van een niet goed gepositioneerde afdeling functioneel beheer zijn makkelijk te herkennen: Functioneel beheerders worden vaak gepasseerd, hebben weinig tot geen invloed op beslissingstrajecten, ze worden niet of te laat betrokken in projecten en zitten (vaak letterlijk) te ver van hun stakeholders vandaan. Het blijkt voor veel managers en directeuren moeilijk te zijn om functioneel beheer op de juiste manier te positioneren. Het 'valt' precies tussen de business en ict in. Ik opteer dan ook voor een positie als stafafdeling onder het (afdelings)management. Functioneel beheer moet worden ondergebracht daar waar de 'macht' ligt. Draagvlak is onmisbaar en dit dient vanuit het management te worden aangelegd en geborgd.

Met het juiste draagvlak alleen ben je er nog niet. Functioneel beheer kan alleen haar meerwaarde tonen als voor iedereen duidelijk is wat hun mandaat is. Duidelijke procedures en processen met de bijbehorende aansturing vanuit de lijn zijn hierbij van groot belang. Het management moet uitdragen dat functioneel beheer een onmisbare schakel is in het ondersteunen en verbeteren van de dagelijkse bedrijfsprocessen. Eindgebruikers en ict-leveranciers moeten weten waarom en wanneer ze met functioneel beheer moeten schakelen. Hier ligt natuurlijk ook een belangrijke rol voor de functioneel beheerders zelf: ben je als afdeling niet in staat je meerwaarde te laten zien, dan wordt het lastig je positie te handhaven.

En natuurlijk moet functioneel beheer worden ingevuld door de juiste personen. Ik blijf er in mijn praktijk op hameren dat niet iedere makkelijk pratende ict'er een goede functioneel beheerder is. En dat een functioneel beheerder beter af is met proceskennis dan met applicatiekennis. In de praktijk is niet iedereen hiervan doordrongen. Een goede functioneel beheerder is in mijn ogen iemand die onder meer.:
- liever drie keer hetzelfde vraagt dan zelf een aanname doet;
- snapt hoe de politieke verhoudingen liggen en hoe ze van invloed zijn op het proces;
- kennis heeft van de inhoudelijke processen binnen een organisatie;
- niet voor maar mét ict'ers kan praten en denken.

Zonder de juiste mensen, duidelijk mandaat en goede positionering zal de afdeling functioneel beheer nooit het optimale midden van de driehoek kunnen vinden. Er zal altijd teveel 'hang' zijn naar een bepaalde kant waardoor de balans tussen vraagzijde (de eindgebruikers), de faciliterende zijde (het management) en aanbodzijde (de ict-leveranciers) continu verstoord zal worden. Dit kan gemakkelijk leiden tot te dure systemen met niet de juiste functionaliteit, eindgebruikers met te weinig kennis van de systemen, zinloze rapportages die onderin een la verdwijnen, lange doorlooptijden van gewenste aanpassingen, algehele ontevredenheid en gelatenheid onder het personeel en andere 'winstkillers'.

Kortom, het valt niet mee om de afdeling functioneel beheer goed te positioneren en in te vullen zodat deze echt gaat renderen. Maar ben je als organisatie in staat de succesfactoren goed in te vullen en de gevaren te vermijden, dan is de afdeling functioneel beheer geen kostenpost maar een belangrijke krachtbron voor het bedrijf.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/3845977). © Jaarbeurs IT Media.
?

 

Reacties

Aardig verhaal, maar ik mis twee naar mijn idee toch belangrijke punten.
Functioneel beheer moet voor de organisatie zichtbare meerwaarde hebben, zodat mensen/organisaties in de omgeving beter weten dan functioneel beheer te omzeilen en direct onderling zaken te doen. Dit rust tegelijk op beleid in de organisatie en op vaardigheid van de beheerorganisatie.
En de functioneel beheerder is iemand die naast de 4 punten ook:
- procesarchitect of domeinarchitect - afhankelijk van de karakterisering van de applicatie. Dit om de grenzen van het beheerde in de gaten te houden zodat er enerzijds geen bloemkooleffect optreedt en anderzijds gewaakt wordt voor ondoordachte duplicatie van functies in andere systemen.

Vanuit mijn eigen ervaring lees ik een tegenstrijdigheid in dit artikel.
Er wordt gezegd dat .. dat een functioneel beheerder beter af is met proceskennis dan met applicatiekennis..
Dit vereist m.i. een embedding in de organisatie. Is dat niet strijdig met een 'afdeling functioneel beheer'?

Hoe ziet de auteur dit?

Het "plaatsen van afdelingen" op een bepaalde plek in de hierarchie zie je wel vaker als oplossing voor organisatieproblemen. Je zo kunt niet afdwingen dat ze FB niet passeren. Het gaat meestal gewoon om gedrag. Wel kun je FB expliciet taken geven in bijv. operationele ict-aansturing of andere BISL-achtige domeinen. Aan de ene kant moet FB gesponsord zijn vanuit een belangrijke manager. Ook ben het meer eens met het argument: juiste mensen op de juiste plaats. Je moet je in die tussenrol als een vis in het water voelen. Je opdracht is brugvorming. Dat moet je dus aantoonbaar kunnen, anders word je de zoveelste vage manager paperclips.

Computable Expert
Martijn  Buurman

Martijn Buurman
Directeur Functioneel-Beheerder.com, Functioneel-Beheerder.com. Expert van Computable voor het topic Beheer.
Hele profiel

Lees meer over:
Vacatures Beheer

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×