Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Als je governance maar goed zit

 

Computable Expert

Erik Hartman
Adviseur, spreker en analyst, TIMAF. Expert van Computable voor het topic Datamanagement.

Graham Oakes (UK) spreekt op het Hartman Event 2009 over governance. Nu is er de laatste tijd weer veel te doen over governance, maar er is ook veel verwarring over wat het nu precies is en waarom het zo belangrijk is. Daarom vroeg ik Oakes om alvast een tipje van de sluier op te lichten.

Hartman: Waarom mislukken informatiemanagementprojecten?

Oakes: Informatiemanagementprojecten falen vaak om dezelfde reden als andere projecten: zwakke sponsoring, slechte communicatie, ineffectieve beslissingen etc. Projectmanagers weten al lang wat de oorzaak is van mislukte projecten. Zij produceren al decennialang lijsten van oorzaken voor mislukking. Wat dat betreft verschilt de lijst van nu in niets met die van dertig jaar geleden. Op de een of andere manier lukt het ons maar niet om die oorzaken weg te nemen.

Ik denk dat er een hoofdreden zit achter al die projectmislukkingen. In complexe en dynamische projecten verliezen mensen het contact met de werkelijkheid. Als je niet bezig bent met wat er werkelijk in je project aan de hand is, dan kun je het niet effectief managen. En daarmee ben je waarschijnlijk op weg naar een mislukking.

Als we kijken naar informatiemanagement, dan zijn er een aantal factoren die een rol spelen: het is een relatief jong domein dat zich voortdurend ontwikkelt, het beheren van informatie als een op zichzelf staand 'asset' is voor veel mensen een (te) complex concept. Dit maakt het nóg moeilijker om contact te houden met de werkelijkheid.

Hartman: Wat kan men hier tegen doen?

Oakes: Er zijn een aantal hulpmiddelen die men kan gebruiken om contact met de werkelijkheid te houden. De meeste projectmanagementtools helpen juist op dit punt. Als je ze in dit licht ziet, gebruik je ze waarschijnlijk meer effectief dan wanneer je 'op de automatische piloot' een projectmanagementmethodiek volgt.

Maar een aantal tools zijn bijzonder nuttig. Projectreviews zijn een uitstekende manier om even uit de dagelijkse projectdrukte te stappen en te kijken naar wat er werkelijk aan de hand is. Een review die is uitgevoerd door een onafhankeljke derde partij ('project assurance') is uiterst bruikbaar. Een iteratieve ontwikkelmethodiek kan ook een prima middel zijn om je regelmatig terug te brengen in de realiteit. Ten slotte is het opzetten van een optimaal raamwerk van projectdoelstellingen ('project metrics'), die worden gepresenteerd op een voor iedereen zichtbare plek, de zogenaamde 'information radiators', erg nuttig.

Hartman: Wat is governance?

Oakes: Governance gaat over het maken van de juiste beslissingen. Het gaat in het bijzonder over het zekerstellen dat de juiste mensen betrokken zijn bij elke beslissing en dat zij de juiste procedure volgen in het maken van deze beslissingen.

Hartman: Waarom is governance belangrijk? En, voor wie?

Oakes: Als de juiste mensen erbij worden betrokken en deze mensen volgen de juiste procedures ('due process'), dan worden beslissingen genomen die rekening houden met de behoeften en doelstellingen van alle relevante stakeholders. Deze belissingen zijn dan ook gebaseerd op betrouwbare informatie en zijn 'in lijn' met de algemene prioriteiten. Dit verhoogt de kans dat dergelijke beslissingen als legitiem worden beschouwd; zij worden geaccepteerd door degenen die het effect van de beslissing persoonlijk ervaren. Door het van tevoren overeenstemming bereiken over het proces en de stakeholders, sluit je een heleboel overleg en politieke discussie uit tijdens het beslissingsproces. Dit bespaart veel tijd en energie.

Goede governance is belangrijk voor iedereen. Het borgt dat de wensen van de eigenaren van de organisatorische 'assets' (aandeelhouders, burgers, etc.) worden gerespecteerd. Het stelt een aantal duidelijke rollen en verwantwoordelijkheden voor het management. Het bespaart iedereen die betrokken is bij het maken van beslissingen veel tijd en pijn. Realiseer je dat wij allen honderden beslissingen per dag maken, zelfs de meest jonge medewerkers in een organisatie.

Hartman: Wat zijn de belangrijkste trends in governance?

Oakes: Governance werd sexy na Enron. De huidige kredietcrisis heeft opnieuw het belang van corporate governance (met name bij banken) aangetoond. Helaas heeft veel van deze aandacht alleen maar geleid tot misinformatie over wat governance werkelijk is. Veel leveranciers proberen je wijs te maken dat hun software 'governance doet'. Deze software ondersteunt misschien het observeren en implementeren van sommige aspecten van governance, maar dan vrij operationeel. Sommige van die software doet dat niet eens... Maar de kern van governance is het begrijpen van je stakeholders en het borgen dat er bij het maken van beslissingen op een juiste manier rekening wordt gehouden met hun behoeften. Dat kan software echt niet van je overnemen.

Hartman: Wat is een voorbeeld van best practice in governance?

Oakes: Breng je doelgroepen ('stakeholders') duidelijk in kaart. Begrijp hun behoeften, hun doelen en hun prioriteiten. Maak een matrix van rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Stel een groep mensen samen die het beleid en de standaarden opstellen en onderhouden. Observeer de effectiviteit van beslissingen en leer en verbeter. Laat de beslissingen zoveel mogelijk nemen door mensen die beschikken over de beste informatie en die weten hoe zij die gegeven context moeten interpreteren. Als ik het zo stel, lijkt het een open deur, maar in de meeste organisaties is het extreem moeiljk om het op deze manier te doen.

Hartman: Waar gaat je nieuwe boek over?

Oakes: Project Reviews, Assurance and Governance gaat over het belang van het beschikken over de juiste informatie om de juiste beslissingen te maken bij het beheren, sponsoren of beoordelen van projecten. Projectreviews zijn een goede manier om zeker te stellen dat actuele, gevalideerde informatie terecht komt bij de belangrijkste doelgroepen ('key stakeholders') en dat zij deze informatie begrijpen en erop kunnen acteren. Reviews helpen de organisatie ook om te leren van hun gedrag; het verzamelen van kennis over wat wel werkt en wat niet. Als dit wordt teruggekoppeld kan men hier van leren en zaken verbeteren.

Hartman: Als mensen overwegen om serieus met governance aan de slag te gaan, wat is dan het eerste waar ze aan moeten denken?

Oakes: Ga naar je stakeholders in het management en vind uit wat de belangrijkste doelstellingen en prioriteiten van je organisatie zijn. Als je de governance zo inricht dat jouw beslissingen deze prioriteiten ondersteunen, dan voegen zij werkelijke waarde toe aan de organisatie.

Hartman: Wat kom je vertellen op het Hartman Event, 8 oktober a.s.?

Oakes: Mijn presentatie heeft de titel 'Governance. Making the right decisions for information management'. Ik leg uit wat governance is en waarom het belangrijk is. Ook ga ik nader in op enkele tools die je kunt inzetten om de governance in je organisatie voor elkaar te krijgen. Ik houd het heel praktisch en interactief. Bij al mijn presentaties over dit onderwerp krijg ik altijd veel vragen uit de zaal. Men worstelt met dit fenomeen en wil praktische tips. Nou, die geef ik graag!

Graham Oakes

Graham Oakes helpt organisaties bij het ontknopen van complexe technologie, relaties, processen en governance. Als onafhankeljk consultant heeft hij klanten als Sony Computer Entertainment, The Open University, the Council of Europe en the Port of Dover. Voordien was hij director of technology bij Sapient Limited en hoofd projectmanagement voor Psygnosis (een onderdeel van Sony).

Graham heeft een PhD-titel in geofysica. Hij een 'Fellow' van de British Computer Society. Zijn boek Project Reviews, Assurance and Governance verscheen eind 2008.

Hartman Event 2009

Het Hartman Event leert bezoekers om meer waarde uit informatie te halen. Er wordt ingegaan op de vraag hoe men antwoord kan geven op de veranderende informatiebehoefte van klanten (en burgers en medewerkers), welke middelen kunnen worden ingezet en hoe men deze nieuwe manier van werken borgt in de organisatie. De onderwerpen zijn multi-channeling, ecm, eDiscovery, enterprise search, eGovernment, Enterprise 2.0 en DITA. Al deze onderwerpen worden behandeld door internationale experts, die elk over een van deze onderwerpen publiceren. Zo zal AIIM-president John Mancini spreken over enterprise 2.0.

Hartman Event 2009
8 oktober 2008
Grand Hotel Karel V, Utrecht
www.hartmanevent.nl

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/3058130). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 

Reacties

Zoals al terecht opgemerkt door Graham Oakes is de rol van software, en dus ook ECM, voor governance bescheiden. In deze bescheiden rol kan ECM echter wel flink bijdragen aan met name de praktische aspecten van governance. Enerzijds is er het tot stand komen van beleid, waarbij met name het gebruiken van collaberation voorzieningen van ECM producten met alle stakeholders erg effectief kan werken. Anderzijds is er het daadwerkelijk uitvoeren van het beleid waarbij het beschikbaar stellen van de juiste beleidsinformatie aan de juiste mensen, denk ook aan personalisatie en beleidsinformatie op maat, middels ECM kan worden ingevuld. Voor het realiseren van het beleid op governance niveau zullen de workflowvoorzieningen van ECM systemen over het algemeen veel te beperkt zijn. Echter, als het punt bereikt wordt dat de met governance uitgezetten lijnen toetsbaar zijn en ook daadwerkelijk getoetst worden, is voor het presenteren van de juiste indicatoren aan de juiste mensen ECM dan weer prima in te zetten.

Theorie en praktijk, soms liggen ze heel ver uit elkaar en soms gelukkig wat dichter bij elkaar. Elk project of het nu een ICT-ECM project of een bouw project is heeft een goede aanpak nodig. Zoals het in het artikel wordt uitgelegd komt Governance aardig overeen met de oude systeemontwikkel methodiek. Eerst de definitie studie en dan het functioneel en technisch ontwerp. Binnen de definitiestudie is het van belang dat de doelstellingen duidelijk zijn, er afstemming is geweets metde belanghebbenden, etc. In de loop der jaren hebben we verschillende termen gezien voor steeds hetzelfde doen. Alleen veregeten we deze dingen nogal eens onder tijdsdruk van het project, de gewenste opleverdatum of het budget. Denk dat ook een groot struikelblok ligt bij degene die het project mag uitvoeren. De persoonlijke belangen spelen dan meer dan de projectbelangen. Zoalng we die niet eerst goed afstemmen heeft geen enkele projectmanagement tool of Governance resultaat.

Bij ECM - beheer van ongestructureerde informatie - is het goed te realiseren dat veel mensen (kans) tijdens hun kantoorwerk voornamelijk bezig zijn (impact) met het cre?ren en bewerken van ongestructureerde informatie zoals emails, documenten, websites, etc.. Als men spreekt van het mislukken van projecten bij ECM implementaties is het daarom relevant het risicoprofiel bij dergelijke projecten goed te bekijken. De hoge kans en grote impact bij ECM projecten cre?ert daarmee bijna per definitie een groot risico. De maatregelen om dergelijke risico?s te managen worden vaak gezocht in de Governance. ECM vraagt daarmee nog meer aandacht voor de juiste beslissingen door de juiste mensen, hoe lastig dat ook is.

Er is inderdaad veel verwarring over wat het begrip 'governance' nu inhoudt. De term wordt veel gebruikt in de zin van 'goed ondernemingsbestuur' (corporate governance) en de regelgeving hierover, bijvoorbeeld SOX, Basel, code tabaksblad etc. In zijn boek gebruikt Graham Oakes een andere insteek, namelijk die van 'project governance'. Governance heeft dan betrekking op het in kaart brengen van de stakeholders en beslissingsbevoegdheden rondom een informatiemanagement project. Op basis van de juiste informatie over de gang van zaken in het project, bijvoorbeeld verkregen op basis van de onafhankelijke project review - kunnen de stakeholders de juiste beslissing nemen om het project bij te sturen (of tijdig stop te zetten indien nodig).

Wat kunnen we leren van Graham Oakes met het oog op het succes en falen van ecm-projecten? In de praktijk geldt mijns inziens dat ook veel ecm-projecten mislukken of niet aan de verwachtingen voldoen, doordat de mensen in de projecten het contact met de werkelijkheid verliezen. Bijvoorbeeld onrealistische doelstellingen, onvoldoende betrokkenheid stakeholders, onderschatting proces- en organisatorische issues etc. Het uitvoeren van een onafhankelijke project review, tijdens het project, en het toepassen van het principe van project governance kan dan helpen om de kans op succes van het ecm-project behoorlijk te vergroten.

Graham geeft aan dat er governance nodig is voor een succesvol project, en ik denk dat dit al helemaal geldt voor ecm-projecten. Waar een 'standaard' project (alhoewel dat een contradictio in terminis is) al een hele kluif heeft aan het definieren van de stakeholders en het nemen van beslissingen. Is dit bij een ecm-project nog meer van toepassing. Het gaat bij ecm-projecten immers om de 'fuzzy' ongestructureerde informatie die door de hele organisatie heen gecreeerd, gebruikt en beheerd wordt. Ongrijpbaar, maar enorm belangrijk, en de hele organisatie is dus stakeholder, of (als we de web 2.0 community gedachte erbij nemen) ook de klanten, partners en leveranciers en anderen die toegang tot de content hebben. En ongestructureerde content is moeilijk, dus duidelijke beslissingen en heldere visie, die gedragen worden door de stakeholders zijn cruciaal. Governance in ecm-projecten: eigenlijk onmisbaar.

Governance is niets anders dan sturing geven aan iets, in het geval van Oakes' verhaal projecten. Het lijkt mij evident dat bij het nemen van beslissingen de belangen van de stakeholders leidend zijn. Als je voor de start van een project moet gaan vragen wat die belangen zijn, is er denk ik, sowieso iets mis in je organisatie. De begripsverwarring ontstaat bij het concept 'good governance'. Als het goed is heeft een organisatie een model en procedures dat past bij het type beslissingen dat genomen moet worden, waardoor het aantal fouten klein is en fouten geen grote impact hebben (het vermijden van sommige fouten is soms duurder dan de fout zelf).
Het onderdeel waarbij ecm-tools een bijdrage kunnen leveren aan good governance is dat accountability (verantwoording) een belangrijk onderdeel geacht wordt van good governance, omdat je dan kan verifi?ren dat dezelfde input dezelfde output oplevert (rechtsgelijkheid beginsel). Door de gebruikte informatie bij beslissingen op te slaan en achteraf inzichtelijk te maken kan ecm een bijdrage leveren. Als diezelfde tool dan het beslissingsproces enigszins handig ondersteund (collaboration tools) gaat dat opslaan en daarmee je good governance vanzelf.

"In complexe en dynamische projecten verliezen mensen het contact met de werkelijkheid." Los van de weg er naartoe is het eindproduct van complexe projecten ook vaak niet wat de oorspronkelijke doelstellingen beogen: het is qua gebruik onvoldoende effectief en effici?nt en staat zo dan ook te ver af van de werkelijkheid.

Mijn ervaring is dit komt omdat in projecten te vaak de werkelijkheid van eindgebruikers uit het oog wordt verloren als gebruikers uberhaupt al als ??n van de belangrijkste stakeholders worden gezien.

Het einddoel van complexe projecten (zoals ECM) is naar mijn mening in de basis terug te voeren op: informatie ontsluiten om gebruikers effectief en effici?nt in hun informatiebehoeften te voorzien. Het gewicht dat gebruikers als stakeholders in een project hebben is meestentijds echter verre van optimaal; kennis over het gebruik van informatie in de context van de gebruikers is er minimaal, laat staan dat de bruikbaarheid van informatiesystemen van begin tot eind regelmatig serieus wordt gecheckt.

Ik vraag me af wanneer governance dat deel dat het dichtst bij de werkelijkheid staat ook serieus gaat sturen.

De huidige markt vraagt efficientie, transparantie, verantwoordelijkheid en compliancy van organisaties. Het optimaal beheersen van informatiestromen is hierbij van groot belang. Om te kunnen voldoen aan compliance verplichtingen, corporate governance en diverse wet- en regelgeving op het gebied van digitale duurzaamheid, zijn systematische controlemaatregelen met betrekking tot het creeren, beheren en vernietigen van records en documenten in samenhang met de bedrijfsvoering noodzakelijk. Een ecm-systeem kan hierin ondersteunen door authenticatie, autorisatie en auditing technieken. Niet alleen voor tekstbestanden, maar ook voor gescande documenten, e-mails, spreadsheets en audio en videofiles. In een logboek wordt bijgehouden wanneer en wie het document heeft geopend en wie welke wijzigingen heeft gemaakt op document en metadata. Omdat dit logboek gebruikt kan worden voor de audit-trail is ecm de manier om alles transparant en inzichtelijk te maken. Daarnaast wordt door ecm een beveiligde opslag van alle informatie gegarandeerd. Door de documenten op te slaan als tiff- of pdf-file wordt de beschikbaarheid van documenten in de toekomst gegarandeerd. Door ecm te koppelen aan governance ligt de uitdaging ook bij de leveranciers. De eisen die aan een ecm-systeem worden gesteld zij steeds hoger, waardoor zij worden gedwongen om zichzelf te blijven vernieuwen en nieuwe bouwstenen te ontwikkelen.

Vacatures Datamanagement

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×