Jaar 2000 en euro: Haast is geboden

Het Millennium Platform wil 'organisaties bewust maken van het 2000-probleem en kennisuitwisseling bevorderen' (Computable, 19 september). Maar wanneer start dat proces van bewustwording? 'Wer jetzt kein Haus hat, baut sich keines mehr', schreef Rainer Maria Rilke in zijn Herbsttag. Met andere woorden: organisaties die nu nog moeten beginnen met de analyse van het probleem, mogen zich ernstig zorgen maken over hun voortbestaan.

Jaar 2000 en euro

Immers, het Jaar 2000-probleem raakt d�e systemen die datumvelden bevatten. Dus zeg maar rustig: alle systemen. Bovendien kan het probleem zich, in weerwil van zijn naam, al ruim vóór 1 januari 2000 voordoen. Denk maar aan meerjarige contracten of aan goederen met een uiterste houdbaarheidsdatum.
Of dat al niet erg genoeg is, wordt ook nog - over iets meer dan een jaar - de (girale) euro ingevoerd. De Nederlandse financiële wereld is daarom al geruime tijd bezig met het aanpassen van systemen aan de nieuwe munteenheid. De rest van het bedrijfsleven lijkt zich over de euro nóg minder zorgen te maken dan over het Jaar 2000-probleem. Volgens een onderzoek dat KPMG medio 1996 uitvoerde, had pas drie procent van de grote bedrijven in de Benelux (met 5000 werknemers of meer) de gevolgen van de euro voor de IT-systemen onderzocht. Slechts 19 procent van de ondervraagden meende de noodzakelijke wijzigingen binnen een jaar door te kunnen voeren.
Ogenschijnlijk is dit geen probleem, daar de euro de nationale munteenheden pas medio 2002 definitief vervangt. Tot die tijd geldt voor het gebruik van de euro: 'geen verplichting en geen verbod'. In theorie kunnen bedrijven dus zèlf bepalen wanneer ze overschakelen op de euro. Bovendien kunnen ze dit desgewenst gefaseerd doen (bijvoorbeeld eerst het debiteurenbeheer, en pas daarna de salarisadministratie).
In de praktijk is de situatie echter niet zo rooskleurig. Bedrijven als Philips en Shell zouden, afhankelijk van hun eigen overgangsscenario, van hun toeleveranciers kunnen eisen om al in 1999 euro-facturen te gaan sturen. Of ze kunnen hen dwingen om tot 2002 juist in guldens te blijven factureren. Ondernemingen zijn daardoor welhaast gedwongen om vanaf het begin van de overgangsperiode beide munteenheden in hun administratie te verwerken. Dat heeft vergaande consequenties.

Afzonderlijk of tegelijk?

Het Jaar 2000-probleem kan op verschillende manieren worden aangepakt. Bestaande systemen kunnen ofwel worden aangepast, ofwel geheel vervangen door maatwerk of standaardsoftware. Daar het probleem niet functioneel is maar technisch, kiest men veelal voor aanpassing.
Het euro-probleem daarentegen is veel meer functioneel van aard. Systemen moeten immers met meerdere munteenheden over weg kunnen). Het raakt, behalve de IT-afdeling, ook andere bedrijfsonderdelen, zoals de administratie.
Veel ondernemingen zijn wellicht van plan om eerst het Jaar 2000-probleem aan te pakken en vervolgens hun systemen klaar te maken voor de euro. Zij moeten zich misschien nogmaals afvragen of, gelet op de totaal benodigde inspanning, een volledige vervanging niet aantrekkelijker is. Enerzijds is dat een kolfje naar de hand van de IT-manager. Hij kan eindelijk afkomen van die ongedocumenteerde en nauwelijks meer te onderhouden dinosaurussen. Anderzijds zal geen zinnig mens veronderstellen dat een groot bedrijf binnen een of twee jaar al zijn maatwerk-applicaties kan herschrijven!
Beide problemen tegelijk aanpakken dan? Misschien dat een individueel bedrijf de benodigde menskracht in huis heeft. Maar voor de markt als geheel is het onmogelijk: het aantal ervaren programmeurs is nu eenmaal beperkt. En als een bedrijf er al in slaagt om op tijd voldoende mensen in te huren (ongetwijfeld tegen sterk gestegen uurtarieven), dan staat het nog voor een projectmanagement-opgave van ongekende omvang. De Gartner Group noemt de gelijktijdige aanpak om die reden een nightmare scenario.
Dus toch maar overgaan op standaardpakketten? Die optie klinkt inmiddels wellicht aantrekkelijk. Maar standaardpakketten bieden slechts zelden alle vereiste functionaliteit en geven een bedrijf geen voordeel op zijn concurrenten.
Voor veel ondernemingen is een 'mengvorm' waarschijnlijk de beste oplossing: sommige systemen aanpassen, andere systemen herschrijven, nog weer andere vervangen door een standaardpakket.
Waarvoor organisaties uiteindelijk ook kiezen: essentieel is dat zij zich nu reeds bewust zijn van de aard en de omvang van het probleem en dat ze vóór het einde van dit jaar over de oplossing gaan nadenken.

Aanpak

Een goede aanpak is als volgt. Maak allereerst het management bewust van de ernst en de urgentie van het probleem en begin met een quick assessment van hooguit een maand. Inventariseer de aanwezige systemen en bepaal welke daarvan door de euro worden geraakt. Vergeet daarbij decentrale applicaties als spreadsheets niet! Bekijk de onderlinge samenhang van die systemen en de eventuele interfaces met applicaties buiten het eigen bedrijf. Vraag de belangrijkste klanten en leveranciers wanneer zij de euro willen gaan gebruiken. Ga na hoeveel IT-capaciteit beschikbaar is om de Jaar 2000- en euro-aanpassingen te verrichten. Bepaal ook welke andere functionele wijzigingen nu al te voorzien zijn. Beslis tenslotte wat in welke volgorde zal worden aangepast of vervangen, rekening houdend met de genoemde factoren. Bedenk dat een vroege start niet alleen de kans op slagen vergroot, maar ook de totale kosten verlaagt.
Een bedrijf dat zich nu geen zorgen maakt, hoeft dat straks wellicht helemaal niet meer te doen --omdat het domweg niet overleeft. Wer jetzt allein ist, wird es lange bleiben, aldus Rilke.
 
Drs Marcel Feenstra,
American Management Systems
Den Haag