Managed hosting door True

'Functioneel beheer verbetert samenwerking'

Werkgevers moeten niet van hun applicatiebeheerders verlangen dat zij de contacten met eindgebruikers onderhouden. Een functioneel beheerder kan die rol veel beter op zich nemen, vindt directeur Remko Heethuis van ict-dienstverlener Phobos Groep. Toch zouden maar weinig bedrijven zo'n ict'er in dienst hebben.

Volgens Heethuis weten eindgebruikers en applicatiebeheerders te weinig van elkaars werkgebied om goed te kunnen samenwerken. 'De applicatiebeheerder heeft meestal onvoldoende kennis van bedrijfsprocessen en de eindgebruiker heeft niet genoeg verstand van de mogelijkheden van een informatiesysteem', stelt de directeur.

Bindende factor

Een functioneel beheerder zou de bindende factor tussen de twee partijen kunnen zijn. Hij kan duidelijk maken welke ondersteuning de gebruikers nodig hebben, maar ook uitleggen welke mogelijkheden een applicatie heeft. Desondanks hebben weinig werkgevers een functioneel beheerder in dienst, aldus Heethuis.

Vooral voor kleine bedrijven zouden de kosten te hoog zijn om zo'n ict'er te betalen. Ook senior consultant Sadako Huitema van detacheringsbureau Yer merkt op dat bedrijven niet altijd bereid zijn om over de brug te komen. 'Ze willen voor een dubbeltje op de eerste rij zitten', zegt Huitema.

Snijvlak

Naast de financiële kant van het verhaal is er nog een ander punt: kleine bedrijven hebben vaak niet genoeg werk om een functioneel beheerder bezig te houden. Inhuur is volgens Heethuis een oplossing. Daar komt volgens hem bij dat deze ict'er zich op het snijvlak van proces en automatisering begeeft. Dit werkgebied zou bij weinig mensen in trek zijn, omdat werknemers meestal een duidelijke voorkeur voor een van beide vlakken hebben.

Ict'ers die reageerden op berichtgeving van Computable melden dat zij het niet logisch vinden dat zij zelf van alle markten thuis moeten zijn, maar dat werkgevers en eindgebruikers niet weten wat hun werk inhoudt. 'Wij moeten feeling hebben met van alles en nog wat', aldus een van de reacties. 'Maar opdrachtgevers en werkgevers hebben meestal geen feeling met wat wij doen.'

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/3445143). © Jaarbeurs IT Media.
?

 

Reacties

@Remko Heethuis

Goed verhaal, met 2 problemen:

.1. Er is een groot verschil tussen (functioneel) applicatiebeheer en functioneel beheer. In de praktijk is functioneel beheer geen taak voor een IT-er, maar voor iemand uit de organisatie zelf. Iemand, dus, die de behoefte aan informatie goed kent en aan de vraagkant hoort, en werkt.

.2. daarmee ook dit tweede punt: je kunt een functioneel applicatiebeheerder (een IT-er) inhuren, maar een functioneel beheerder niet. Hoogstens ad-interim.

De functioneel beheer functie staat trouwens heel dicht bij de functie van de informatiekundige die de kennis van de informatie van een organisatie beheert en met die kennis de vraag naar oplossingen onderbouwt.

Helder verhaal, en zijn stelling bewijst maar weer eens het nut van BiSL.

Ik zie echter de oplossing voor het gestelde probleem in kleinere organisaties niet in het inhuren van menskracht van de ICT (opdrachtnemers) kant.

Een mogelijk alternatief in deze organisaties is het toewijzen van de status van 'super-gebruiker' aan één van de bestaande gebruikers, en die enkele taken van functioneel beheer, waaronder het voeren van de contacten met applicatiebeheer, op zich laten nemen.

Deze super-gebruiker doet daarnaast ook gewoon zijn dagelijkse taken, dus de extra kosten vallen mee.
Bovendien kan de uitbreiding van het takenpakket een leuke motivatie zijn voor de betrokken medewerker!

@Steven

Ik ben het volledig met je eens. Maar in de praktijk blijkt het toch lastig om functioneel beheer te organiseren. Ik weet niet of je de doorverwijzing naar mijn artikel hebt gelezen? Maar inderdaad is de beste oplossing dat organisaties dit zelf invullen maar voor kleinere organisaties is dat best lastig.

Functioneel beheer bedient aan de ene kant de eindgebruikers en kan als (primair) ondersteunpunt fungeren. Of dit nu iemand binnen de organisatie is of inhuur hoeft niks uit te maken. Inderdaad ad-interim of vooral altijd/langere termijn inhuren. Benodigde competenties: proceskennis en communicatie.
Als implementatie consultant maar ook business consultant ervaar ik dat het grijze gebied tussen functioneel en technisch beheer leidt tot niet goed kunnen ondersteunen van de eindgebruikers. Gevolg: suboptimaal ondersteunen van de eindgebruiker.
Super users zijn inderdaad een mogelijkheid bij (kleinere) bedrijven, maar dient in het takenpakket te vallen, ook op langere termijn. Zolang functioneel beheer een moetje is i.p.v. een must (en dus gedragen door de leiding) blijf je ondersteuningsproblemen houden.

Laten we eerst met z'n allen afspreken dat we een Functioneel Beheerder geen IT-er noemen. Zoals ook helaas weer in dit artikel gebeurt. Een Functioneel Beheerder is iemand die vanuit de business acteert en dus aan de demand-kant (en niet de supply-kant) van het spectrum zit. Het is dus geen IT-er! Wat dat betreft is voor veel mensen het woordje "beheerder" nog steeds verwarrend... Als iemand een briljante alternatieve benaming heeft dan hoor ik het graag ;-)

Waarom veel bedrijven geen Functioneel Beheerder in dienst hebben? Allereerst: onbekend maakt onbemind. Nog steeds kijk ik vaak in grote vragende ogen als ik de term Functioneel Beheer laat vallen. Dat is en blijft een kwestie van goed uitleggen. Hoewel dat bij grotere bedrijven vaak makkelijker is dan bij MKB-ondernemingen.

De eerste gedachte bij veel ondernemers is: "Waarom zou ik nog iemand extra inhuren? Dat kost alleen maar extra geld!". Het blijft dus van belang de beslissers te overtuigen van het feit dat een Functioneel Beheerder in de meeste gevallen zijn geld dubbel en dwars terugverdient. Het beste werkt het om ze voor te rekenen wat het ze gaat opleveren. Daar kun je ze het beste mee overtuigen.

Voor kleine bedrijven is een full-time Functioneel Beheerder vaak iets teveel van het goede. Maar ook daar liggen voldoende mogelijkheden om dit op te lossen. Met name dan is inhuur een goede optie. Er zijn verschillende bedrijven die op parttime basis Functioneel Beheerders met de juiste proceskennis bieden.

Zie ook: http://www.computable.nl/artikel/ict_topics/beheer/3397735/1277800/functioneel-beheer-is-sterkste-schakel.html#3450732

@ Remco Heethuis

Heb je artikel gelezen. Interessant. Met de volgende opmerkingen:

1. Je spreekt, zoals iedereen, over gebruikers en IT-ers. Daar zit feitelijk de essentiële fout die je aan de orde stelt al in. Het zou beter zijn om over de organisatie en haar dienstverleners te praten. Het is immers de organisatie waar het om draait, waarbij IT-dienstverlening daar ondersteuning aan geeft.

2. Je spreekt over de applicatiebeheerder. Dat is een IT-er die, als het om functioneel applicatiebeheer gaat, ervoor zorgt dat IT-ondersteuning naar behoren werkt en blijft werken. Zoals je zegt is een functioneel beheerder totaal iemand anders. Dat is iemand in de organisatie die weet wat de behoefte van de organisatie aan ondersteuning van onder meer IT is. Een IT-er procesdeskundige maken betekent in feite dat zo iemand een organisatiespecialist wordt, en dat blijkt een verandering te zijn die nauwelijks door te voeren is. Ter adstructie: een IT-er die een logistiek systeem heeft gerealiseerd voor een organisatie is nog geen logistiek specialist, maar een IT-er met logistiek begrip en kennis. Niet dat een IT-er geen logistiek specialist kan worden, maar dat kost veel tijd, vaak een andere manier van denken en werken en een nogal andere studie.

3. De informatiekundige. Al jaren spreken we over de informatiearchitect. Dan bedoel ik niet de informatiearchitect waar IT-ers zoals Enterprise Architecten over spreken, maar over informatiekundigen die de kennis van de informatie van de organisatie opbouwen en beheren en daarmee de vraag naar oplossingen onderbouwen. Wat jij een functioneel beheerder noemt komt ontzettend dicht bij het werk van deze informatiearchitect omdat de basis goed vergelijkbaar is. Kort gezegd zit het verschil in onderbouwen versus beheren.

De ervaring leert dat een functioneel applicatiebeheerder een IT achtergrond kan hebben, terwijl een functioneel beheerder dat meestal juist niet heeft. De functioneel beheerder zal regelmatig niet informatiekunde als hoofdvak hebben maar een vak dat past binnen wat de organisatie beoogt, aangevuld met het nodige. In mijn ogen is het bovenstaande vergelijkbaar met wat je schrijft, met enkele andere accenten.

Voor alle duidelijkheid: het bovenstaande is anders dan wat bijvoorbeeld in BiSL staat.

@steven

Bedankt voor je reactie. Ik ben verheugd met de interactie.

Ad_1 juist gekozen voor gebruikers en IT, vanwege de rol t.o.v. het ICT-systeem. Organisatie en IT-dienstverlening is volgens mij hetzelfde, dat is het bedrijfsperspectief waar deze gebruikers en it-ers werkzaam zijn.

Ad_2 ik ben het volledig met je eens. Wat is onduidelijk aan mijn stuk? Ben jij van mening dat ik afwijk van je opmerking?

Ad_3 volgens mij zitten wij op één lijn. De rol kan op verschillende manieren ingevuld worden. BITA consultancy kan dit ook invullen (Business IT alignement) maar functioneel beheer heeft ook enkele zeer uitvoerende werkzaamheden in het takenpakket en het profiel BITA's raken daar snel op uitgekeken. Ik heb enkel één aspect toegelicht van functioneel beheer.



@ Remco Heethuis

Reactie 1: Natuurlijk werken IT-ers in dezelfde organisatie als mensen met andere specialismen en taken. Zij werken echter zelden in het primaire proces, meestal in het secundaire of zelfs tertiaire.

Om die anderen “gebruiker” te noemen plaatst hun werk al direct in relatie tot IT, want dat is wat je immers met gebruik bedoeld. Toch zijn ze verzekeraar, bankbediende, ambtenaar, productiemedewerker en ga zo maar door die bij het uitoefenen van hun resp. taken vaak gebruik maken van IT. Daarbij is het goed als enkele van hen spreekbuis zijn als het om de ondersteunende IT gaat, en dat zijn de functioneel beheerders waar we het hier over hebben. Dat is voor hen een bij-rol, want in hun resp. hoofdrollen werken ze samen in hun eigen bedrijfsprocessen.

Je zegt dat organisatie en IT-dienstverlening hetzelfde is. Zeker, als je voor een softwarehuis werkt (waar het leveren van IT-diensten primair proces is) zijn er grote overeenkomsten, maar in andere organisaties is dat zeker niet het geval. Maar, nogmaals, natuurlijk is iedereen in dienst gewoon werknemer, elk met zijn of haar eigen taak en plaats.

@ Remco Heethuis

Reactie 2: Nu ik je vorige reactie gelezen heb denk ik dat het in de opmerking zit dat organisatie en IT-dienstverlening volgens jou hetzelfde is.

@ Remco Heethuis

Reactie 3: BITA is niet meer dan het bewaken van de ondersteuning die IT aan de organisatie geeft, en dan hopelijk vooral ten aanzien van de effectiviteit daarvan. Dat heeft in principe twee kanten, de IT-kant en de organisatie-kant. Daarom mijn verschil in resp. functioneel applicatiebeheer en functioneel beheer.

BITA wordt nog steeds gezien als werk voor IT-ers omdat het op hoger niveau beschouwd wordt; het gaat niet om puur de ondersteuning zelf maar om de verbetering daarvan vanuit de ondersteuning. En dan dus vanuit het perspectief van de IT-er. Het is dan logisch dat deze IT-ers snel de interesse verliezen omdat zij zich dus niet met de alledag van de ondersteuning bezig houden.

“BITA” vanuit de organisatie bezien is iets dat nogal anders is. Daar doet de organisatie immers haar werk; daar heeft men behoefte aan de juiste informatie op het juiste moment op de juiste plaats en niet zozeer of het nu IT is die dat regelt. Hier zie ik dus de functioneel beheerder die bekijkt of deze behoefte voldoende in ondersteuning is omgezet. De kennis van de informatie is daar dus leidend, en, hoewel men regelmatig met IT omgaat, is IT feitelijk “alleen” de manier waarop. En die manier kan regelmatig wijzigen als er bijvoorbeeld weer nieuwe technologie is. De behoefte zelf blijft dan meestal gelijk, of vergelijkbaar. Natuurlijk kan IT behoefte verfijnen, maar de behoefte blijft de basis om aan te schaffen, om te investeren.
En daar ligt het grote verschil met veel in de praktijk omdat IT-ers die rol denken te hebben, maar er grote moeite mee hebben juist omdat ze zoveel van IT weten. Denken in wat mogelijk is is wat anders dan denken in wat nodig is. Natuurlijk is het doel een effectieve informatievoorziening, maar zo’n doel bereik je niet door vanuit IT te denken en te werken. Daarom is er ook een lastige relatie tussen BITA en informatiekunde.

Steven van ‘t Veld
Steven.van.t.Veld@aim.nl

Vacatures Loopbaan

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×