De Technische Universiteit Delft gaat de inkomende post digitaliseren. Het systeem moet over twee jaar beschikbaar zijn. In de tussentijd wordt gediscussieerd over privacy.
De Technische Universiteit (TU) in Delft gaat de papieren post digitaliseren. Het nieuwe systeem moet ervoor zorgen dat stukken niet langer zoekraken en overzichtelijk bewaard kunnen worden.
In 2005 liet de Archiefinspectie weten ontevreden te zijn over de manier waarop de universiteit poststukken bewaart. Volgens projectleider André Plat, die verantwoordelijk is voor de digitalisering, kampt de school inderdaad met ‘ernstige gebreken' als het gaat om het terugvinden van post. Het project moet daarin verandering brengen.
Vanaf 2010 moeten managers en medewerkers van het secretariaat met het nieuwe systeem kunnen werken. De correspondentie wordt door een machine geopend, waarna een medewerker van de postkamer het document scant en doorstuurt naar het juiste secretariaat. Om de privacy van medewerkers te beschermen, wordt alleen zogeheten ‘dienstenpost' geopend, vertelt Plat. "Het gaat dan bijvoorbeeld om brieven met betrekking tot huisvesting of algemene personeelszaken." Bovendien heeft het personeel dat de brieven scant een geheimhoudingsplicht.
Hoe het moet met poststukken die wél privacygevoelig zijn, is volgens de projectmanager nog niet helemaal duidelijk. "Er is discussie over de vraag of sommige dienstenpost toch als ‘persoonlijk' beschouwd moet worden." Plat noemt het ‘een merkwaardige discussie'. "Waarom zou een medewerker op zijn werk persoonlijke post ontvangen? Iedereen maakt gebruik van de ict-systemen van de universiteit. Ik vermoed dat de medewerkers zich aangetast voelen in hun autonomie."
De komende twee jaar moet meer duidelijkheid komen over hoe moet worden omgegaan met de privacy van universiteitsmedewerkers.
Hoe denk jij hierover?
Is jouw werkgever ook druk bezig met het digitaliseren van de documentenstroom of doen jullie dat al jaren? Hoe heeft dit invloed op jouw privacy? Geef je mening!
Het is te hopen dat Dhr Plat verkeerd geciteerd is met zijn opmerking “merkwaardige discussie” over de gevoeligheid van het openen van post.
Wellicht dat Dhr Plat ook nog even langs de OR moet om zijn projectje te laten goedkeuren.
Maar een tip: Lees de grondwet eens door mbt briefgeheim. Ga dan maar eens bedenken dat hoe je CV’s en andere vertrouwelijke stukken door de postkamer laat openen (ook al hebben deze geheimhoudingsplicht). Het is ook te hopen dat deze medewerkers geen foutjes maken in routering (komt het spul zomaar ergens anders).
Nee, de TUDelft is gezegend met deze 1984 projectleider die zich van geen kwaad bewust is. Dit wordt weer een toppertje, een winaar en een project gedoemd te mislukken. Ga zo door.
Mij lijkt dat zakelijke post “eigendom” van het bedrijf is en niet van de individuele medewerker. Prive-post hoort niet aan het bedrijfsadres gezonden te worden. In geval dat wel gebeurt dient het poststuk duidelijk aan de buitenzijde (op de adresstikker bv.) gekenmerkt te worden als prive.
Deze discussie heb ik enkele jaren geleden al meegemaakt in Duitsland (andere grondwet) waarbij de rechter (zie Duitse jurisprudentie) de leiding van ondernemingen in het gelijk stelde.
Mocht een individue prive-post op een ander adres dan zijn thuisadres willen ontvangen dan heeft hij alternatieven in de vorm van poste-restante, een postbusnummer of kan hij met een kennis afspreken of hij zijn/haar prive-adres mag gebruiken.
Dus kan de Hr. Plat waarschijnlijk zijn discussie flink inkorten.
Succes ermee en laat Gast1984(zie hierboven, 13.39 u) zelf de grondwet en de postwet maar bestuderen.
Misschien een idee om bij Interpolis in Tilburg eens na te gaan hoe zij digitaal archiveren.
Zakelijke post centraal openen is normaal.
Als je digitaal wil gaan werken laat dan alle post op een centraal punt binnenkomen, inscannen en registreren. Dit voorkomt dat documenten zoek raken. Mijn ervarig is dat juist die documenten die niet via de reguliere route lopen vaak niet terug te vinden zijn met alle gevolgen van dien. De privacy kun je juist bij digitaal beschikbare documenten goed regelen door de autorisatie goed te regelen. Mijn advies maak zo min mogelijk uitzonderingen en vertrouw op de integriteit van de medewerkers van de postkamer. Het resultaat zal zijn dat iedereen de documenten die hij of zij nodig heeft makkelijk terug kan vinden.
Ik wens de projectleider Andre Plat veel succes met het digitaliseren van de ingekomen post van de TU Delft.
Binnen TNT post ben ik verantwoordelijk voor het digitaal afleveren van de inkomende post, en hierdoor bekend met dit onderwerp maar hierdoor ook niet geheel onpartijdig.
Met Scanpost van TNT post ontvangt de organisatie al haar post digitaal, dit gebeurd al bij een groot aantal organisaties in Nederland. Natuurlijk moet het bedrijf wel toestemming geven dat wij de post mogen openmaken en verder verwerken in ons scancentrum. Aangezien TU Delft voornemens is dit in eigen beheer te doen, speelt dit geen rol.
Digitaliseren van inkomende poststukken binnen organisaties is sterk in opkomst en, zoals Marion en Mari ook aangeven in bovenstaande 2 berichten.
Wat vaak afgesproken wordt in deze trajecten dat post met het label “vertrouwelijk” of “tav Juridische afdeling” niet geopend wordt. Maar de voordelen zijn legio, bijvoorbeeld het niet meer zoekraken, sneller doorsturen en makkelijker verwerken (bijv. facturen of standaard formulieren) van de inkomende post.
Vertrouwelijkheid is het belangrijkste gesprekonderwerp bij bedrijven wanneer zij starten met onze dienstverlening Scanpost. Ook al loopt TU Delft dit project in eigen beheer aan met eigen medewerkers, zal dit nog steeds een zeer belangrijk gespreksonderwerp blijven zoals de eerste lezersreactie ook duidelijk aangeeft.
Het digitaliseren van inkomende post alleen is niet voldoende. Om een goed geautomatiseerd proces in te richten moet er worden nagedacht over de achterliggende processen. Zo worden facturen op een andere manier behandeld dan informatieverzoeken, klachten of aanvragen.
Naast het digitaliseren van de post die via verschillende kanalen binnenkomt (denk aan fysiek, mail, fax, etcetera), kunnen bepaalde stukken via van te voren bepaalde routes worden afgewerkt, waarbij in de gaten kan worden gehouden of het juiste (juridische) proces wordt doorlopen en de stukken op een vindbare en logische plaats worden gearchiveerd.
Dossiers is daarbij het sleutelwoord. De persoonlijke post die binnenkomt kan dan in het workflow proces worden gefilterd en levert geen problemen op voor de privacy.
Ricoh, het bedrijf waarbij ik verantwoordelijk ben voor document automatisering binnen het onderwijs, heeft met een heldere visie op dit onderwerp, genaamd Informatie Logistiek een zeer doeltreffende oplossing in huis.
@1984:
Het zal u wellicht verbazen, maar een Rijksuniversiteit zoals Delft is een overheidorgaan.
Een burger moet in de gelegenheid zijn de overheid te controleren en de handelingen te reconstrueren. De overheid is om die reden verplicht om aan goed archiefbeheer te doen en dat begint dan weer met een goede en volledige postregistratie. Kortom, juist om 1984-situaties te voorkomen, moet zakelijke post worden geregistreerd. Moeilijk he?
Artikel 1 van de Grondwet stelt dat er niet gediscrimineerd mag worden op basis van (onder andere) geslacht. Dus wee de manager Facilitaire Zaken die het in z’n hoofd haalt om gescheiden dames- en herentoiletten te laten installeren. Schande! Apartheid! Weg met die manager!
Dit voorbeeld is ongeveer van hetzelfde competentieniveau als uw reactie.
Ik vind de hele discussie erg interessant en moet een groot deel van mijn voorschrijver gelijkt geven.
Als medewerker van een internationale Associatie die zich met Informatie Management (www.aiim.eu) bezig houd zien we deze problemen niet alleen in Nederland maar ook in een groot aantal andere Europese landen en ieder land gaat er met zijn eigen manier mee om.
Zo is zelfs de Email inbox van medewerkers in Scandinavische landen van de medewerker zelf en mag deze niet zonder zijn of haar toestemming bekeken worden. Let wel op, het gaat hier om een email van het bedrijf, op de infrastructuur van het bedrijf. In Duitsland is een werkgever verplicht om een ex-medewerker nog steeds toegang tot de priv?mails te geven die op de zakelijke inbox staan, ook na het verlaten van het bedrijf, en zonder naar de priv?mails zelf te mogen kijken.
Zo hebben vele verschillende landen allerhande wetgevingen om de privacy veilig te stellen, die soms bijna onzinnig lijken. Wat nu bij de TU Delft gebeurd is een heel normaal proces en er zullen discussies en overleg gevoerd moeten worden, wat ook zeker zal gebeuren. Aan het einde komt een compromis eruit, iedereen wordt goed ge?nformeerd en de regels voor het openen en inscannen van post duidelijk vastgehouden. Aan het einde staat dan een goede geordende post-proces waarin stukken ook weer terug gevonden kunnen worden.
Hiermee is de TU Delft dan het zoveelste bedrijf waar de voordelen van een digitale postverwerking tot uiting komen. Het is een proces en discussie hierover is goed. Vele bedrijven in instituties zijn u al vooruit gegaan. Gebruik deze ervaringen, ook op international gebied om vooral duidelijkheid te cre?ren. Mensen zijn alleen bang voor dingen, die zij niet kennen en begrijpen en dat zal met de auteur @1984 niet anders zijn.
Kom bijvoorbeeld eens kijken op de DMS Expo in Keulen in September, daar zijn hele straten van de digitale postverwerking opgebouwd en druk bezocht. Iedereen denkt erover na, in heel Europa, en dat is volgens mij een goede zaak als het om het goede managen van alle informatie binnen een organisatie gaat.