Het Belgische advocatenkantoor Lydian heeft de implementatie van het documentmanagementsysteem (dms) Worksite afgerond. Ecm-leverancier I.R.I.S verzorgde de begeleiding, waardoor de negentig medewerkers nu beschikken over het volledig digitale beheer van alle dossiers. Onder andere vlot e-mailmanagement, een pijnpunt van de vorige toepassing, is dankzij WorkSite gerealiseerd.
Voor de keuze van het nieuwe dms werd niet over één nacht ijs gegaan. Lydian trok een externe consultant aan om onder andere behoeftes, pijnpunten en wensen in kaart te brengen en te evalueren. Het resultaat was een lijvig document met een duidelijke aanbeveling: Worksite als nieuw dms. Dit vooral vanwege de vlotte e-mailmanagementmogelijkheden, een specifieke ‘eis’ van alle gebruikers.
‘Belangrijke reden voor de keuze voor Worksite is vooral het gebruiksgemak en de manier waarop de toepassing aansluit bij de werkwijze van advocaten’, licht it-manager Jan Vanherpe toe. ‘De conversie van het vorige documentmanagementsysteem naar Worksite leverde geen problemen op waardoor alle oude dossiers nu in Worksite zijn opgeslagen. Dat was een absolute voorwaarde. Maar ook de integratie met e-mailmanagement en het gebruik blijkt eenvoudig.’
Bij het e-mailmanagement zoeken gebruikers via de Outlook-plugin in dossiers. In een volgende fase gaat I.R.I.S. Worksite ook mobiel beschikbaar maken.
