Microsoft pimpt Teams op

Microsoft blijft in hoog tempo nieuwe mogelijkheden en features toevoegen aan Teams. Het gebruik van de app voor het samenwerken en onderling contact houden in groepen, is mede door de Covid-19-crisis geëxplodeerd. Teams is dan ook het onderdeel van de softwaresuite Microsoft 365 dat de meeste vernieuwing kent.

Microsoft-topman Satya Nadella kondigde tijdens de (virtuele) conferentie Microsoft Ignite een serie innovaties aan die de komende maanden in Teams hun plaats krijgen.

Nadella zei dat de hele workflow rond een meeting in Teams wordt verbeterd, zowel voor en tijdens een vergadering als na afloop. Teams omvat alles wat nodig is voor het werken in groepen. Niet alleen het individu maar de hele organisatie kan productiever worden. De app omvat functionaliteit voor vergaderingen, telefoontjes, chat en het delen van documenten, benadrukte Nadella. Hij wees erop dat Teams niet alleen medewerkers intern verbindt maar ook overleg met klanten en toeleveranciers mogelijk maakt. Met het oog daarop zorgt Microsoft voor toenemende mogelijkheden op gebied van videovergaderen, webinars, verkoop op afstand en supply chains.

De Together Mode die deelnemers aan een vergadering in een bepaalde virtuele setting samenbrengt, wordt flink uitgebreid. Participanten moeten het gevoel krijgen dat ze in dezelfde ruimte zitten als hun collega’s of zakelijke contacten. Microsoft gaat allerlei opties geven voor locaties. Je kunt kiezen voor een omgeving die op een auditorium lijkt of een vergaderruimte dan wel pauzehoek. Ook de koffiehoek is na te bouwen. Verder worden de deelnemers zo geplaatst dat het net lijkt alsof ze bij elkaar zitten. Hierin speelt machine learning een rol.

Terugtrekken

Verder worden binnenkort aparte kamertjes toegevoegd waarin deelnemers aan een plenaire vergadering, zich voor overleg in kleiner verband kunnen terugtrekken. Teams creëert een omgeving die bedrieglijk lijkt op de alledaagse werkelijkheid van vergaderen. Voorzitters van een vergadering kunnen ook binnenwippen bij zo’n groepje dat zich voor teamoverleg heeft teruggetrokken. Ook kunnen zij na verloop van tijd al die onderonsjes beëindigen en alle deelnemers weer in een grote, gezamenlijke ruimte terugbrengen.  

Mensen die een presentatie houden, krijgen meer mogelijkheden hun toehoorders hierbij te betrekken. Zo kan de video feed op de voorgrond worden geplaatst van het gedeelde scherm waarop de content wordt getoond.

Verder wordt het maken van notulen en aantekeningen gemakkelijker. Meetings zijn automatisch op te nemen. Ook transcripts komen beschikbaar. Aan elke vergadering die in je Outlook-agenda staat, kan alle benodigde informatie worden toegevoegd. Je hoeft dus nooit naar notities of gedeelde bestanden te zoeken.

Voldoen aan anderhalvemeterregel

Microsoft komt ook met allerlei features voor medewerkers die na een lange periode van thuiswerken weer op kantoor actief worden. Deze verbeteringen moeten bijdragen tot de gezondheid en veiligheid. Te denken valt aan ’touchless meeting experiences’. Daaronder vallen de ‘room remote app’, ‘Teams casting’ en spraakassistentie met Cortana. Medewerkers kunnen zo aan de veiligheidsrichtlijnen voldoen zonder dat dit afbreuk doet aan de kwaliteit van samenwerken. Microsoft Teams Rooms maakt het makkelijker aan de anderhalvemeterregel te voldoen. Als bijvoorbeeld te veel mensen in een ruimte zitten, klinkt er een alarm. De camera’s in die kamer zijn te voorzien van technologie die het aantal aanwezigen telt. Ook wordt het voor medewerkers die nog vanuit huis werken, eenvoudiger samen te werken met hun collega’s op kantoor.  

Ook de belervaring binnen Teams ondergaat een verbetering. Er komt een gestroomlijnd overzicht van alle contacten, voicemails en de belgeschiedenis. Zo kan je met een klik een nieuw gesprek opzetten of een telefonische oproep beantwoorden. Een andere verbetering is ‘collaborative calling’. Klanten kunnen een ‘call queue’ koppelen aan een ’teams channel’. Gebruikers zijn in staat om samen te werken en informatie te delen in het kanaal, terwijl ze telefoontjes oppakken die in de wachtrij staan. Deze mogelijkheid is bedoeld voor bijvoorbeeld een it-helpdesk of hr-hotline. It-medewerkers kunnen snel telefoontjes die in de wacht staan, koppelen aan specifieke kanalen. Teamleiders kunnen de instellingen beheren.  

Microsoft realiseert zich dat sommige deelnemers na urenlange Teams-meetings oververmoeid en gestrest raken. Om ieders welzijn te verbeteren, wordt in Teams ook ruimte ingenomen voor meditatie-oefeningen en mindfulness-trainingen. Hiertoe is een samenwerking aangegaan met meditatie-expert Andy Puddicombe die jarenlang in Noord-India als een boeddhistische monnik heeft geleefd.