Als gevolg van het transactie-akkoord wordt het aantal meldkamers in Nederland teruggebracht van 25 naar tien. In het kader hiervan zijn de meldkamers van de Hulpverleningsdienst Drenthe, de Hulpverleningsdienst Groningen en de brandweer Fryslân samengevoegd binnen de organisatie van de Meldkamer Noord-Nederland. Om het personeel voor de centrale, die 24/7 bemand moet zijn, optimaal te plannen, koos de brandweer van de Meldkamer Noord-Nederland (MkNN) voor planningssoftware van Ortec.
‘De uitdaging is dat drie (rooster)culturen samengevoegd moeten worden tot één’, zegt teamleider Brandweer MkNN Daphne Oude Veldhuis. ‘Om de planning van de medewerkers op de centrale te centraliseren en universeel te maken, besloten we tot implementatie van Ortec’s personeelsplanningsoplossing Ortec Workforce Scheduling (OWS, voorheen Ortec Harmony). Het systeem was al in gebruik bij de Meldkamers in Groningen en Assen. Wegens goede ervaringen was de keuze snel gemaakt.’
Minimale bezetting
Voor de Meldkamer Noord-Nederland (afdeling brandweer) geldt dat er 24/7 een minimale bezetting moet zijn. Dertig medewerkers draaien diensten van acht uur en een kwartier. De planning wordt voor achttien weken vooruit opgemaakt, waarbij er rekening moet worden gehouden met parttimers met en zonder nachtdiensten, 18-, 24-, 26- en 36-uurscontracten en flexmedewerkers.
Voorheen deed de MkNN de planning in Excel. ‘Op zich een prima werkwijze, maar de planning in Excel is natuurlijk een stuk foutgevoeliger’, vervolgt Oude Veldhuis. ‘Bovendien is het best een puzzel om een rooster te maken, waarbij rekening gehouden moet worden met deze verschillende soorten contracten en flexmedewerkers. Daarnaast willen we onze medewerkers laten rouleren, om te voorkomen dat medewerkers elke keer hetzelfde rooster hebben. Ook dat maakt het er niet gemakkelijker op.’
Ortec Workforce Scheduling
Ortec Workforce Scheduling ondersteunt de MkNN doordat er rekening gehouden kan worden met al deze factoren. Een van de grote voordelen van het personeelsplanningssysteem voor de MkNN is dat de centralisten vanuit huis hun rooster kunnen inzien en wensen kunnen aangeven. ‘Het is fijn om te zien wanneer er een tekort is aan mensen’, zegt Oude Veldhuis. ‘Er wordt niet gepland op vraag en aanbod, dus kan het zijn dat de mensen op de centrale het ene uur niks te doen hebben en het volgende uur heel erg druk hebben.’
Als gevolg van de bezuinigingen ziet Oude Veldhuis nog wel wat veranderingen die staan te gebeuren, ook met betrekking tot de personeelsplanning. ‘Een van de veranderingen die er zit aan te komen is dat de telefoontjes voor zowel brandweer, politie als ambulance in de toekomst binnen gaan komen op één punt. Waar ze nu nog binnen komen bij respectievelijk politie, brandweer en ambulance en daar ook per centrale minstens één aannamecentralist zit, zal dat in de toekomst dus anders worden.’ Wat de rol van Ortec Workforce Scheduling daarin gaat zijn, weet Oude Veldhuis nog niet. ‘Wel streven we natuurlijk naar een automatisch en vlekkeloos rooster. Liefst waar we dan met één druk op de knop de personeelsplanning rond kunnen maken. Hier werken we aan samen met Ortec.’
