Zo'n 13.000 medewerkers binnen de gemeente Amsterdam beschikken sinds dit jaar over één centrale, webgebaseerde documentgenerator: Xential van Interaction Next uit Rijssen. Het product stelt de gemeente in staat op uniforme wijze alle correspondentie in de (nieuwe) huisstijl te brengen en een efficiënter gecentraliseerd ict-beheer uit te voeren op de documentcreatie.
Vanwege de grootscheepse bestuurlijke reorganisatie, waarbij onder meer het it-beheer is gecentraliseerd, ontstond bij de gemeente Amsterdam de behoefte aan een centrale, webgebaseerde documentgenerator. Na een aanbesteding viel de keuze op Xential van Interaction Next. Het bedrijf heeft vervolgens in december 2014, één van de drukste maanden voor de gemeente, een proefopstelling neergezet die de basis vormde voor het verdere gebruik en de doorontwikkeling binnen Amsterdam.
Met de webapplicatie Xential creëren medewerkers al hun correspondentie op een snelle en eenvoudige manier. Via een keuzemenu wordt een document stapsgewijs opgebouwd. Daarbij is de opbouw van het document steeds zichtbaar voor de medewerker.
SaaS
Xential levert de documentgenerator via een software-as-a-service (SaaS)-model. ‘Dat betekent voor ons een eenvoudige exploitatie van de diverse sjablonen naar de eindgebruikers. We kunnen ook systeemupdates en wijzigingen in documentcomponenten efficiënt en zorgvuldig doorvoeren’, zegt Robert Nevenzeel, business/ict-projectleider bij de gemeente Amsterdam.
De documentgenerator is op elk moment, vanaf elke werkplek en met verschillende soorten (mobiele) apparaten en tekstverwerkingssysteem te gebruiken. Volgens Interaction Next past de documentgenerator daardoor goed bij het nieuwe werken dat veel overheidsinstanties hebben omarmd. De webapplicatie hoeft niet lokaal te worden geïnstalleerd; er komt geen extra systeembeheertaak voor de organisatie bij.
Het bedrijf uit Nijssen heeft, na de introductie van de documentgenerator bij gemeenten, begin dit jaar Xential ook aan de waterschappen gepresenteerd. Onder meer het in Boxtel gevestigde Waterschap de Dommel heeft inmiddels voor de software gekozen.
