Wijzigingen in de ict die niet meer op tijd konden worden getest, een slecht functionerende helpdesk, onvolledige communicatie, te weinig regie op de distributieketen en teveel wijzigingen achter elkaar veroorzaakten begin dit schooljaar grote problemen wat betreft de distributie en toegang tot digitale leermiddelen. Dit was zowel in het voortgezet als het middelbaar beroepsonderwijs het geval. Dit blijkt uit KPMG-onderzoek.
KPMG evalueerde de situatie van vorig jaar in opdracht van het platform Edu-K. De onderzoekers stellen dat er te veel veranderingen tegelijkertijd zijn doorgevoerd en ook nog te snel. Dit zowel ketenbreed als op schoolniveau. Ook waren de gelijktijdige aanpassingen in de ict-systemen niet op tijd klaar, waardoor ze niet getest konden worden. De ketenpartijen hebben volgens KPMG ook steken laten vallen. Zo overzagen ze de impact en de risico’s van de ontstane situatie onvoldoende en communiceerden ze gebrekkig. Regie ontbrak en hierdoor kon de keten grote storingen ook niet goed opvangen.
Om een en ander te voorkomen, is er een ketenregisseur aangesteld die zicht moet gaan houden op alle wijzigingen binnen de keten en die contact houdt tussen alle partijen. Verder ligt de focus op een betere communicatie, ondersteuning en afstemming. Ook adviseert KPMG om het aantal wijzigingen voor komend schooljaar tot een minimum te beperken.
Helpdesk laat steken vallen
Uit het onderzoek blijkt verder dat storingen niet altijd goed konden worden gemeld. ‘De helpdeskfunctie van ketenpartijen was niet voldoende toegerust voor de grote hoeveelheid meldingen. Dit probleem werd meer ervaren binnen het voortgezet dan het middelbaar beroepsonderwijs. Ook de afhandeling van storingen liet te wensen over’, zo zegt het rapport. Daarnaast waren er inlogproblemen, licentieproblemen en downloadportaalproblemen.
Storingen hebben ernstige gevolgen, zo stellen de onderzoekers: ‘De impact van dit soort storingen is groot. Digitale leermiddelen worden steeds meer ingezet, en maken het mogelijk om te groeien naar flexibel onderwijs op maat, toegespitst op de individuele leerling. Het maatschappelijk belang van een goed functionerende (digitale) leermiddelenketen, ook wel Educatieve Content Keten (ECK) genoemd, wordt steeds groter. Alle betrokken publieke- en private partijen moeten daarom goed samenwerken en de keten goed kunnen beheersen. (…) Zowel de beheersing van de keten als het vangnet waren in augustus en september 2017 onvoldoende.’
Welke partijen zijn onderdeel van de digitale leermiddelenketen?
De keten bestaat uit scholen; leerlingen en mbo-studenten (of hun ouders, als die de leermiddelen bestellen); en een aantal publieke- en private organisaties. Die laatsten zijn leveranciers van ict-systemen, zoals elektronische leeromgevingen (elo) en leerlingadministratiesystemen, distributeurs, uitgeverijen van digitale leermiddelen en Kennisnet. In de keten wordt samengewerkt aan de ontwikkeling van de ECK (Educatieve Content Keten)-standaard. Hieronder vallen verschillende afspraken voor goede en veilige uitwisseling van informatie in de keten.
Dit is het klassiek kindse scenario dat je krijgt wanneer je alleen maar met pinda’s wenst te betalen. Heb je geen kennis en ervaring in, zelfs de meest basale standaard, IT ketens dan diskwalificeer je niet alleen jezelf, maar blameer je ook nog eens heel veel goedwillende IT professionals. Het is prachtig dat KPMG dit ‘rapport’ uit brengt maar tegelijkertijd ‘vergeet’ heel duidelijk in het advies op te nemen wat de meest basale ITIL ketens moeten zijn om goed functioneren te borgen.
Op naar het volgende debacle…..