Ziut, leverancier van openbare verlichting, verkeerssystemen en camerabewaking uit Arnhem, heeft zijn uitbestedingscontract met Cegeka met vier jaar verlengd. De doelstelling is de dienstverlening te vereenvoudigen om daarmee besparingen te bereiken, waarbij ook gekozen is voor een bonus-malussysteem. Cegeka zal Ziut ook naar een nieuwe omgeving migreren. Het contract vertegenwoordigt een waarde van zeven miljoen euro.
Ziut besteedde in 2010 zijn ict-beheer voor drie jaar uit aan Cegeka. Het huidige contract zou eind dit jaar verlopen. ‘Ziut heeft met ons bekeken hoe het op zijn ict-uitgaven kan besparen en tegelijkertijd toch kan vernieuwen. Wij hebben een voorstel uitgewerkt met als belangrijkste actiepunten een migratie naar Office 365, de eliminatie van de thin clients, de uitfasering van de Citrix-omgeving en het samen opnieuw beoordelen van de service level agreements’, aldus Zander Colaers, directeur Outsourcing bij Cegeka.
Naar aanleiding van het voorstel zijn beide partijen overeengekomen dat Cegeka publieke en private clouddiensten bij Ziut integreert; de bedrijfskritische data blijven draaien in de datacentra van de ict-dienstverlening. Tegelijkertijd drukt Ziut de kosten door de Citrix-omgeving af te bouwen en om te schakelen naar public cloud computing met Office 365, SharePoint Online en Exchange Online. Dankzij de glasvezelverbindingen op alle Ziut-locaties krijgen medewerkers een verbeterde gebruikservaring. De 450 laptops draaien op Windows 8 en zijn voorzien van een camera en microfoon.
Ziut overwoog al geruime tijd de aankoop van een toepassing voor videoconferencing. Via Lync, onderdeel van Office 365, kunnen medewerkers straks chatten, bellen, schermen delen en videoconferences opzetten. Enkele medewerkers werken nu al in de nieuwe omgeving om een en ander uit te testen. De transitie is inmiddels gestart en in januari 2014 volgt de installatie van 450 laptops met Windows 8 en Office 365.
Bonus-malus
In het contract is een bonus-malusregeling opgenomen. Die heeft onder meer betrekking op de reactiesnelheid bij problemen, de beschikbaarheid van de systemen en de manier van rapporteren. Ziut krijgt een compensatie als dit niet goed loopt. Minder oproepen naar de helpdesk betekenen dat alles stabiel draait en er geen productiviteitsverlies is. De winst die dit oplevert, deelt Ziut met Cegeka. Ziut wil het aantal oproepen verminderen door gebruik te maken van het zelfhulp-portaal van de ict-dienstverlener.
Verder bevatten een aantal sla’s (service level agreements) minder strikte voorwaarden rond kostenbepalingen, met name voor de ondersteunende systemen. Dat scheelt Ziut geld. Verder wil de dienstverlener voor de openbare ruimte besparen op de opslagkosten door efficiënter om te springen met document- en bestandsbeheer.
