Managed hosting door True

Raadslid wil onderzoek ICT bij Almere

Gemeente betaalt dubbel: voor Fujitsu én Atos

 

Raadslid Nico van Duijn van Leefbaar Almere dient een motie in om de lokale rekenkamer een onderzoek te laten instellen naar het ict-beleid en de kosten bij de gemeente Almere. Aanleiding is de uitbesteding van een groot deel van de ict en de moeizame transitie van de oude leverancier Atos naar de nieuwe partner Fujitsu. Voor die migratie is inmiddels een extra bedrag van 3,2 miljoen euro uitgetrokken. Bovendien heeft Almere noodgedwongen het contract met Atos, dat begin januari 2013 afliep, moeten verlengen.

Raadslid Van Duijn brengt de motie tijdens de eerstvolgende raadsvergadering begin juni in stemming. Hij verwacht een meerderheid te kunnen halen voor een onderzoek naar het ict-beleid en de kosten. Ook de Pvda wil dat de rekenkamer een onderzoek doet naar het zogeheten ICT Vita@-project. 'Maar hoe breed de raad zo'n onderzoek wil opzetten, moet nog wel blijken. Bovendien gaat de rekenkamercommissie over het eigen onderzoeksprogramma. Maar mijn persoonlijke opvatting is dat ict gewoon in eigen beheer door Almere worden uitgevoerd. De afgelopen tien jaar zijn er veel te veel taken door de gemeente uitbesteed.'

Van Duijn verwijst naar de Technische voorjaarsnota 2015-2018 van de gemeente. Daarin is in de meerjarenbegroting een extra voorziening opgenomen van 3,2 miljoen euro aan transitiekosten. 'En dat komt bovenop de vijf miljoen euro aan basiskosten die is begroot. Of dit gereserveerde bedrag van acht miljoen euro voldoende is, moet nog worden bezien. De gemeente betaalt namelijk allebei de bedrijven: zowel Fujitsu als de oude leverancier Atos. Daarvan is het contract opnieuw verlengd.'

Beterschap

De gemeente Almere sloot na een aanbesteding medio januari 2013 een contract van minimaal vier jaar met Fujitsu voor het leveren van werkplek- en rekencentrumdiensten. Fujitsu zou het stokje overnemen van Atos, dat in 2007 met de gemeente het eerste uitbestedingscontract sloot. De overgang naar de door de nieuwe partner ingerichte en beheerde ict-omgeving is echter nog steeds niet afgerond. Accountant PWC sprak in een jaarrekeningrapportage in het najaar van 2013 dat de migratie en grote impact heeft op de organisatie. 'Het traject heeft een lange doorlooptijd, verloopt moeizaam en beperkt de beschikbaarheid van uw eigen mensen en middelen', schreef PWC aan het college van B&W.

Het college beloofde beterschap, stelde een verbeterplan op met een strakkere aansturing en meldde te verwachten dat dit voorjaar de transitie en de migratie konden worden afgerond. Uit de technische voorjaarsnota blijkt echter dat het migratietraject nog steeds niet klaar is én opnieuw meer kost. 'De migratie vertraagt door de complexe onderlinge samenhang binnen en tussen de applicaties. Dit betekent dat de looptijd van het project moet worden verlengd tot eind 2014. Dit heeft financiële consequenties', staat in de nota. Een van die gevolgen is dat de samenwerking met de oude ict-leverancier Atos blijft gecontinueerd totdat de transitie en migratie naar Fuijtsu is voltooid.

Complicaties

Uit de nota blijkt verder dat voor de uitvoering van de daadwerkelijke transitie en migratie van de werkplekken en het rekencentrum nu gekozen is voor een gefaseerde aanpak. 'De complexiteit van de transitie- en migratie-opgave vereist een stevige aansturing van het project. Het project wordt per fase uitgevoerd en elke fase wordt zorgvuldig voorbereid. Dankzij deze aanpak is de transitie en migratie goed op gang. De migratie van werkplekken en bijhorende standaardsoftware is gestart', schrijft de gemeente in de nota.

Maar, zo constateerde de gemeente, na afronding van de laatste testfase bleek dat de planning van de migratie van de applicaties moet worden bijgesteld. Daarbij zijn de volgende maatregelen genomen: een herziening van de migratieplanning, het inbouwen van meer noodzakelijke verwerkings- en reparatietijd tussen de diverse eenheden in de migratie, een uitbreiding van de capaciteit binnen het programma (aan de zijde van de organisatie en aan de zijde van de leveranciers), het creëren van voldoende tijd om de werklast te verwerken en eventuele reparaties te kunnen doen, het uitvoeren van een evaluatie (en de geleerde lessen effectueren) en het voorbereiden van een uitwijkscenario.

Extra complicatie was het regelen van de overgang van Windows XP naar Windows 7. De gemeente Almere heeft een regeling met Microsoft  getroffen waardoor de ondersteuning van XP is verlengd tijdens de overstap naar Windows 7.

Volgens de gemeente zou de overgang van Atos naar Fujitsu naar verwachting een voordeel opleveren van een kwart miljoen euro in 2014 en half miljoen vanaf 2015. Maar of die voordelen behaald kunnen worden, is de vraag.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/5091599). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over



Lees ook


 

Reacties

Een scenario zoals geschetst is zeker niet een scenario dat voor het eerst zo is beschreven. Met name in fadeout trajecten van de ene I(C)T leverancier naar de anderen gaat dan nog wel eens, nagenoeg steeds vrijwel hetzelfde, mis. En de rekening, die mag dan natuurlijk de belastingbetaler ophoesten. Niet in de laatste plaats dat je dan natuurlijk de nodige naam en reputatieschade tegen komt natuurlijk.

Valkuilen
1. Niet migratieklaar maken van de 'spullenboel'.
Gemeente Almere heeft niet beseft, geweten, zeker is dat zij niet als zodanig werden geadviseerd, de oude dienstenleverancier, hebben opgedragen de zaken ordentelijk migratie klaar te maken. Heel sec, papieren en documentatie op orde en de 'boeken'klaar.

Dit voorkomt namelijk dat de nieuwe partij het nodig vind eerst uit en te na onderzoek te moeten doen naar de stand van zaken. Het is automatisering weet u nog? dat moet gewoon op orde zijn.

2. Changes in een migratie proces
Wat men ziet gebeuren is dat een nieuwe I(C)T diensten leverancier het nodig vind alles te moeten migreren naar eigen standaard.

Ook hier zal de gemeente Almere niet goed zijn geinformeerd dat..... Onzin. Platformen zijn platformen en changes gedurende een igratie? Onzin en nergens voor nodig. Migreer van de ene leverancier naar de ander. Wil die leverancier zaken veranderen? Dan heb je daar aparte processen voor.

3. Hoe minder hoe beter
Een verlengde van beide voorgaande is dat de vertrekkende leverancier er zorg voor draagt zo min mogelijk over te hoeven dragen waardoor alle leden binnen de gemeenschap gedwongen worden nog eens even na te denken. Hebben we al die applicaties wel nodig? Moet die berg aan data nou? Hoe minder je hoeft te verhuizen, des te kleiner de problemen.

4. Plan van aanpak
Men kan als klant nu eenmaal niet verwachten dat twee conculega's vriendschappelijk met elkaar over de vloer wandelen. Maar wat Almere wel had kunnen en moeten doen is een externe deskundige inhuren die een uniform migratie model had neergelegd waar twee partijen zich aan conformeren. U bent klant, mocht u het vergeten.

Als laatste,

Als het zo is dat de beoogde besparingen door dit soort perikelen te niet worden gedaan? Dan is een nader onderzoek zeker aanbevelenswaardig. Want commerciële kantoor automatisering is besparen en niet je achteraf een oor aangenaaid krijgen omdat zaken niet of te summier werden geregeld.

Kwalijke zaak voor de betrokkenen en tenenkrommend voor menig IT professional. Zo eenvoudig is het.

Kan me wel vinden in reactie van NumoQuest:

http://www.slideshare.net/edekkinga/get-your-house-on-order

Blijkbaar kom je er als leverancier nog steeds mee weg goedkoop aanbiedingen te doen. Is de opdracht eenmaal binnen dan zeg je iets als "De migratie vertraagt door de complexe onderlinge samenhang binnen en tussen de applicaties".
De applicaties zijn de schuld :-P

Dan vraag ik me weer af waarom de hele raad niet unaniem achter dit voorstel zou gaan staan want dat is wat je zou mogen verwachten.
Dus mocht u toevallig in die gemeente wonen is het misschien nog niet eens zo gek om eens naar een openbare vergadering te gaan en eens na te gaan hoe dat nou zit.

NumoQuest heeft gelijk.

Even wat aanvullingen.

1 Niet migratieklaar zijn. Op 22 januari 2013 kon men gezamenlijk voluit aan de slag met de transitie, maar na ruim één jaar lopen nog steeds zowel ATOS als Fujitsu rond. Daar kan alleen ATOS blij mee zijn. Dat sommige leveranciers niet meewerken aan het klaarzetten voor een migratie, dat is alom bekend. Maar heeft Almere soms IT-ers van de gemeente Amsterdam overgenomen? Je moet sowieso altijd elke dag klaar zijn. De documentatie moet op orde zijn, de processen goed ingevoerd, tekortkomingen weggewerkt, et cetera. Daar moet het hoofd ICT voor zorgen.

2 Meer changes en veranderingen in een periode dan je organisatie aankan. Er zijn verschillende soorten veranderingen, zoals voor de upgrade van de infrastructuur en de vervanging van de leverancier. Daar moet je van tevoren goed over nagedacht hebben. Bij de openbare aanbesteding moet - onder leiding van het hoofd ICT - zeer uitgebreid bekeken zijn hoe de leverancier zoiets wil gaan aanpakken. Hoe kan men nog zeggen dat de overgang van Windows XP naar Windows 7 en de migratie van de applicaties door de complexiteit in het softwarelandschap een complicatie was. Zo kom je van punt 1 bij punt 3.

3 De planning was verre van realistisch. Het kost 3,2 miljoen meer en al gauw een jaar extra. Had ook Fuijtsu dit niet kunnen en moeten zien aankomen? En kan Fuijtsu contractueel de extra kosten zomaar naar de gemeente afschuiven? (De geschatte terugverdientijd van de keuze voor Fuijtsu wordt nu geschat op 16 jaar.) Zo ja, dan heeft de gemeente nogmaals zitten te slapen, in casu de projectleider van de openbare aanbesteding, het hoofd ICT en hun baas.

N.b. Er zijn standaardcontracten van de VNG die kunnen voorkomen dat een leverancier extra kosten zomaar naar de opdrachtgever kan doorschuiven. Toevallig is mw. Jorritsma-Lebbink burgemeester Almere hiervan de voorzitter; heel pijnlijk.

Een citaat van Bas de Reus, director Sales Fujitsu Nederland: “Fujitsu is trots te zijn uitverkozen als de nieuwe ICT dienstverlener voor Almere. Met Almere krijgen we een partner die binnen de Nederlandse gemeentemarkt vooroploopt in het uitbesteden van haar ICT. Wij hopen veel op te steken van de ervaring die Almere op dit gebied al heeft verkregen. Almere kan profiteren van onze jarenlange ervaring op het gebied van infrastructuren en outsourcing.”

En dan nog een citaat van Hans Zwart, afdelingsmanager Regie ICT: “Wij verheugen ons op de komende samenwerking met Fujitsu. Almere en Fujitsu zullen zich voor 100% inzetten om deze uitbesteding tot een succesvol voorbeeld van samenwerking tussen overheid en bedrijfsleven te maken.”

Het kan verkeren, van een win-win naar een verlies-verlies situatie.

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×