Rijk schat kosten ICT-projecten verkeerd in

Dit artikel delen:

Veertig procent van de lopende grote ict-projecten bij de Rijksoverheid blijkt duurder dan in eerste instantie is ingeschat. Dat blijkt uit de jaarlijkse rapportage over de grote ict-projecten bij het Rijk die demissionair minister Ank Bijleveld naar de Tweede Kamer heeft gestuurd. Van de 44 projecten die in de rapportage worden genoemd, zijn achttien duurder dan de initiële schatting.

Twaalf projecten vallen minder duur uit dan het bedrag dat in eerste instantie werd geschat. Acht projecten verlopen precies volgens budget. Van zes projecten noemt Bijleveld geen bedragen, bijvoorbeeld doordat ze zijn afgerond of doordat ze nog moeten starten.

Volgens de minister zijn er verschillende oorzaken voor de verschillen tussen de geschatte kosten en de uiteindelijke kosten. ‘Daarbij gaat het om scopewijzigingen van bestuurlijke, functionele of technische aard, voortschrijdend inzicht of vertraging als het gevolg van externe omstandigheden. Bij al langer lopende projecten blijkt vaker sprake van wijzigingen ten aanzien van de oorspronkelijke planning en opzet', schrijft de demissionair minister in de begeleidende brief.

Duurder dan 100 miljoen

In totaal lopen er voor 2,23 miljard euro aan ict-projecten bij de Rijksoverheid. Van de 44 genoemde projecten zijn zes duurder dan 100 miljoen euro. De projecten Speer (Strategic Process of ERP Enabled Re-engineering) van Defensie en het Elektronisch Patiëntendossier (EPD) van Volksgezondheid zijn daarvan voorbeelden.

Bijleveld schrijft in haar brief aan de Tweede Kamer dat er hard wordt gewerkt om de projecten beter te kunnen beheersen. Zo moeten projecten die zijn gestart na 31 december 2008 aan een aantal nieuwe eisen voldoen, onder meer rondom de inhoud van projectplannen. ‘Bij drie projecten die na 31 december 2008 gestart zijn, zijn de gemaakte afspraken ten aanzien van projectplannen en kwaliteitstoetsen volledig toegepast. Van de projecten die daarvoor gestart zijn, beschikken er negentien over een projectplan deels of geheel conform eisen. Bij twintig projecten heeft in 2009 externe kwaliteitstoetsing plaatsgevonden.'

x

Om te kunnen beoordelen moet u ingelogd zijn:

Dit artikel delen:

Lees verder


Reacties

Projecten bij het rijk worden meestal duurder. Hoe groter de overheid, des te groter de relatieve overschrijding. Dat geldt overigens niet alleen voor ICT-uitgaven. Bijvoorbeeld, bij grote gemeentes gaat er meer mis dan bij kleine gemeentes. Een grote gemeente kost per burger dan ook structureel meer geld.
Het samenvoegen van kleinere gemeenten, semi-overheden, scholen, heeft bijna nooit de bedoelde efficiëntie door schaalgrote opgeleverd.

Bij bedrijven gaat het net zo. Directeur-eigenaren willen nog wel eens wat uit de eigen bedrijfskas halen, maar verder is het de hand op de knip. Maar hoe groter en rijker het bedrijf, des te groter de kans op forse overschrijdingen.

De door Bijleveld genoemde directe oorzaken komen bekend voor. De onderliggende oorzaken worden niet genoemd.
Eén daarvan is dat grotere geldbedragen minder concreet lijken te zijn. Wie heeft miljoenen in echt de hand gehad? Het worden getalletjes. Politici en managementteams kunnen erg zeuren over relatief kleine bedragen, maar hoe groter de benodigde inspanning, des te stiller wordt de discussie.

Een andere reden is dat het bij veel geld meestal gaat over geld van anderen, namelijk van aandeelhouders en belastingbetalers. De p.m. posten worden door anderen betaald.

Bij familiebedrijven, groot of klein, is men veel zuiniger. Stelposten worden daar vooraf gelimiteerd. Voor overschrijdingen moet expliciet toestemming gegeven worden. Geen goed verhaal, geen toestemming voor extra geld. Daar is geen plaats voor mensen die kosten expres te laag laten lijken om toestemming te krijgen. Het afschuiven van kosten op andermans budget, wordt daar ook niet getolereerd.

Daar kan wat van geleerd worden. (Niet dat overheden weer familiebedrijven moeten worden, want juist de adel heeft de kosten altijd opgevoerd en op de burger afgewenteld).

In de ICT zijn overschrijdingen van planningen en van kosten eerdere regel dan uitzondering. De Standish group houdt al vele jaren bij wat de stand van zaken is hiermee. Voorheen kwam slechts 25% van de projecten binnen tijd en budget gereed, door verbeterinitiatieven zoals met CMMI is dat getal inmiddels langzaam aan het verbeteren. Dus de overheid neemt geen aparte positie hiermee in.

Dat familiebedrijven, zoals John van Voren schrijft, vaker beter presteren komt omdat er tussen dit soort bedrijven vaker high performance organisaties zitten. Ze zijn niet zuiniger in hun uitgaven, maar worden gewoonweg veel beter geleid.

De overheid vraagt vaak aan de leveranciers wat een produkt kost zonder de zaak goed gespecificeerd te hebben. Als alles daarna goed gespecificeerd wordt, is de prijs altijd hoger. Het komt ook vaak voor dat de specificaties tijdens de bouw nog aangepast worden hetgeen ook sterk kostenverhogend werkt. Tel daarbij op het grote aantal externe adviseurs dat graag een graantje mee willen pikken en het zal duidelijk zijn dat de kosten de pan uitrijzen. Kortom de overheid is geen bedrijf.

De overheid is qua automatisering nog in de jaren '80. Ze heeft nooit de pijnlijke lessen hoeven ondergaan die in het bedrijfsleven wel degelijk mensen en organisaties de kop heeft gekost. De overheid, toch al een plek waar de gemiddelde kwaliteit van de werknemer niet de hoogste is, heeft daardoor een veel langere leercurve.
Bovendien heeft elk project een omgeving of context die ook gemanaged moet worden. Bij de overheid is deze context vaak groot en kost daardoor extra veel energie. Dit is niet anders dan in (erg) grote organisaties.

Er zijn maar weinig projecten bij de overheid die binnen het budget en tijd blijven. Ook bouwprojecten: noord-zuid lijn, betuwelijn. Als er op een gegeven moment gekozen is om te beginnen is het ook moeilijk om er mee te stoppen. En alle partijen hebben er belang bij dat het project gestart wordt. Het laag inschatten van de kosten helpt uiteraard om tegenstanders over de streep te trekken.

Tja, what else is new :) Veel aanbesteders weten dat de overheid toch wel over de brug komt met meer geld en/of tijd om het project toch maar gerealiseerd te krijgen. Daartoe hanteert men dan het "lege pindakaas pot" principe: tegen een (veel te) lage prijs wordt een heel mooie pot pindakaas gepresenteerd, die bij nadere beschouwing echter bijna helemaal leeg blijkt te zijn.

De overheid beschikt over onvoldoende know-how om de aangeboden offertes te beoordelen en gaat aanbestedingstechnisch dus met de goedkoopste in zee. En als je 10.000,- overschrijding goedkeurt, is de stap naar 100.000,- overschrijding snel gezet.

Ik ben zijdelings als stagiair betrokken geweest bij een bij aanbesteedproject van het Ministerie van Justitie dat zorg draagt voor de ICT-ondersteuning van een wetsvoorstel. Het project is aanbesteed op prijs, loopt behoorlijk uit, is zeker niet de (beste) gewenste oplossing en kost veel meer dan de bedoeling was. Mijn conclusie is dat aanbesteding zonder voldoende oog voor kwaliteit en risico's tot kostenoverschrijding leidt.

Dit is niet uniek voor het rijk hoor mensen... menig bedrijf verslikt zich ook in de ramingen van IT projecten...

Ho, ho, 1 van de redenen is het regelmatig slecht funktionerende aanbestedingstraject. Een lage maar in de ogen van de 'klant' reeele begroting (zelf weten zij het niet) is een beslissende faktor. Als het project eenmaal is opgestart komt dit samen met onvoorziene zaken naar boven. De niet deskundige/interne heeft een onvolledige offerte uitgebracht die door de opdrachtgever betaald moet gaan worden. Gebeurt dit laatste niet (meerkosten), dan wil geen bedrijf zijn vingers meer aan dit soort grote en complexe projecten branden.

Mensen, wat zijn we weer lekker blauw bezig. Veel van deze projecten hebben een 'politieke doelstelling'. Die wordt niet alleen bepaald door kosten en baten. Betere beheersing helpt dan geen bal. Ik ken een aantal van deze zeer grote projecten, die hebben een betere beheersing dan ik ooooooiiiiit in het bedrijfsleven heb aangetroffen. Helpt dit ... welnee. De keuze voor het EPD, de betuwelijn, het centrum voor jeugd en gezin wordt gevoed door andere dan bedrijfseconomische redenen.
Dit geldt ook voor de komende grote bezuiningsoperatie cq reorganisatie van de overheid. Die zal iets opleveren) namelijk een reductie van de begroting', ongeacht of de verbetering wordt gerealiseerd. Die wordt daarom vanaf het begin ingeboekt en ingecalculeerd. Laat je niet in de maling nemen door politici, die weten dit prima. Bij sommige van de grote projecten, zoals de betuwelijn was vooraf bekend dat ze deze planning niet gingen halen. What else is new.

Bij een goed projectmanagement is het helemaal niet nodig dat projecten qua tijd of kosten overschreden worden. Het wordt altijd maar als normaal aangenomen, maar dat is zeker niet waar. En deze kostenoverschreidingen gaan ook nog eens over de rug van de belastingbetaler. Een schande dus.

@Nostra, projectmanagement wordt helaas vaak pas toegepast nadat de offerte de deur uit is.
Zelfs als een echte projectmanager aan de offerte mag meewerken, worden doorlooptijd en of kosten vaak toch politiek bepaald.

Als er gestart wordt met Prince In Name Only, dan komt de projectmanager er ook niet meer uit en kan de belastingbetaler of aandeelhouder de voorspelde ROI ook wel vergeten.

Stuur dit artikel door

Uw naam ontbreekt
Uw e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
article 2010-06-15T11:05:00.000Z Rian van Heur