De rechtspraak heeft onderschat hoe ingewikkeld het is om juridische procedures te digitaliseren. Door gebrek aan sturing zijn ambities onvoldoende gehaald en zijn mogelijk miljoenen aan overheidsgeld verbrast. Het plan om rechtspraak grotendeels te automatiseren gaat op de schop. Om te voorkomen dat er opnieuw miljoenen over de balk gaan, wordt de focus verlegd naar digitale toegang.
Dat blijkt uit een brief van de Raad voor de rechtspraak die 10 april 2018 is verstuurd aan minister voor Rechtsbescherming Sander Dekker. Die is verstuurd na extern onderzoek over de voortgang van grootschalige digitaliseringsprojecten binnen de rechtspraak.
Frits Bakker, voorzitter van de Raad voor de rechtspraak, licht toe dat de digitalisering van de rechtspraak minder ambitieus wordt en het programma zich gaat richten op het digitaal uitwisselen en beschikbaar stellen van gegevens over rechtszaken voor juridische professionals (onder meer advocaten – red.) en rechtzoekenden (burgers – red.).
Bakker stelt vast dat de Rechtspraak zichzelf is voorbijgelopen in de behoefte aan snelle, moderne en toegankelijke rechtspraak. ‘Het digitaliseringsprogramma wordt gereset: we moeten kleinere stappen nemen.’
Geen leiding
Volgens het externe onderzoek schoot de besturing van de digitalisering ernstig tekort: ‘de risico’s werden tijdig in kaart gebracht, maar besluiten over maatregelen lieten te lang op zich wachten. Het was niet duidelijk genoeg waar verantwoordelijkheden waren belegd.’ Volgens de onderzoekers is de kennis bij bestuurders en de organisatie flink verbeterd, maar was deze niet voldoende om het complexe programma in goede banen te leiden.
In opdracht van de Raad heeft een onafhankelijke commissie het digitaliseringsprogramma onderzocht en advies gegeven voor verbeteringen. Er is een aantal maatregelen aangekonigd. (zie kader met de zeven maatregelen uit de brief aan minister Dekker).
Ook wordt de onafhankelijke controle op de digitalisering van de Rechtspraak aangepakt. De Raad belooft regelmatig onafhankelijke reviews uit te voeren op de voortgang van de digitalisering. ‘De toekomstige projecten zullen daarnaast worden bekeken door het Bureau ICT-toetsing (BIT), die beoordeelt of projecten kans van slagen hebben of anders moeten worden ingericht.’
Financiële gevolgen
Over de financiële gevolgen van de koerswijziging blijft de Raad vooralsnog vaag. Het geeft aan dat bijvoorbeeld eerder geraamde kostenreductie in de nieuwe plannen niet gerealiseerd kan worden. De Raad belooft die gevolgen in kaart te brengen en later dit jaar aan de minister te melden.
Ee voorbeeld uit de brief: ‘De totaal te behalen reductie van functies, destijds gesteld op 49 procent van de administratieve functies bij rechtbanken, respectievelijk 35 procent bij gerechtshoven, is opnieuw bezien. Uit analyse blijkt dat het reductiepercentage op basis van digitalisering uiteindelijk na voltooiing van het digitaal ontsluiten van de Rechtspraak uitkomt op maximaal 40 procent voor rechtbanken.’
‘Voor de hoven levert de vergelijkbare analyse een reductiepercentage van maximaal 30 procent op.’ Maar ook daar dekt de Raad zich in: ‘Dit is dus het percentage waarvan verwacht wordt dat het uiteindelijk op de langere termijn gerealiseerd kan worden na volledige afronding van de digitalisering. Het betreft nog steeds ‘maximum’ percentages die gaandeweg worden herijkt naar aanleiding van de meest recente planningen, inzichten en praktijksimulaties.’
Digitalisering binnen de rechtspraak
Het programma KEI draait om de vereenvoudiging, digitalisering en versnelling van rechtspraak in Nederland. Het is een complex en prestigieus project om de civiele en bestuursrechtelijke procedures en de digitalisering en modernisering van het toezicht op curatoren en bewindvoerders bij faillissementen, curatele, bewind en schuldsanering te moderniseren. Hoewel volgens betrokkenen de eerste resultaten zijn bereikt, heeft dat volgens de rapporteurs ‘veel meer tijd gekost dan was voorzien’.
Maatregelen digitalisering na advies uit rapport
1. Lager ambitieniveau
Een ingrijpende maatregel is het terugbrengen van de ambities. De digitalisering gaat zich focussen op de digitale toegankelijkheid van rechtspraak voor rechtzoekenden en professionals. De prioriteit ligt bij het realiseren van papierloos werken in de procesvoering. Ook externe partijen als advocatuur en andere instanties kunnen digitaal – zonder papier – met de Rechtspraak communiceren.
Door de focus te verleggen van de procesgerichte aanpak naar een informatiegerichte aanpak kan sneller functionaliteit worden gerealiseerd. De nadruk ligt dan niet meer op het uitwerken van de processen maar op het zorgen dat gegevens digitaal beschikbaar zijn. Deze maatregel maakt de implementatie beheersbaarder omdat het aansluit bij het volwassenheidsniveau van de Informatievoorzieningsorganisatie van de Rechtspraak en het recht doet aan de bestaande verschillen tussen de gerechten. Een vanzelfsprekend uitgangspunt bij deze maatregel is dat voldaan blijft worden aan de wetgeving die aan de basis ligt van de digitalisering.
Lees verder in brief aan de minister
2.Vereenvoudigen besturing
De besturing van het digitaliseringsproces wordt vereenvoudigd en rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen het digitaliseringsproces worden verduidelijkt. Dit wordt onder andere bereikt door het digitaliseringsprogramma als zodanig te beëindigen en de afzonderlijke projecten onder te brengen in de Informatievoorzieningsorganisatie. De focus komt te liggen op kleine stappen en kleine projecten. Daarmee is niet langer sprake van een programmastructuur en zijn de werkzaamheden beter geborgd, is de aansturing vereenvoudigd en zijn taken en verantwoordelijkheden formeel en structureel dciidelijk belegd.
Lees verder in brief aan de minister
-
Versterken architectuurfunctie
In de tot voor kort gehanteerde werkwijze zijn architecten inhoudelijk onvoldoende sturend. Er gaat consistent en strak gestuurd of ontwikkeld worden op één uitgewerkte architectuur waarin business, informatie, applicatie en technologie in samenhang zijn vastgelegd en worden bijgehottden. De governance op architectuur wordt expliciet uitgewerkt met als resultaat dat er samenhang is in het werk van architecten in verschillende disciplines. De architecten worden binnen de informatievoorzieningsorganisatie duidelijk gepositioneerd. Ze krijgen het mandaat sturend op te treden en op die wijze te borgen dat geleverde oplossingen binnen de gestelde architectuurkaders vallen. De versterking van de competenties van architecten wordt gerealiseerd via opleiding, coaching en werving. Resultaat van deze maatregel is dat voorafgaand aan elk realisatietraject duidelijk is binnen welke architectuurkaders de oplossing wordt gerealiseerd.flexibitiseren technologietoepassing
-
De technologiestrategie wordt grondig herzien. De ingezette en gerealiseerde architectuur en technologie is complex en weinig flexibel Ook is de onderhoudbaarheid, schaalbaarheid en betrouwbaarheid daarvan laag. Daarbij is door een leverancier aangekondigd dat een aantal van de door de Rechtspraak gebruikte producten aan het einde van hun levenscyclus zijn. Er wordt nog wel onderhoud op gepleegd door de leverancier, maar er vindt geen doorontwikkeling meer plaats. De Rechtspraak wil toewerken naar een flexibele architectuur, die het mogelijk maakt standaardoplossingen uit de markt in te zetten voor het leveren van functionaliteit. In het kader van de reset zal de Raad in de komende weken een besluit moeten nemen over verdere uitrol van civiel-handelsvorderingen. Voor die beslissing is met name van belang of de mogelijkheden van bepaalde gebruikte producten in combinatie met de aankondigde ‘end of life’ van die producten een voldoende stabiele en robuuste landelijke uitrol van deze release mogelijk en verantwoord maken.
-
Doe/architectuurfocust op digitale toegankelijkheid
Digitale toegankelijkheid van rechtspraak stelt eisen aan de ondersteunende technologie en vraagt een specifieke doelarchitectuur, dat wil zeggen een architectuur van de gewenste eindsituatie. Er wordt een coherent ontwerp gemaakt van deze doelarchitectuur, waarin een oplossing geschetst wordt voor de problemen van de huidige technologie en onderstetining, die belangrijke omissies in zich hebben ten aanzien van beschikbaarheid, schaalbaarheid en onderhoudbaarheid.
-
Beheersing softwareontwikkeling
Het voortbrengingsproces van sofiwareontwikkeling wordt gestandaardiseerd. Daarmee is het niet meer mogelijk om binnen elk project een eigen proces van softwareontwikkeling in te richten. Hierdoor worden fouten in de softwareontwikkeling voorkomen en verlopen voortbrengingsprocessen efficiënter. Daarbij wordt ook de beheersing van de softwareontwikkeling verbeterd door een betere aansturing en een betere inzet van beheersinstrumenten als risicomanagement, voortgangsbewaking en kwaliteitsborging.
-
Competentiemanagement toespitsen op digitale toegankelijkheid
De in de informatievoorzieningsorganisatie aanwezige competenties worden in lijn gebracht met de competenties die nodig zijn voor de realisatie van de ambitie digitale toegankelijkheid, door bijvoorbeeld gerichte opleidingen, training on-the-job en de uitbesteding van taken.
Alweer een enorme geldverslindende miskleun. Van de negatieve ervaringen met het Compas, Compas-hoven, HBS en GPS heeft blijkbaar niemand iets geleerd. Als ex projectleder van onder meer het NIAS (kosten rond de negen ton) gaat mij dat aan het hart. Te ambitieuze projecten – uitgevoerd door “experts” die niet thuis zijn in de justitie praktijk – hebben niet of nauwelijks het gewenste resultaat opgeleverd. In deze vind ik het betreurenswaardig dat mijn voorstel om het NIAS2 te bouwen nauwelijks serieus is genomen. Het concept dat (helaas) al meer dan 25 jaar wordt gebruikt, was dusdanig ontworpen dat het produceren van arresten in een fractie van de huidige verwerkingstijd konden worden vervaardigd. De NIAS-commissie gaf aan dat gelet op de in gang gezette ontwikkelingen dit niet interessant was om uit voeren. Als ik lees wat de huidige ontwikkelingen zijn, vind ik dat (wederom) beschamend.
Dit soort projecten zijn te groot opgezet. Naarmate een project groter wordt, neemt de complexiteit exponentieel toe met als gevolg: een beheersingsprobleem. Alles hangt ook samen met een goed team, dat elkaar goed aanvult. NIAS (zelf ook deel van uitgemaakt) was klein, goed team, duidelijke architectuur en goede projectleiding. Er zijn tegenwoordig goede methoden om een traject als KEI aan te pakken: door o.a. een op microservices gebaseerde architectuurstijl toe te passen met kleine teams die verantwoordelijk zijn voor het eindproduct. Architectuur heeft hierin een cruciale rol, namelijk die van stedenbouwkundige. Zij moeten onder meer bepalen hoe alles ingericht moet worden en moeten de regels opstellen hoe er gebouwd moet gaan worden.
P.S. Ik doe graag mee met een NIAS2.
De samenwerking van de rechtspraak met het OM op gebied van de IT is jaren geleden al een mislukking geworden. Nu blijkt dat de rechtspraak er intern zelf ook niks van bakt. “De rechtspraak heeft onderschat hoe ingewikkeld het is om juridische procedures te digitaliseren” en hoe griffiers en juridische medewerkers aanrommelen. Dat kom doordat rechters ten eerste zelden ook managers zijn en grote projecten zijn afhankelijk van een goede governance. Ten tweede hebben rechters onvoldoende door hebben hoe onlogisch juridische procedures in elkaar kunnen zitten. Automatiseren is ook logisch organiseren en niet alleen techniek. Ten derde, rechters lezen de staande magistraat en advocaten graag de les als die falen bij of onduidelijk zijn in de afhandeling van zaken, maar hand in eigen boezem steken komt zelden voor. Bovendien snappen de meeste rechters nog steeds te weinig van IT, zijn het nogal individualistisch ingestelde mensen, hebben ze moeite met het nemen van eigen verantwoordelijkheid en hebben ze vaak geen zin in veranderingen/het gebruik van nieuwe IT. Maar dat had de rechtspraak zogenaamd niet door. Dus nam ze te grote stappen om de achterstand op de maatschappij in te halen. Ze hebben getekend voor een project wat ze als gebruikersorganisatie niet aankon. Wat ze dan wel aankunnen, daar hebben ze geheel verschillende gedachte over. Dekker zal de rechtspraak de maat moeten nemen, een afgang voor de rechtspraak, om een nog grotere te voorkomen.
Maar we moeten ook naar de rol van de leveranciers kijken. Die hebben de rechtspraak geen goed bod gedaan. De oplossingen binnen KEI waren veel te ambitieus en dat hadden de leveranciers moeten weten. Falende megaprojecten zijn slecht voor onze business.