Veel digitale vergaderingen van gemeenteraden, Provinciale Staten en waterschapsbesturen verlopen zonder grote problemen. Maar waar de omschakeling naar online-beraadslagingen redelijk wel gaat, daar is door onveiligheid van de apps voor het stemmen de besluitvorming nog wel een probleem
Dit blijkt uit het eerste tussenrapport van de Evaluatiecommissie Tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming, De commissie is in het leven geroepen door het ministerie van Binnenlandse Zaken & Koninkrijksrelaties. Sinds de invoering van deze wet begin april heeft 88 procent van de gemeenteraden digitaal vergaderd. ‘Het werkt, maar ideaal is het niet,’ zo laat de stemming onder de griffiers zich samenvatten. De commissie constateert dat er weinig incidenten worden gemeld, en zeker geen grote. Als noodmaatregel werkt deze manier van vergaderen vrij goed maar later zullen er toch betere systemen moeten komen wil deze vergaderwijze beklijven.
Stem-apps
Heet hangijzer is het digitaal stemmen, de besluitvorming. Van stem-apps wordt weinig gebruik gemaakt. Een kleine tien procent van de raadsvergaderingen en in een kwart van de Statenvergaderingen is zo’n app gebruikt. Het schriftelijk stemmen (briefstemmen) komt nog veel minder voor: in de meeste overheden is dit nog niet voorgekomen. Wanneer er stemming nodig is, wordt hoofdelijk gestemd. Iedereen in de vergadering wordt dan één voor één in beeld gebracht. Bij veel aanwezigen werkt dit traag. De gemeenten die wel een stem-app gebruiken, werken meestal met iBabs en NotuBiz (genaamd NotuVote).
Het geringe gebruik van aparte stemapps laat zich verklaren uit veiligheidsrisico’s. Problematisch is het vaststellen van de identiteit van de stemmer. Er bestaat onvoldoende zekerheid dat de volksvertegenwoordiger die aan de vergadering deelneemt, dezelfde persoon is als degene die via de app zijn stem uitbrengt.
Wanneer er één digitale omgeving wordt gebruikt om te vergaderen én te stemmen, dan is dit risico er niet. De meest gebruikte vergadersystemen Microsoft Teams en Zoom bieden echter geen mogelijkheid tot stemmen. De wet introduceert het briefstemmen als alternatief voor digitaal stemmen. Maar de overgrote meerderheid van de griffiers maakt daar geen gebruik van.
Niet ideaal
Volgens de Evaluatiecommissie is het voor de langere termijn wenselijk dat aanbieders van vergadersoftware veilige en effectieve mogelijkheden tot stemmen bieden. Als dit niet digitaal kan, moet in elk geval de mogelijkheid worden geboden om alle aanwezigen in een vergadering in één keer in beeld te brengen. Dan kan stemmen door handopsteking mogelijk worden. Het is daarbij van belang dat de software niet alleen totalen laat zien na een stemming, maar ook de precieze stemverdeling.
De commissie vindt Microsoft Teams en Zoom allerminst ideaal. Zoom is weliswaar gebruikersvriendelijk maar is veel in het nieuws geweest vanwege veiligheidsrisico’s. Microsoft Teams geldt als veilig en stabiel, maar heeft de beperking dat maximaal vier deelnemers tegelijk in beeld kunnen worden gebracht. Dat wordt niet alleen als onpraktisch ervaren bij het vergaderen, maar kan ook vragen oproepen wanneer men in de vergadering wil stemmen.
Het alternatief is een systeem dat met veel hogere snelheid kan schakelen bij het opnemen van de presentie of bij een hoofdelijke stemming. Maar Zoom en Teams missen dat tempo. Dat Zoom ondanks problemen met de veiligheid toch nog populair is, komt door het gebruiksgemak. De interface is intuïtief. Ook mensen zonder veel ict-vaardigheden kunnen ermee uit de voeten. Bovendien is Zoom een van de weinige videoconferencing-apps dat alle deelnemers aan een gesprek tegelijkertijd in beeld brengt. Dit heeft als voordeel dat je goed een overzicht hebt over wie er in de vergadering aanwezig is. Wanneer iemand wegsuft of de benen neemt, zie je dat meteen.
Positief of neutraal
De commissie, met als voorzitter prof. dr. Klaartje Peters, hoogleraar aan de Universiteit Maastricht, constateert dat er weinig incidenten worden gemeld, en zeker geen grote. Het merendeel van de griffiers is positief of neutraal. Het is een goed alternatief in deze coronatijden, maar er zijn allerlei nadelen: men mist het daadwerkelijk contact en interactie (en de wandelgangen) van de fysieke vergadering. Debatteren is lastiger. Het digitaal vergaderen wordt als intensief en vermoeiend ervaren. Ook het in goede banen leiden van de digitale vergaderingen valt velen zwaar, zeker als de techniek hapert.
Bij gemeenten en provincies is Teams dominant. Bij waterschappen ligt Zoom iets voor. Pexip is derde. Skype, Webex, Facetime, Google Hangouts/Meet worden sporadisch gebruikt.
Technische afwegingen en dan vooral veiligheidsrisico’s blijken bij gemeenten een voorname rol te spelen. Met name het advies van de it-afdeling weegt zwaar. Waterschappen letten meer op functionaliteit. Dat verklaart ook waarom Zoom bij die overheden marktleider is.
