De sms’jes van de minister-president zijn onvoldoende gearchiveerd. Premier Rutte archiveert zelf geen chatberichten, dat doen zijn ambtenaren. Die zijn afhankelijk van wat Rutte doorstuurt, en dat waren lang niet alle door hem verzonden chatberichten.
Dat blijkt uit een rapport van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed over de naleving van de Archiefwet. Niet alleen op Algemene Zaken, het ministerie van de minister-president, ging het mis, alle ministeries worstelen met de archivering.
Bij de keuze welke sms’jes moesten worden bewaard, handelden de premier en zijn ambtenaren volgens de rijksbrede instructie, maar niet altijd volgens de Archiefwet. Deze instructie blijkt niet in lijn met de Archiefwet. Hierdoor gingen ook andere departementen in de fout. De inspectie dringt er bij Binnenlandse Zaken op aan deze instructie aan te passen. Ook dienen er betere afspraken te komen over het archiveren van Rutte’s sms’jes.
Niet alleen Algemene Zaken maar ook andere ministeries moeten de chatberichten beter archiveren. De hele Rijksoverheid weet nog niet hoe dat in de praktijk moet gebeuren. Momenteel ontbreekt daarvoor een goede oplossing.
Bovendien denken veel ambtenaren ten onrechte dat ze tot op zekere hoogte zelf wel kunnen beslissen wat in het archief thuishoort. Het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) moet daarom verduidelijken wat precies onder de Archiefwet valt, aldus de inspectie.
Geen werkwijze
Rutte gooit sinds afgelopen mei geen berichten meer weg. Maar verder is er niets veranderd. Zijn ministerie heeft nog geen werkwijze om chats te bewaren zonder gegevensverlies. Bij doorsturen is bijvoorbeeld niet meer te zien wanneer het oorspronkelijk is ontvangen.
Algemene Zaken moet beter sturen op archivering. De informatiehuishouding van dit ministerie laat veel te wensen over. Een aantal cruciale functies is onvervuld zoals die van cio. De afdeling Compliance & Innovatie moet het zonder hoofd doen. De functie van senior adviseur informatiehuishouding is al enkele jaren vacant. Verder ontbreekt een kwaliteitssysteem met toetsbare criteria op dat gebied. Ook is er geen overkoepelende visie. Een nieuwe data-management-systeem komt eraan. Maar de Inspectie betwijfelt of dit nieuwe systeem alles gaat oplossen. Aanbevolen wordt in dit systeem het toekennen van bewaartermijnen en het toevoegen van contextinformatie te verbeteren.
Volgens mij moeten we hier drie dingen onderscheiden.
Groepen gebruikers van IT-(papieren)hulpmiddelen
Onze vriend Rutte is niet de baas van de ambtenaren, maar ook niet andersom. Helaas hebben wij in dit land (in veel Westerse landen) het zo georganiseerd dat de politici worden ondersteund door ambtenaren, maar ze zijn niet vanuit een organisatie hiërarchie hun meerdere. Mijns inziens een weeffout, maar dat komt een andere keer eens.
Daarmee hebben we twee groepen mensen in de overheid die iets met gegevens doen: ambtenaren (in functie) en politieke ambtsdragers.
Soorten van gegevens
Veel van de gegevens zijn vanuit “politiek” oogpunt saai, zoals de BRP, BAG, BOR, etc…. Maar als het gaat om de besluitvorming is daar geen gestandaardiseerde vorm voor. Wel het proces, maar daar werkt iedereen die iets in besluitvorming doet, vrolijk omheen. Dus je kunt zo veel afspraken maken als je wilt, maar wat doe je als mensen zich daar niet aan houden?
Soorten van communicatie
Dat betekent dat het lastig is om te kunnen terug traceren wie wat waar en op welke gegevensdrager heeft gezegd. Als het al op een gegevensdrager (papier, disk, telefoon, cloud) staat, want wat te denken van een 1-1 persoonlijk gesprek tussen mensen?
Op elk van deze drie zaken is niet een allesomvattende regelgeving. En ik gok ook dat we daar nooit gaan komen, dat zit in de aard van de mens. Willen we dat alle gedachten, bila’s etc…. compleet keihard wordt vastgelegd, met het idee dat je dan “wat kan terug traceren”? Hoe de besluitvorming heeft plaatsgevonden, zodat we iemand ergens de schuld van kunnen geven. Het lijkt me dan veel slimmer om dan op voorhand te gaan doen, want niemand is onfeilbaar.
Misschien is het veel interessanter om eens wat dieper in het besluitvormingsproces te duiken. Besluitvorming is geen geautomatiseerd proces als het om “politieke onderwerpen” gaat. Naast de blauwe kant (systeem) dat natuurlijk op de een of andere manier wel in dit proces zit, zit er ook rood (macht) en geel (politiek) in. Een puur op systeemleer gebaseerde besluitvorming zou onherroepelijk leiden tot een super technocratische samenleving En ik gok zo dat velen daar niet voor kiezen. Ik ben hier ook nog niet over uit, maar het besluitvormingsproces beter toelichten en daar ook niet te moeilijk over te doen zou wel eens een begin van een antwoord kunnen zijn. Het is toch zonde dat we bakken geld verbranden om achteraf (nadat de besluitvorming al heeft plaats gevonden of vaak ook niet!) een schuldvraag te kunnen beantwoorden Ik zou willen voorstellen en om vooral geld uit te geven aan kwalitatieve goede besluitvorming zodat we het meest optimale besluit nemen (want iedereen tevreden houden zal nooit lukken bij complexe problemen).
Ik kan me vinden in reactie van Atilla over vrijheid in het besluitvormingsproces maar het gaat niet om de traceerbaarheid in de besluitvorming maar om een controle erop door de Tweede Kamer. Het gaat namelijk om achterhouden van informatie want het is geen geheim dat cliëntelisme de poltieke agenda bepaalt.
En dat de hele rijksoverheid niet weet hoe ze beter moeten archiveren is volgens mij onzin want ik heb meerdere onderzoeken over dit probleem gevonden. Ik vrees dat vooral de wil ontbreekt om meer transparantie in het besluitvormingsproces te geven want er gaan geen gegevens verloren als je iets doorstuurt. En dat een aantal cruciale functies niet vervuld zijn terwijl het aantal communicatiemedewerkers verviervoudigd is zegt iets over het ministerie van waarheid.