Transportbedrijven en hun opdrachtgevers in Nederland, België en Luxemburg hoeven voor transport tussen deze landen geen papieren vrachtbrieven meer te gebruiken. Minister Van Nieuwenhuizen (Infrastructuur en Waterstaat) heeft 5 maart 2018 samen met haar Belgische en Luxemburgse collega’s (Francois Bellot en Francois Bauch) het startsein gegeven voor een proef met digitale vrachtbrieven- ook wel e-cmr genoemd- in de Benelux.
Volgens het ministerie levert de vermindering van de administratieve rompslomp Nederlandse bedrijven een besparing van tachtig miljoen euro op jaarbasis op.
Om deel te kunnen nemen aan de proef moeten transporteurs werken met software van een erkende leverancier. Ook zijn er mogelijkheden voor track & trace, waarmee de opdrachtgevers op elk moment de locatie van hun lading kunnen achterhalen en zo de planning hierop kunnen aanpassen. Een ander voordeel van de digitale vrachtbrief is volgens het ministerie dat de hulpdiensten gemakkelijker kunnen achterhalen welke lading een vrachtwagen vervoert. Bijvoorbeeld in het geval van gevaarlijke stoffen.
Volgens de ministers moet de proef een aanzet zijn tot een breder gebruik van digitale vrachtbrieven in Europa. Het is volgens hen voor de transportbedrijven belangrijk dat straks ook landen als Duitsland, Italië en Oostenrijk de digitale vrachtbrief gaan accepteren.
Minder papier, minder fouten
Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat meldt dat jaarlijks alleen al in Nederland ongeveer veerig miljoen vrachtbrieven gebruikt worden. ‘Met de overstap naar de digitale vrachtbrief besparen transportondernemers en hun opdrachtgevers 4,50 euro per vrachtbrief. De kans op het maken van fouten is met elektronische vrachtbrieven kleiner. De informatie wordt centraal opgeslagen en kan op elk moment worden opgevraagd.’
Het ministerie wijst ook op de voordelen voor het milieu. Digitale vrachtbrieven leiden volgens hen alleen al in Nederland tot een besparing van zo’n zeshonderd volle vrachtwagens aan bedrukt papier.’
Leen Bakker
Meubel- en interieurwinkel Leen Bakker claimt dat het de eerste partij is die papierloos de grens is gepasseerd sinds de proef van start is gegaan. Dat was nog voor het officiële startschot op 5 maart 2018. Op 1 maart 2018 passeerde chauffeur Paul Verstijnen namelijk om 01:00 uur de grens bij Maastricht.
Volgens het bedrijf is daarmee een belangrijke mijlpaal bereikt. ‘Wet- en regelgeving vormde jarenlang een belemmering om echt digitaal te werken in logistieke processen. Daar komt met de pilot e-crm Benelux verandering in.’
Leenbakker maakt gebruik van digitale vrachtbrieven van Collect + Go uit De Bosch. Dat bedrijf heeft van vergunningverlener voor het wegtransport NIWO de vergunning gekregen om digitale vrachtbrieven aan te maken voor klanten. ‘Door de data uit deze documenten op een andere manier te gebruiken, passeren vrachtauto-chauffeurs sneller de poort bij afzender en ontvanger’, stelt Collect + Go, dat zegt chauffeurs sneller op de weg te helpen.
Data 7 jaar opslaan
Teamleider Transport bij Leen Bakker, Jan Hamers is tevreden met de digitale vrachtbrief: ‘In het papieren tijdperk meldden chauffeurs zich bij de planning voor hun opdrachten. De planners verspilden daarbij veel tijd aan al het papierwerk. Dat voegde geen waarde toe.’
Collect + Go voegt toe dat door de digitalisering van de vrachtbrieven chauffeurs meteen binnenkomen bij de juiste laadsluis. ‘Ook ontvangen de filialen een vooraanmelding dat de zending onderweg is. Het gaat om een papierloos proces waarin de documenten zeven jaar worden opgeslagen.’
