Acceptatie creëren voor nieuw geïmplementeerde systemen is niet eenvoudig. Theo Koster droeg in het artikel “Prince II ontbeert communicatiestrategie” (Computable, 28 januari 2005) een oplossing aan. Monique Roosen vindt deze oplossing te beperkt en komt met een voorstel waarin Dynamic System Development Method (DSDM) een belangrijke rol is toebedeeld.
Ik ben het eens met Theo Koster dat het ict-vakgebied uit de gratie dreigt te vallen: geheime-achterkamertjesontwikkelingen voor de ‘happy few’, waardoor de acceptatie van de resulterende systemen vaak laag is (weinig draagvlak). De mogelijke oplossing hiervoor, communicatiestrategie expliciet onderdeel maken van de projectmanagement-methodiek, is mijns inziens echter te beperkt (hoewel het een stap voorwaarts is). Communicatie lijkt in die zin nog erg passief (zenden) en het is de vraag of dit voldoende is voor draagvlak bij de diverse doelgroepen (sponsors, opdrachtgevers en gebruikers).
Binnen de organisatie provincie Brabant gebruiken we de ontwikkelmethodiek DSDM, gecombineerd met Prince voor projectmanagement. Bij DSDM worden de gebruikers expliciet meegenomen tijdens het ontwikkeltraject (van haalbaarheidsstudie, businessstudie naar ontwikkeling – een interactief proces) en worden de tussentijdse resultaten vastgesteld door de sponsor/opdrachtgever. De zogenaamde ambassador users vertegenwoordigen daarbij ook hun eigen achterban. Door het gebruik van deze ontwikkelmethodiek snijdt het mes aan beide kanten: enerzijds is er meer begrip voor de keuzes en de problematiek waar ict-projecten mee worstelen (de gebruikers zijn hierbij betrokken) en anderzijds wordt er actief geluisterd naar de problematiek en functionaliteitsbehoefte van de gebruikers door middel van intensieve workshops waarin alle betrokken groepen vertegenwoordigd zijn. We nemen ze als het ware aan het handje mee en nodigen hen uit om te praten over hun functionaliteitsbehoefte zonder steeds te vervallen in ict-terminologie en/of -oplossingen. Op deze manier hebben we het ontwikkeltraject uit de ‘black box’ gehaald en geplaatst in een ‘glass box’ waarin zichtbaar is wat er allemaal gebeurt en waarom. Als gevolg hiervan is er een grotere acceptatie (draagvlak) van de resulterende systemen. En passant hebben we ook meer begrip gekweekt voor het reilen en zeilen van de interne I&A-afdeling.
Met andere woorden, mijn stelling is: richt je niet alleen op de projectmanagement-methodiek om draagvlak te verkrijgen bij de diverse doelgroepen, maar zorg vooral ook dat de ontwikkelmethodiek voldoende instrumenten biedt om draagvlak te bewerkstelligen.< BR>
Monique Roosen, senior informatieadviseur Provincie Noord-Brabant
