Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Van Business Intelligence naar Intelligent Business

Aan de slag met Informatie Gestuurd Werken

 

Voor het besturen van en beslissen binnen een organisatie is informatie nodig. Met de digitalisering komt er steeds meer data beschikbaar, en dat kan met behulp van business intelligence (bi) worden gestructureerd in nuttige informatie. Veel organisaties passen bi toe, maar doen dat vanuit de techniek waarbij dure it-systemen worden ingezet om informatie te produceren. Dat is volgens Merel Willemsen en Mariëlle den Hengst-Bruggeling niet de juiste weg.

Het echte Informatie Gestuurd Werken waar business intelligence toe zou moeten leiden vraagt dat het proces van het creëren en gebruiken van informatie geïntegreerd is in de organisatie, en niet begint en eindigt bij een it-systeem. In de praktijk blijkt dit moeilijk te realiseren. Er is dan ook behoefte aan een integraal raamwerk voor Informatie Gestuurd Werken, waarin het informatieproces in de context van de organisatie wordt geplaatst.

Wel groei maar ook complex

Informatie Gestuurd Werken (IGW) groeit in bekendheid en gebruik. Het bedrijfsleven, banken en ook overheden willen niet alleen de juiste informatie hebben voor hun processen, maar ook hun processen sturen op basis van die informatie. Dit betekent dat de juiste data moet worden verzameld door mensen of systemen en dat die data moet worden geanalyseerd en verwerkt tot informatieproducten die aansluiten bij de verschillende taken in de organisatie. Hiervoor moet een informatieproduct relevante informatie bevatten en die aanbieden in een vorm die aansluit bij de taak. Dit kunnen rapporten zijn, maar ook presentaties, websites en sms-jes. Daarnaast moeten deze informatieproducten op het juiste moment bij de juiste mensen of systemen terecht komen. En moet de kwaliteit van dit hele informatieproces voortdurend worden geëvalueerd omdat informatiebehoeften veranderlijk kunnen zijn.

Informatie Gestuurd Werken met zijn volledige informatieproces is dus complex, en wordt zelden in zijn volle betekenis toegepast. Een bekende fout is te veel denken vanuit de techniek en alleen in informatie technologie investeren, terwijl ervaringen met bi en vele andere ontwikkelingen in de it ons leren dat een integrale aanpak binnen de organisatie essentieel is voor succes. Zonder deze integrale benadering is het vrijwel onmogelijk om de gewenste productiviteitsverbeteringen te behalen, en zijn de it-investeringen niet te rechtvaardigen.

Hoewel de meeste organisaties zich hiervan bewust zijn, worstelen zij met het vraagstuk wat die integrale aanpak precies behelst. Hier kan een integraal raamwerk waarin de essentiële elementen voor IGW worden benoemd uitkomst bieden. Het Work System Framework (WSF) van Alter (The Work System Method: Connecting People, Processes, and IT for Business Results - Work System Press, Larkspur, CA) is hiervoor een goed uitgangspunt. Dit raamwerk heeft een integrale benadering van de organisatie via werksystemen, die de doelgerichte systemen beschrijven waarin bepaald werk wordt uitgevoerd. Ook is een belangrijk onderdeel van dit raamwerk ‘informatie', wat essentieel is voor Informatie Gestuurd Werken en zelf weer gezien kan worden als een werksysteem binnen de grotere organisatie.

Het Work System Framework

Het Work System Framework bestaat uit negen hoofdelementen die samen de context van de organisatie, de noodzakelijke elementen voor het uitvoeren van het werk, en de essentiële aspecten van het gewenste resultaat beschrijven. De context waarin een werksysteem opereert omvat drie elementen. De omgeving beschrijft de invloeden van buiten, zoals de concurrenten en de trends in de markt. De strategie geeft aan hoe de organisatie met deze omgevingsfactoren om wil gaan en hoe zij de omgeving wil beïnvloeden. De infrastructuur bestaat uit de middelen die de organisatie tot haar beschikking heeft. Dit zijn fysieke elementen als kantoorgebouwen en computersystemen, maar ook minder tastbare dingen zoals de structuur van de organisatie en het netwerk van bedrijven en samenwerkingsverbanden waarin de organisatie opereert.

Het uitvoeren van het werk gebeurt via de bedrijfsprocessen. Deze omschrijven wat er door wie (deelnemers) moet worden gedaan, op welke manier, met welke middelen (technologieën), op welk moment en hoe de verschillende taken op elkaar aansluiten. Informatie is nodig om bedrijfsprocessen uit te voeren en bedrijfsprocessen genereren ook weer nieuwe informatie.
Uiteindelijk draait een werksysteem om het genereren van bepaalde resultaten. Deze worden gedefinieerd door zowel de producten die worden aangeboden als de (potentiële) klanten van het bedrijf. Producten kunnen zowel fysieke voorwerpen en apparaten als diensten zijn, en dit zijn pas resultaten als een klant ze afneemt.

Het informatieproces als werksysteem

In het kader van Informatie Gestuurd Werken is het voor een integraal raamwerk niet voldoende om alleen de ‘informatie' te benoemen. Die informatie is slechts het eindproduct van het eerder beschreven informatieproces, dat in zijn complexiteit een eigen werksysteem verdient. Dit werksysteem is onlosmakelijk verbonden aan het werksysteem van de hele organisatie. De omgeving is hier de organisatie zelf, waarbij de cultuur een belangrijke rol speelt. De strategie is de informatiestrategie, die beschrijft in hoeverre de werknemers van de organisatie geïnformeerd moeten worden over verschillende onderwerpen. De extremen hierbij zijn volledige openheid van zaken voor iedereen, en alleen informatie op basis van ‘need to know'. De infrastructuur bestaat uit alle middelen die binnen de organisatie aanwezig zijn om informatie te verspreiden, van e-mail tot informatiebijeenkomsten.

De klanten van het informatieproces zijn de werknemers van de organisatie, waarvan de informatiebehoeften bepalen welke informatieproducten nodig zijn. Belangrijk hierbij is dat het informatieproces pas resultaten heeft bereikt als de informatieproducten zijn gebruikt door de werknemers van de organisatie. Deze stap wordt door organisaties eenvoudig over het hoofd gezien, zeker als het informatieproces vanuit de techniek wordt benaderd waarbij vaak het produceren en niet het consumeren van informatieproducten centraal staat.

De bedrijfsprocessen van het informatiewerksysteem en de daarvoor beschikbare deelnemers, informatie, en technologieën overlappen grotendeels met diezelfde elementen uit het overkoepelende werksysteem van de organisatie. Zo zijn de processen die beschrijven hoe de informatie geproduceerd moet worden en de technologieën die dat ondersteunen ook onderdeel van de totale bedrijfsprocessen en technologieën. Verder maken de deelnemers niet alleen de informatieproducten, maar zullen die in veel gevallen ook afnemen als klanten, tenzij er sprake is van een aparte informatie-afdeling. En de informatie die beschikbaar is om de informatieproducten mee te maken bestaat voor een groot deel uit data van lopende processen in de organisatie.

Integraal raamwerk

Het Intelligence Centered Analysis Framework, gebaseerd op het Work System Framework met specifieke aandacht voor het informatieproces.

Een integraal raamwerk voor Informatie Gestuurd Werken, waarin het informatieproces in de context van de organisatie wordt geplaatst, kan nu eenvoudig worden opgesteld door het combineren van het werksysteem van de organisatie met het werksysteem van het informatieproces. Dit Intelligence Centered Analysis Framework (ICAF) staat weergegeven in nevenstaande figuur.

Het ICAF biedt organisaties die aan de slag willen met Informatie Gestuurd Werken het benodigde overzicht van alle essentiële elementen die moeten worden geadresseerd. Door voor de verschillende elementen de belangrijkste vragen op te stellen ontstaat er een algemeen evaluatie-instrument voor IGW, waarmee organisaties hun huidige situatie per element kunnen analyseren, evalueren en verbeteren. Hoe dit in de praktijk kan worden toegepast is bijvoorbeeld te zien in de Informatie Gestuurde Politie monitor2, een vragenlijst die is ontwikkeld op basis van het ICAF voor het evalueren van IGW bij de politie. Met raamwerken als het ICAF kunnen organisaties gestructureerd en integraal met intelligent werken aan de slag, en kunnen we de stap gaan zetten van BI naar IGW: van informatie verzamelen die zinvol is voor het werk dat we doen naar werk doen dat zinvol is gezien de informatie die we hebben.

Merel Willemsen, TNO, en Mariëlle den Hengst-Bruggeling, tot 1 juli 2008 TNO en inmiddels zelfstandig

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/2658449). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 

Reacties

Het lijkt haast een verplichting binnen het vakgebied BI (of Informatie management in brede zin) dat dit steeds gecompliceerder te maken door het introduceren van nieuwe DLA's (Drie Letterige Afkortingen). Zo ook IGW.

Mij was de term IGW tot op heden onbekend maar na enig speurwerk blijkt de term, zoals de auteurs ook zelf aangeven, uit de politiehoek te komen. In mijn interpretatie is de term met name gericht op informatieprocessen binnen de politie. Hierbij denk ik aan recherchewerk, opsporing en preventie. Het combineren van informatie (op basis van een haal en brengplicht van de verschillende betrokkenen) is immers een belangrijk proces bij de politie. Op basis van IGW is vervolgens enkele jaren geleden het begrip informatie gestuurde politie (IGP) geintroduceerd. Dat begrip neemt een belangrijke plaats in bij de vormgeving van het nieuwe politiemodel: Politiewerk is in belangrijke mate kennis gestuurd. Kennis van personen, situaties, normen en processen bepalen wat er gebeurt. De politie streeft ernaar informatie en kennis een grotere rol te laten spelen. (Rapport Data voor daadkracht, april 2007). Dit is een complex proces vermoed ik, en dat wordt ook bevestigd: 'Hoewel in steeds meer korpsen initiatieven worden genomen om informatiegestuurde politie in te voeren, zijn de beleidsdoelstellingen in veel korpsen nog geen dagelijkse praktijk. Goede werkprocessen voor briefing en debriefing zijn nog lang niet overal standaard ingevoerd. Informatie gestuurde politie wordt nog niet in alle regiokorpsen toegepast.' (idem).

Met het introduceren van IGW als leidraad voor het inrichten van informatieprocessen wordt dus in mijn ogen een 'Droste effect redenering' opgezet: Een proces heeft informatie nodig die wordt geleverd uit een proces dat informatie nodig heeft uit een proces dat... etcetera. Echter de informatie noodzakelijk voor het sturen van een organisatie is niet noodzakelijk vergelijkbaar met de informatie uit het IGW-gedachtegoed.

Daarnaast geeft het artikel mij het idee dat de informatie toch weer belangrijker is dan het proces. Dit lijkt mij onjuist. Immers, uitgangspunt van elke organisatie zou moeten zijn: wat willen we bereiken (missie/visie), hoe gaan we dat bereiken (klant/product) en wat moeten we daar voor doen (proces/organisatie). Niet toevallig zijn deze uitgangspunten erg in lijn met pijlers in het besproken Work System Framework. Echter deze pijlers komen ook terug in de binnen het inmiddels binnen BI geincorporeerde Corporate Performance Management. Hierbinnen zijn al voldoende keuzes uit best practices beschikbaar (waar mijn eigen voorkeur erg uitgaat richting Kaplan en Norton.)

Ik wil dan ook voorstellen het BI vakgebied niet nog moeilijker te maken dat het al is en IGW nog maar even te laten voor wat het is: een belangrijke en interessante uitdaging voor de politie.

Marco, ik ben het eigenlijk maar met 1 punt van je eens. Het productieproces zelf is (nog) belangrijker dan informatie. Echter zodra er een vorm van organisatie ontstaat (zelfs al bij twee personen) is er uitwisseling van informatie nodig. Met twee personen die samen 1 product maken/verkopen is het nog makkelijk om de informatie ongestructureerd op te slaan. Naarmate de organisatie groeit is het niet meer mogelijk om alles maar in het dagboekje op te schrijven en 1x/week te verwerken in de boekhouding. Dan wordt het noodzakelijk om informatie te structureren. M.i. gaat informatie dan nog verder dan alleen maar het (bij-) product van een proces. Het wordt de lijm van de organisatie. Ga maar na, hoeveel inkopers op het hoofdkantoor van een willekeurige supermarkt tellen zelf de potjes pindakaas op voorraad?! Ik ben het eens met de schrijvers van het artikel dat informatie integraal in de organisatie moet worden georganiseerd. Belangrijke voorwaarde hierin is dat dit door het executive management wordt uitgedragen, gesuppoort en gestimuleerd. Misschien moet er zelfs op worden afgereken. Bij een echte eenduidige informatievoorziening wordt/blijft de nog altijd noodzakelijke techniek doorzichtig en zal de business veel makkelijker in de lead blijven. Nu blijkt nog vaak dat de business zelf niet eenduidig communiceert wat leidt tot complexe afleidingen die tot eenduidige info moet leiden. Daarmee geeft de business het primaat uit handen. Overigens is dat geen excuus voor de IT-afdeling om zijn eigen weg maar te gaan. Dat leidt wat mij betreft tot de vraag of een business-intelligence-afdeling wel onderdeel van de IT-afdeling moet zijn? Waarom is het geen zelfstandige (staf-) afdeling die rapporteerd aan de het executive management?

Business Intelligence is verkeerd gepositioneerd als het onderdeel is van de IT afdeling. BI moet direkt rapporteren aan het executive management.
Leidend voor het werk van BI dient te zijn de behoefte aan informatie, en niet de (on-)mogelijkheden die de IT kan bieden

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×