Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het redactionele gedachtegoed van de redactie.

Business intelligence is mensenwerk

Business intelligence staat al lang niet meer in de kinderschoenen, maar de fase van volwassenheid is nog niet bereikt. Projecten lopen nog wel eens uit, kosten meer dan verwacht en het eindresultaat is niet altijd het gewenste resultaat. De wereldwijde omzet uit business intelligence-software wordt, volgens Forrester, de komende vijf jaar verdubbeld tot 14 miljard euro. De kosten van de menskracht die nodig is om deze software een nuttige investering te maken, is een veelvoud van dit bedrag. Aandacht voor de wijze waarop deze kosten worden gemaakt is geen overbodige luxe.

De business intelligence-tools zijn goed en worden steeds beter. Zowel de tools voor het integreren van data als het presenteren van informatie zijn de laatste jaren volwassen geworden. Een nieuwe rapportage maken of een bron ontsluiten is een standaard exercitie geworden. Een project uitvoeren om een business intelligence-oplossing te implementeren en bij te dragen aan de doelstellingen van een organisatie is nog steeds een leertraject. De techniek is niet meer het knelpunt maar de aansluiting bij de (doelstellingen van de) organisatie, de processen en de mensen is nog onvoldoende. De redenen daarvoor zijn niet schokkend maar blijkbaar is het moeilijk om te leren.

Gedegen voorbereiding noodzakelijk

Een business intelligence-project begin je niet zomaar. De organisatie wil effectiever sturen, resultaten meten of sneller en efficiënter rapporteren. Direct hierop volgend wordt de kreet business intelligence geroepen. Het besef dat hierbij direct op moet volgen is het feit of een organisatie daar klaar voor is. Niet alleen de ict-unit maar juist ook de businesszijde van de organisatie. Belangrijke vragen die hierbij beantwoord moeten worden zijn:

- Wat is de business doelstelling die hiermee bereikt kan worden? Dit kunnen simpele zaken zijn als het, elke maand, sneller kunnen opleveren van de financiële rapportages maar ook complexere zaken als het beter en sneller kunnen inspelen op ontwikkelingen in de markt door het benoemen en meten van indicatoren. Elke organisatie heeft hierbij haar eigen doelstellingen die benoemd moeten worden voordat het project begint.

- Is de organisatie geschikt voor de beoogde business intelligence-oplossing? Elke organisatie heeft haar eigen cultuur. Een organisatie die gewend is om te sturen op basis van informatie gaat makkelijker met de veranderingen om dan een organisatie die meer vanuit het gevoel stuurt. De implementatie van een business intelligence-oplossing kan het beste vergeleken worden met een organisatieverandering. Een organisatieverandering wordt niet vanuit één discipline aangestuurd. Bij een organisatieverandering kunnen de doelstellingen van een organisatie veranderen, processen anders gaan lopen, functies van mensen worden aangepast. De uitkomst van deze vraag is dat niet alleen business intelligence-consultant bij de oplossing moeten worden betrokken, maar ook bijvoorbeeld materie(of proces)specialisten, veranderings- of communicatiespecialisten.

- Is het haalbaar om een business intelligence-oplossing te implementeren? De vraag of het haalbaar is om de business intelligence-oplossing te implementeren kan vaak niet direct worden beantwoord. De haalbaarheid kijkt niet alleen naar het beschikbare budget en tijd maar kijkt ook inhoudelijk naar onder andere:

     * De kwaliteit van de data; de business intelligence-oplossing haalt de gegevens uit één of meerdere bronnen. De gegevens van deze bronnen moeten geschikt zijn om te gebruiken. Hierbij wordt niet alleen gekeken naar de technische kwaliteit (bijvoorbeeld een tekstveld terwijl een numeriek veld wordt verwacht), maar ook naar de betekenis van de data. De beschikbaarheid van metadata verhoogt de haalbaarheid.

     * De kwaliteit van de beschikbare hulpmiddelen; zijn de hulpmiddelen, als de ict-omgeving en business intelligence-tools, geschikt om het project mee uit te voeren? Elke tool kent sterke en zwakke punten welke moeten passen bij de te realiseren oplossing. Een ander belangrijk selectiecriterium is de samenwerking en integratie tussen de verschillende tools.

     * De beschikbaarheid van gekwalificeerde resources; de betrokkenheid en het commitment van materiedeskundigen bij het project is een belangrijke succesfactor. Naast de inhoudelijke mensen zijn ook datawarehousedeskundigen met specifieke kennis op het gebied van etl en datamodellering een vereiste.

Niet de techniek maar de business is leidend

Als de business case is opgesteld en de beslissing is genomen om te starten met het project, is het nog te vaak de techniek die de boventoon voert. Veel aandacht gaat hierbij uit naar de tooling en ict-ondersteuning die nodig is. Het woord ondersteuning is hier op de juiste plaats. De techniek is ondersteunend aan de inhoud. De aansturing van het project is een taak van de businesszijde van de organisatie. In de praktijk gebeurt dit gelukkig steeds meer maar bij de invulling en uitvoering van het project ontbreekt deze inhoudelijke component nog regelmatig. Niet alleen de ict-uitvoering is hier debet aan. Commitment (bewustzijn en betrokkenheid) vanuit de organisatie, vertaalt naar vergaande participatie in het project, is nogal eens ver te zoeken. Aandacht voor de reguliere bedrijfsprocessen slokt de aandacht van de inhoudelijk betrokkenen op.

Kom snel met resultaat

Een volwassen business intelligence-omgeving opzetten, is voor grote organisaties niet een project van enkele maanden. De periode die hiervoor moet worden uitgetrokken is vele malen langer. Bekijk business intelligence liever als een proces dan een eindig project. Een big bang-scenario voor de implementatie is vaak geen realistische optie. Bij dit scenario is de tijd tussen start en oplevering lang. Het geduld van de organisatie wordt op de proef gesteld en de wereld om het project is ondertussen alweer veranderd. De kans op een succesvolle business intelligence-omgeving is hierdoor klein geworden.

Beter is de incrementele, iteratieve aanpak. Klein beginnen, groot denken en stap voor stap toewerken naar een volwassen business intelligence-omgeving ('think big, act small'). Hierbij zijn wel enkele regels die gevolgd moeten worden. Elk increment wordt afgesloten met een oplevering van een product dat een bijdrage levert aan het beter presteren van de organisatie. De organisatie moet na elk increment even pas op plaats kunnen maken om na te denken over de toekomst. De desinvestering bij het, na een oplevering, stoppen van een business intelligence-project wordt hiermee beperkt. Beperkt omdat het neerzetten van de architectuur, zowel functioneel als technisch, altijd een basisinvestering vergt.

De ontwikkelaanpak is ook een belangrijk punt bij de incrementele ontwikkeling. In het verleden werden vele datawarehouses ontwikkeld op basis van de watervalmethode. De elkaar snel opvolgende veranderingen binnen organisaties, gecombineerd met de doorlooptijd van het project, maken deze methode van ontwikkeling minder geschikt. Meer iteratieve en RUP-achtige ontwikkelmethodieken zijn een betere keuze om te zorgen dat het eindresultaat aansluit bij de verwachtingen van de organisatie.

Besef dat business intelligence een vak is

Een business intelligence-omgeving realiseren is vakwerk. Data ontsluiten, integreren en de juiste informatie presenteren vereist goede kennis en vaardigheden. Natuurlijk op het technische vlak maar even zo belangrijk is de kennis van de organisatie en de adviesvaardigheden om de organisatie de juiste vragen te stellen en te begeleiding in het veranderingsproces. Business intelligence is een aparte tak van sport. Bij alle fasen van het project (van ontwerp tot testen) is specifieke kennis en ervaring een factor voor succes. Projectplannen waarbij het grootste gedeelte van de uren zijn gereserveerd voor bouwactiviteiten, zijn geen goed voorbeeld van een juiste aanpak en zal het succesvol afronden van het project verkleinen.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/3155742). © Jaarbeurs IT Media.
?

 

Reacties

Helemaal eens. Een van de meest zekere manieren om een business intelligence project te laten mislukken is het zien als een ict-project en het als zodanig op te pakken.

Een zeker gevolg is eindeloze duur van het project, heel veel geld wat erin gaat zitten, en een zeer traag op gang komend gebruik van de uiteindelijk opgeleverde producten waar niemand op zat te wachten. Dat is wat er gebeurd als je ict'ers aan het roer zet.

Je hebt wel degelijk goede ict'ers nodig, maar laat de business de projecten definieren en aansturen. Dan is de kans veel groter dat het wat oplevert. EN vaak in dat geval: niet weinig ook.

Komt dat doordat ict'ers zo dom zijn? Heel zeker niet! Maar hun focus op techniek, wat er allemaal 'kan' en 'mogelijk' is, en een blinde vlek. Of een pure desinteresse voor de mensen die het moeten gebruiken of voor de doelen van de organisatie als geheel. Dat zorgde altijd al voor wrijving en moeilijk met elkaar omgaan en onbegrip. Maar met Business Intelligence is dit gewoonweg dodelijk voor het project.

Inderdaad:
- denk groot
- begin klein
- vier elk succes en kopieer dat succes op elke plek in de organisatie waar dat maar kan (organisatie-leer-effect).
- laat het zo organisch groeien
- leg investeringsbeslissingen bij de organisatie, NIET bij de ict-afdeling. Kosten en baten moeten voor afdelingen of units zijn, investeringen niet van het ict-budget afgaan (op wat groot ijzer en kabels na)

Deze visie biedt een weinig verfrissende kijk op BI. Misschien zou het goed zijn in eerste instantie te beseffen dat intelligentie uit de mensen komt en niet uit een systeem. De waarde van BI-systemen wordt vaak overschat. Het is goed te weten waar je staat, maar om te bepalen waar je heen wilt zul je creatief moeten worden en dat zit niet in systemen.

Je kunt beter starten met de vraag hoe je prestaties in organisaties/ketens wilt meten, beoordelen en belonen, vervolgens welke informatie behoefte daar bij hoort en als laatste wat voor systemen daarvoor nodig zijn. Te vaak gaat het in omgekeerde volgorde met als gevolg mislukte of teleurstellende implementaties.

Expert
Paul  Witteman

Paul Witteman
Senior Consultant Business Intelligence, Witteman Business Intelligence. Expert van voor het topic .
Hele profiel

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×