Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Bredere dienstverlening noodzakelijk

Marktontwikkelingen vragen om andere aanpak erp-implementatiepartner

 

Zowel de interne als de externe omgeving van organisaties zijn continu onderhevig aan veranderingen. Er worden steeds hogere eisen aan organisaties en het daarbijbehorende management gesteld. Dit heeft zijn invloed op de ontwikkeling van software voor bedrijfsinformatiesystemen.

De externe omgeving van organisaties is continu onderhevig aan veranderingen. Productie verplaatst zich naar lagelonenlanden, nieuwe markten ontstaan in het Verre Oosten, nieuwe regelgeving doet haar intrede (Sarbanes Oxley, Tabaksblatt et cetera) en ook technologie ontwikkelt zich snel. De externe omgeving wordt complexer en de eisen die gesteld worden aan organisaties hoger. Overigens niets nieuws en voor de meeste lezers al een tijd duidelijk. Hetzelfde geldt voor de interne omgeving: fusies en acquisities, een grotere geografische spreiding, de druk van aandeelhouders, de wens om snel veranderingen te kunnen doorvoeren in product of bedrijf en een grotere afhankelijkheid van informatietechnologie maken het leven van het huidige management er niet makkelijker op.

Deze veranderingen en de toegenomen complexiteit in de interne en externe omgeving van organisaties, maar ook de vraag van klanten naar flexibiliteit van de software zijn herkend door de meeste leveranciers van bedrijfsinformatiesystemen. Vanuit functioneel perspectief zien we de afgelopen jaren naast de traditionele enterprise resource planning (erp) software bijvoorbeeld een sterke opleving van specifieke software voor ‘supply chain management’ en ‘customer relationship management’. Ook is er op dit moment een toegenomen aandacht voor ‘product lifecycle management software’. Vanuit een meer technisch perspectief zien we onder andere de ontwikkeling van ‘internet enabled software’, schaalbare architecturen en faciliteiten om makkelijker te kunnen integreren met andere softwarecomponenten. Openheid en flexibiliteit zijn vooral nu belangrijke aspecten bij de aanschaf van software. Onmisbaar voor grotere organisaties is bijvoorbeeld het vermogen van erp-software om snel en flexibel nieuwe bedrijven te kunnen integreren en afgestoten onderdelen te desintegreren.


Erp business case

De softwareleveranciers blijken in te spelen op de toegenomen interne en externe complexiteit. Maar wat betekenen bovenstaande tendensen nu voor de organisaties zelf en wat betekenen zij voor de dienstverlenende adviesbureaus, de implementatiepartners? Deloitte constateert bij haar klanten de laatste tijd meer behoefte aan nog breder en meer diepgaand voorwerk, voordat zij overgaan tot aanschaf en implementatie van erp-software. De business case die altijd al vooraf ging aan een software-implementatie beperkt zich niet meer tot een analyse van de benodigde functionaliteit en kosten, maar richt zich meer dan voorheen op de beoogde voordelen. In de jaren negentig schaften veel bedrijven een erp-pakket aan. Men had nog geen geïntegreerd systeem, de noodzaak was vrij duidelijk en ook de concurrent kocht een dergelijk systeem. Men had dus in feite geen keuze. In een dergelijke situatie was het makkelijker om de aandeelhouder te overtuigen.

Klanten die anno 2006 moeten besluiten over softwareaankoop en implementatie, worstelen niet alleen met nieuwe, maar ook met meer vragen. De aandeelhouders, in de jaren negentig vaak geconfronteerd met de kosten en impact van de eerste generatie erp, willen nu eerst antwoord op vragen als: sluit deze stap wel 100 procent aan bij onze visie en bedrijfsstrategie? Wat is de invloed op andere bedrijfsonderdelen? Kunnen we de waarde die deze stap oplevert voor onze onderneming ook vooraf vaststellen?

Vanuit de bedrijven komen de volgende vragen: ondersteunt de software onze toekomstige ‘supply chain’ voldoende? Kunnen we belastingtechnische voordelen halen uit een slimme inrichting van het systeem? Voldoen we aan de nieuwste regelgeving? Zijn er mogelijkheden voor subsidie van erp-trainingskosten? Hoe voegen we een nieuwe acquisitie zo snel en goed mogelijk aan ons bestaande systeem toe? Kunnen we een of meerdere bedrijfsprocessen niet beter centraliseren (shared services) of helemaal uitbesteden (outsourcen)?

De it-afdeling vraagt zich af of een nieuwe software-implementatie wel zinvol is. Is het niet verstandiger om het bij een upgrade te houden, en wat betekent het voor het huidige maatwerk? Wat betekenen shared services concepten nu voor de it-infrastructuur? En wat bieden nieuwe ontwikkelingen als bijvoorbeeld service oriented architecture (soa) en grid computing nu als toegevoegde waarde? Kortom, vele vragen voordat een erp-implementatie van start gaat.


Eisen aan de adviseur

Wil je als adviesorganisatie deze verschillende vragen op de juiste manier kunnen adresseren dan zul je van meerdere markten thuis moeten zijn. Veel gerenommeerde adviesorganisaties die hun activiteiten uitsluitend op directieniveau uitvoeren, missen bij dit soort vraagstukken vaak de concrete aansluiting bij de it. Anderzijds kunnen de grote it-leveranciers die prima weten hoe ze de software en techniek moeten implementeren vaak geen goed antwoord geven op vragen uit het bedrijfsleven. Ook het identificeren van de daadwerkelijke toegevoegde waarde van een project voor de gehele onderneming vereist een bredere blik bij het maken van een erp business case.

Onze opvatting is dat de hedendaagse klant behoefte heeft aan ‘business consultancy with the ability to execute’. Naast ervaring met implementaties en een diepgaande functionele en technische kennis van de softwarepakketten, is kennis van het bedrijfsproces en het zich kunnen verplaatsen in de gedachtegang van het management, in toenemende mate noodzakelijk. Zowel vooraf, in de besluitvormingsfase, als tijdens de implementatie. De adviseur moet expertise hebben op relevante gebieden als ‘tax’, ‘supply chain management’, ‘outsourcing’ en ‘compliance’. Een voorbeeld: is de klant ermee geholpen als het erp-pakket na oplevering prima werkt op de werkvloer, maar dat een tweede project moet worden opgestart om aan de Sarbanes Oxley vereisten te voldoen?


Passende aanpak

De inzet van een passende aanpak helpt de verschillende vragen van de klant in kaart te brengen en te beantwoorden. Deloitte gebruikt hiervoor de enterprise value map (evm), die ‘waarde creatie’ voor de onderneming centraal zet. In een aantal initiële sessies brengen wij samen met de klant die aspecten binnen de onderneming in kaart, waar werkelijk waarde kan worden toegevoegd en die in lijn liggen met de bedrijfsdoelstellingen en strategie. Het resultaat van de evm kan uitstekend gebruikt worden om de huidige projectenportfolio te evalueren: is die erp-implementatie voor het betreffende bedrijfsonderdeel bijvoorbeeld wel zo verstandig?

Bij het ontwikkelen van een business case kan ook gebruik worden gemaakt van een instrument (value print) dat afdwingt om alle relevante aspecten binnen de onderneming mee te nemen: van ‘ongrijpbare’ interne politiek en cultuur tot concrete zaken als de aanschafkosten van hardware en infrastructuur. Als je er in slaagt de baten van een project te kwalificeren en waar mogelijk te kwantificeren, en hier ook garanties aan weet te koppelen, creëert dat veel draagvlak voor een erp-project.

Een recent voorbeeld

Ter illustratie een voorbeeld van een multinationale onderneming met meerdere dochterbedrijven waarvan een deel al voorzien is van een erp-systeem. Eén dochterbedrijf had te kennen gegeven een nieuw erp-pakket te willen aanschaffen van een andere leverancier. De onderneming vroeg zich af wat verstandig zou zijn: één vestiging implementeren of alle dochterbedrijven van een nieuw systeem voorzien? Welke software moest het worden? En wat waren de consequenties van deze keuze? Er was intern sprake van verschillende meningen en verschillende (goede) argumenten.

In workshops werd met een team eerst vastgesteld hoe het beste voor deze onderneming waarde gecreëerd kon worden. Dit werd bepaald door te kijken naar de ondernemingsstrategie en de bedrijfs- en marktkarakteristieken. De meest effectieve manier bleek het verbeteren van de marge (operating margin) en het efficiënter omgaan met de bedrijfsmiddelen (asset efficiency) te zijn. Daarna werd gekeken welke instrumenten hiervoor beschikbaar waren en van elk instrument werd het potentiële effect doorgerekend. Hierbij bleek dat de grootste voordelen te behalen waren door een verbetering van de interactie met de klant, het efficiënt gebruikmaken van shared services en het efficiënter beheren van machines en voorraad. Voordelen die in lijn liggen met het aandeelhoudersbelang en de ondernemingsstrategie.

Vervolgens werd in een business case het potentiële erp-project tegen al deze benoemde aspecten aangehouden. Het uitgangspunt hierbij was dat het alleen zinvol is het erp-pakket te implementeren, wanneer de implementatie waarde creëert op die aspecten. In deze exercities beperkten wij ons niet tot het dochterbedrijf, maar werd de gehele onderneming meegenomen. Shared services, supply chain management, governance/compliance en tax zijn immers concern brede onderwerpen.

Het resultaat van de business case kan zoals altijd worden opgedeeld in concrete en niet-concrete kosten en baten. Als niet-concrete baten waren bijvoorbeeld geïdentificeerd: “focus on customer requirements, corporate governance, internal best practice sharing en global design and data definition”.

Geïntegreerde projectaanpak

Uitgangspunten en doelstellingen geformuleerd in het voortraject moeten worden geverifieerd en vastgelegd tijdens de implementatie. Dat betekent dat de begeleidende adviesorganisatie moet beschikken over een geïntegreerde projectaanpak die dit mogelijk maakt. Deze projectaanpak bevat de gebruikelijke aandacht voor de processen, software en projectmanagement. Dit is inmiddels vaak een standaardbenadering voor de grote it-dienstverleners. Echter, in onze opvatting moet de aanpak tevens voldoende aangrijpingspunten bevatten voor verandermanagement, belastingen, compliance, beveiliging en procesbeheer (denk aan Sarbanes Oxley!). Daarnaast moet het mogelijk zijn de ‘waarde creatie’ van de in de business case vastgestelde aspecten, tijdens elke fase van het project te verifiëren.

Best practices en benchmarking

Om de cirkel van dienstverlening aan de klant verder rond te maken is het nuttig om alle industrie- en proceskennis binnen de (globale) adviesorganisatie te bundelen en beschikbaar te maken. Dit maakt het mogelijk tijdens de operationele fase van het informatiesysteem de uitgangspunten zoals gedefinieerd in de bedrijfsstrategie en in het voortraject van de implementatie te ‘benchmarken’ met de standaard binnen de industrie of bedrijfstak. Wanneer je als adviesorganisatie de ‘best practices’ en geschikte ‘benchmark tools’ in huis hebt kun je die aanwenden om samen met de klant de sterke en zwakke punten ten opzicht van de concurrentie in kaart te brengen. Deze bevindingen kunnen weer als basis dienen voor nieuwe projecten. Zo verword je van een gekozen implementatiepartner een lange termijn zakenpartner.

Tot slot

Zoals beschreven denken wij dat de toegenomen complexiteit in de omgeving van onze klanten meer van een software-implementatiepartner vraagt. We merken dat klanten op het gebied van software-implementaties meer en andere vragen hebben dan enkele jaren geleden. Om een project daadwerkelijk succesvol af te ronden moet breder en diepgaander voorwerk gedaan worden. Dit stelt eisen aan de adviseur. Een diepgaande kennis van het pakket en een uitgebreide implementatie-ervaring lijkt niet genoeg. Klanten vragen ons mee te denken op aangrenzende gebieden als bijvoorbeeld supply chain management, shared services concepten, tax optimalization en governance/compliance. Het bepalen van die aspecten binnen de onderneming waar een project waarde aan kan toevoegen wordt belangrijker. Het gebruik van de geschikte middelen en een geïntegreerde projectaanpak die de uitgangspunten uit de business case in elke fase checkt en vastlegt zijn onontbeerlijk voor een succesvolle erp-implementatie.

Ron Brouwer, Deloitte

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/1821444). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 
Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×