Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Help, SAP is ontploft!

 

Computable Expert

Carlo van Schijndel
Senior Learning Consultant, Ctac. Expert van Computable voor het topic ERP.

Voor een SAP-training ben ik op locatie bij een grote organisatie. Na het eerste stuk theorie gaat de groep cursisten enthousiast zelf aan de slag met oefeningen. Ik sta net bij iemand aan zijn bureau om nog eens te laten zien hoe hij zijn factuur moet boeken, als ik een harde klap hoor.

Zwarte rook stijgt op uit een van de computers. We proberen te blussen met alles wat er in de ruimte aanwezig is: koppen koffie, het water uit een bloemenvaas. Maar het is al te laat. Het SAP-systeem is ontploft en er is geen redden meer aan. De cursist die deze chaos veroorzaakt heeft, staat er bedremmeld bij. 'Ik heb een fout gemaakt.' Dan schrik ik wakker. Waar ik in mijn trainingen tegenaan loop, houdt me blijkbaar zelfs ’s nachts bezig.

Al jaren begin ik mijn SAP-trainingen op dezelfde manier. Ik geef cursisten mee dat fouten maken niet erg is. Sterker nog, dat is juist goed. Ervaring heeft uitgewezen dat je de leerstof beter onthoudt als je er een keer een fout mee hebt gemaakt. Ga maar na - die keer dat je in Spanje na je Spaanse lessen trots een cara wilde huren en de autoverhuurder in lachen uitbarstte. Toen je in het Wat-en-Hoe-boekje nakeek wat er nu dan toch mis gegaan was en ontdekte dat je vroeg om een hoofd (cara) te huren in plaats van een coche of gewoon auto, wist je: dit vergeet ik nooit meer.

Herstelbaar

Toch blijven cursisten bang om fouten te maken, valt me op. Zelfs ondanks mijn geruststellende woorden dat fouten maken goed is - wat heet: ik merk dat het bijna een aanmoediging wordt. 'Maak alsjeblieft een paar fouten. Durf. Klik eens op andere knoppen.' Is het perfectionisme? Schamen ze zich als ze alles niet in één keer goed doen? Zou kunnen. Zelf zie ik tijdens de trainingen nog twee andere mogelijke oorzaken. 

Ten eerste houden veel cursisten vast aan hun idee dat er maar één manier is om een bepaalde handeling in SAP uit te voeren. Dan maak ik altijd een vergelijking met Microsoft Word. Als je bijvoorbeeld een tekst wil onderstrepen, zijn daar ook verschillende mogelijkheden voor. Control + U, bij Start op de onderstreepte U klikken, of de optie selecteren via Lettertype. En ga zo maar door.

Dan de tweede oorzaak, en die komt het meest voor. Cursisten zijn vaak bang op een verkeerde knop te drukken,  daarmee het SAP-systeem om zeep te helpen en onherstelbare schade aan te richten. Maar dat is natuurlijk onzin. Fouten zijn - en ook hier geldt weer: net als in Word - best recht te zetten. Alle cursisten die ik ooit een training heb gegeven zouden samen SAP niet kunnen laten ontploffen.

Verkeerd voorgelicht

Voorzichtigheid alom tijdens zo’n training, dus. Terwijl het zo leerzaam is om fouten te maken. En juist in de beschermde leeromgeving is dat goed, omdat er dan altijd nog een trainer is, die te hulp kan schieten. Ik speel met de gedachte om ze dan maar bewust een fout te laten maken door het lesmateriaal aan te passen. Een verkeerde beschrijving van een handeling in SAP, een onduidelijke uitleg, een verkeerd menupad. Dan móet het haast wel verkeerd gaan. Maar is dat moreel wel aanvaardbaar? Zou een taalleraar zijn studenten onjuiste woorden aanleren? Of een rijinstructeur het gas- en rempedaal verwisselen? 

Ik kijk op de wekker. Het is 5.07 uur. Over iets minder dan vier uur begint een nieuwe SAP-training. Ik zal de groep straks over mijn droom vertellen. Hopelijk zet het deze cursisten aan om iets van hun voorzichtigheid overboord te gooien.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/5155521). © Jaarbeurs IT Media.

7,2


Lees meer over


Partnerinformatie
 

Reacties

Carlo, leuk artikel en met je eens dat je van fouten of zaken die misgaan het meeste leert. Ik vind het wel een goed idee om het cursusmateriaal vol te stoppen met onvolkomenheden en fouten, dat is zeker leerzaam. Al loop je wel de kwaaie kans dat jij het op je bordje krijgt.

Ik heb ook regelmatig SAP-trainingen gegeven en gemaakt. Opdrachten die de cursisten op het foute been zette, om ze vervolgens te laten zien hoe het kwam en om het op te lossen, leverde (mits gecontroleerd en gedoseerd) veel op. Niet alleen omdat die aanpak zorgde voor een betere feeling met het systeem, zij minder bang waren om fouten te maken en wisten hoe het opgelost kon worden, maar vooral ook doordat zij daardoor het nieuwe/veranderde systeem intensiever gingen testen/uitproberen.
Maar misschien is nog het meest belangrijke, dat het aantal 'gaps' tussen design en feitelijk gebruik aanzienlijk werd gereduceerd. De grotere acceptatie is dan een bonus!

Haal SAP weg uit het artikel en het is geen advertorial meer maar een artikel dat voor elk systeem van toepassing is.

Gebruikers zijn bang dat het systeem iets geks doet of fout doet omdat ze niet weten wat er gebeurd nadat ze op een knop hebben geklikt.

Het enige dat je kunt doen is de user interface zo duidelijk te maken dat ze precies weten wat er gebeurd. Dus geen onduidelijke knoppen of gekke linkjes maar meer helpteksten, duidelijkere specifieke knoppen etc etc.

Wat interessant is, is om te achterhalen waar de angst vandaan komt dat ze iets fout doen.

Neem bijvoorbeeld een auto (automaat); daarin heb je 2 pedalen: gas en rem. Druk je daar de verkeerde pedaal op het verkeerde moment richt je heel wat schade aan. Maar, omdat we goed weten wat er gebeurt als je op één van beide pedalen drukt, kunnen we dit makkelijk leren en de effecten plaatsen in het groter geheel, waardoor de angst afneemt.

Bij veel grote en complexe ICT producten ziet men niet wat er achter de knoppen schuilgaat. Acties die voor de SAP gebruiker slechts één druk op de knop zijn, kunnen onbedoeld een heel logistiek proces in werking zetten.

Gebruikers horen soms verhalen over corrupte databases, zoekgeraakte orders etc. Ook dit zijn "drivers" voor angst, omdat ze niet weten wat oorzaak en gevolg is van hun acties, en niet weten in hoeverre de tools robuust zijn en/of vangnetten bevatten.

Dit los je niet op met duidelijkere user interfaces / helpteksten etc. maar volgens mij met een stukje bewustwording door dit soort angstfactoren onderdeel te maken van de training.

Angst kan voortkomen uit onbekendheid, of geen overzicht hebben. Maar zeker ook uit het niet weten welke gevolgen er zijn. Ik ben het eens met @PaVaKe dat het een onderdeel moet zijn van je trainingen. Neem het maken en herstellen van veel voorkomende fouten mee in de trainingen. In feite ga je dan trainen volgens de CRUD-matrix. (Create, Retrieve, Update en Delete).

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×