Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het redactionele gedachtegoed van de redactie.

Waarom ERP-gebruikers geen bakkers zijn

Zondag bakdag. Elke week zap ik naar ‘Heel Holland bakt’ voor spanning en sensatie in de keuken. Vast onderdeel van het programma: de technische opdracht. Op basis van slechts een paar aanwijzingen moeten de amateurbakkers bijvoorbeeld een kokoskrans of bokkenpootjes maken. De ultieme kans om te laten zien wat ze in huis hebben als het aankomt op inzicht en kennis.

Het resultaat hiervan lijkt in eerste instantie bij iedereen gelijk. Maar als je ruikt, voelt en proeft, ervaar je dat ieders taarten, cakes en koekjes net even anders zijn. Misschien iets zoeter, krokanter, of juist smeuïger. In mijn dagelijks werk als trainer van erp-cursussen zie ik vaak dat bedrijven een soortgelijke aanpak hanteren. Medewerkers die met (een nieuwe versie van) een erp-pakket moeten gaan werken, krijgen een A4’tje met een paar aanwijzingen - meestal incompleet en verouderd. Maar erp-gebruikers zijn geen bakkers. Zij hebben wel een stap-voor-stapuitleg nodig.

Stoffige instructies

Bij bedrijfskritische applicaties als een erp-pakket is het essentieel dat iedereen op dezelfde manier te werk gaat. Het doel is immers dat steeds hetzelfde resultaat wordt bereikt: de goedkeuring van een factuur, de vrijgave van een levering - om maar een paar voorbeelden te noemen. En dan is het natuurlijk wel zaak dat je je trainingsmateriaal op orde hebt.

Nog altijd grijpen medewerkers naar de cursusmap die ze ooit kregen bij de applicatietraining en inmiddels op een stoffige plank beland is, maar die nog wel steeds als de waarheid wordt beschouwd. Ondertussen zijn er veranderingen doorgevoerd in de applicatie, bijvoorbeeld als gevolg van gewijzigde belastingregels of nieuwe procedures. En niemand heeft zich bekommerd om het bijwerken van de cursusmap.

Vijf richtlijnen

Hoe goed instructiemateriaal er dan wel uit moet zien? Als je het mij vraagt, moet het voldoen aan de volgende richtlijnen.

  • Digitaal. Dit punt behoeft eigenlijk geen uitleg. Wie loopt er tegenwoordig nog naar een kast met boeken als hij een antwoord op zijn vraag zoekt?
  • Hulp op het moment dat je het nodig hebt. Ik zie een verschuiving van klassikaal leren naar individuele ondersteuning op het moment dat iemand dat nodig heeft - ook wel: learning in the moment of need. De digitale ontwikkelingen van nu maken het mogelijk om hulp te bieden rechtstreeks vanuit de applicatie, dus zonder dat de medewerker eerst moet inloggen op een portal of andere elektronische omgeving. Op deze (betaalbare!) manier is het ook mogelijk één versie van de waarheid te hebben en het materiaal up-to-date te houden. Bovendien is zo’n instructie dan altijd voor iedereen beschikbaar - op welke locatie en vanaf welk device dan ook.
  • Duidelijk, kort en krachtig. Een medewerker moet binnen een paar tellen of enkele muisklikken kunnen vinden wat hij zoekt. Neemt dat in jouw instructiemateriaal te veel tijd of moeite in beslag? Dan voldoet het niet aan de moderne eisen.
  • Up-to-date. De proceseigenaar moet ervoor zorgen dat de materialen up-to-date zijn. Aangepast naar de laatse veranderingen in het proces en bijgewerkt met de laatste wetswijzigingen.
  • Stap-voor-stapinstructie. Neem de medewerker stap voor stap en veld voor veld mee door de instructie. Zo blijft er voor hem niets te raden over. Stel dat dat laatste veld op het eerste scherm net veranderd is, dan weet de medewerker dat ook en hoeft hij niets naar eigen inzicht in te vullen.

Geen competitie

Toegegeven: hier komt weinig creativiteit bij kijken. Ik zie Robèrt van Beckhoven dan ook geen ‘Heel Holland leert erp’ jureren. Maar de kennis en het inzicht van de erp-gebruiker hóeft ook niet op de proef gesteld te worden. Want door de medewerker alle mogelijke handvatten te bieden en hem aan de hand mee te nemen, is in ieder geval steeds hetzelfde eindresultaat gegarandeerd. En dat is wel zo verstandig bij een bedrijfskritische applicatie. Hoeft er tenminste ook niet elke week iemand naar huis gestuurd te worden door een jury.

Hoe ziet het instructiemateriaal voor (nieuwe) applicaties er in jouw organisatie uit? Zijn er nog andere eisen die binnen jouw bedrijf aan de instructies gesteld worden? Ik lees je ervaringen graag in een reactie hieronder.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/5630682). © Jaarbeurs IT Media.
?

 

Reacties

Een leuke vergelijking, die echter wel een beetje mank gaat.

Als je als consument bij een bakker iedere week een taart koopt, en deze smaakt iedere keer anders, dan ga je ook een vraagteken zetten bij de bakkunsten van deze goede man (of vrouw).

Wel laat het artikel zien waarom sommige pakketten (zoal ERP) proces gedreven zijn: om continuïteit te waarborgen.

Waarom smaakt de hamburger bij McDonalds overal hetzelfde? Niet omdat er zo'n goede koks in de keuken staan, maar omdat ze overal volges hetzelfde proces bereid worden.

@Pa Va Ke,
Dan ben je nog nooit bij de Mc Donald in Doetinchem, Joure, Maastricht, Amsterdam, Utrecht, Arnhem, Groningen, en/of de Burger King geweest...
Wel degelijk veel verschil.
Derhalve is ERP niet te vergelijken met eten/smaak.
ERP: moeten we het maken/bouwen of niet?
Weet u wat u wilt hebben?
Wanneer moeten we (u) productief zijn?
O, u heeft er geen verstand van, wiens probleem is dat?
Laat ons u problemen maar oplossen.
Kortom ERP is vrij simpel, als je het begrijpelijk houdt.

Bedankt voor jullie reacties.

Waarom smaakt een hamburger bij McDonalds (in Nederland) overal hetzelfde? Dat komt o.a. omdat de ingrediënten en het recept overal hetzelfde zijn. En alle medewerkers dit recept stap voor stap volgen, is het eindresultaat ook gelijk. Bij ERP is het net zo. De ingrediënten (stamgegevens, systeeminrichting, etc.) zijn voor iedereen gelijk. En als iedereen de noodzakelijke handelingen op dezelfde manier uitvoert, dan zou het eindresultaat dus ook hetzelfde moeten zijn.

De stelling dat ERP vrij simpel is, als je maar begrijpelijk houdt vindt ik nogal gewaagd. De doelstelling kan wel altijd zijn om het zo eenvoudig mogelijk te houden, maar ik denk niet dat dat in alle gevallen ook echt lukt. En dan is het prettig als je als organisatie duidelijk instructiemateriaal hebt om op terug te kunnen vallen

Computable Expert
Carlo van Schijndel

Carlo van Schijndel
Senior Learning Consultant, Ctac. Expert van Computable voor het topic ERP.
Hele profiel

Lees meer over:
Vacatures ERP

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×