Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Business case, wat is dat?

 

Computable Expert

drs. Leendert Hinds
Project Manager, Tata Steel. Expert van Computable voor de topics Management, Infrastructuur en ICT-branche.

In mijn loopbaan heb ik een aantal projecten mogen uitvoeren. Het begint meestal met een PID (project initiation document), een document dat lijkt op een business case, waarin de opdracht, baten en lasten, fasering, projectorganisatie, etc. beschreven wordt. Nadat mij gevraagd werd een artikeltje over business cases te schrijven begon ik, om een beetje gestructureerd en met kennis van zaken voor de dag te komen, het internet af te struinen en een aantal boeken over business case te lezen. Ik ontdekte echter dat ik onmogelijk iets nieuws over business cases kon schrijven aangezien er al zoveel over geschreven was. Een simpele en heldere uiteenzetting over business case kwam ik echter niet veel tegen, wel veel verwarring en verwisselingen van de begrippen business case, business plan en project. Tijd voor een poging tot verduidelijking, waarbij ik hoop dat je aan het einde van dit artikeltje niet met meer vragen dan antwoorden opgescheept blijf zitten. Gezien de veelheid aan artikelen hierover pretendeer ik hierin zeker niet uniek te zijn.

Een business case is een projectmanagementterm waarin de zakelijke afweging om een project te initiëren beschreven wordt. Een business case hoort een verhaal te vertellen, hoort een pleidooi te houden voor een project en is tevens een document waarmee men zijn ideeën probeert te verkopen. Het is een middel waarmee de projecteigenaar zijn zaak bepleit, waarin duidelijk wordt gemaakt wat het team gaat leveren in ruil voor de tijd, het geld en de middelen die in een project geïnvesteerd moeten worden.

Een business case is een strategisch document. Een business case dient om een investeringsbeslissing te onderbouwen. De kern ervan is een kosten- en batenanalyse. Een business plan echter werkt op een systematische manier een plan uit om bepaalde bedrijfsdoelen te realiseren. Projecten gaan over het ten uitvoer brengen van de bedrijfsstrategie. Een business case dient een duidelijke link te hebben met de bedrijfsstrategie.

Het bestaansrecht van een business case is dat bedrijfsmiddelen worden ingezet ter verbetering van een organisatie of onderneming. Een voorbeeld hiervan is een klein project bij mijn huidige klant. Er wordt momenteel een nieuwe applicatie gebouw voor het scannen van rollen staal. De oude applicatie scant niet alle rollen, zodat er wat rollen zoek raken. De business case is hier het verbeteren van het administratief afhandelen van rollen, dat leidt tot minder verlies voor mijn klant en een verbeterde klanttevredenheid bij de klanten van mijn klant.

Business cases variëren van veelomvattend en zeer gestructureerd, tot informeel en bondig, zoals in het voorbeeld hierboven. Additionele informatie in een business case kan zijn de achtergrond van een project, de verwachte voordelen voor de organisatie, de mogelijke opties die te overwegen zijn, de verwachte kosten van een project en de verwachte risico's. Niets doen moet ook als optie worden onderzocht, inclusief de kosten en risico's van inactiviteit. De rechtvaardiging van een project zal namelijk worden afgeleid van al deze informatie.

Een business case garandeert dat de belangrijkste eisen in een project gedocumenteerd zijn, dat er voldoende informatie beschikbaar is om eerlijk verschillende voorstellen te evalueren en dat zowel de winst als de risico's helder zijn. Tevens garandeert een business case dat een project gefinancierd wordt en de toewijding heeft van een manager met de capaciteiten en bevoegdheid om de voordelen van een project waar te maken, dat de uitvoerder instemt dat een project technisch uitvoerbaar is en dat de oplevering van het eindresultaat en de voordelen traceerbaar en meetbaar zijn.

Een business case is geen statisch document. Gedurende de gehele levensduur van een project moet de business case actueel en valide gehouden worden. De actualisering dient ervoor om te zorgen dat de zakelijke rechtvaardiging van een project nog steeds valide is en dat een project een oplossing zal aandragen die nuttig is voor de onderneming. Het resultaat van een herziening kan het einde of wijziging van een project betekenen als een herziening aantoont dat de bedrijfsvoering wijzigt. Dit zal de betrokkenen in een project wakker houden en de zaken in een groter perspectief doen beschouwen.

Beste business case van 2009

Computable Business Cases 2010

De redactie van Computable zoekt naar de beste business case van het jaar 2009. Een vakkundige jury buigt zich over voorgedragen cases en kiest de uiteindelijke winnaar.

Via een invulformulier kunnen bedrijven hun business case bij Computable aandragen. Uiteraard zijn business cases van afgeronde projecten welkom, maar ook de business cases van nog lopende of nog te starten projecten zijn welkom. Zolang de business case of het project maar linkt aan het jaar 2009.

Het aanmelden van business cases kan tot en met 20 januari 2010. In april 2010 worden de beste business cases van 2009 bekendgemaakt, mede in de jaargids Computable Business Cases 2010.

Meld nu jouw business case aan!

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/3145472). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 

Reacties

De vraag blijft: Is er een business case voor de implementatie van W7? Of kunnen we beter nog vijf jaar op XP doordraaien en dan kijken of W9 wel toegevoegde waarde biedt?

@Nick, ik denk niet dat dit artikel beschrijft wat je daarin zou moeten doen, het beschrijft wel waar de busines case aan zou moeten voldoen, misschien kan je daar wel wat mee. En dan kan je een gefundeerd besluit nemen om wel of niet te investeren.

Deze poging tot verduidelijking is aardig geslaagd. Het is goed om op te merken dat Prince2 wel refereert aan het begrip business case maar het niet definieert. Daardoor en door de vele raakvlakken bestaat er veel verwarring tussen PID en business case. Mijns inziens zijn een PID en een gedetailleerde business case bijna identiek. Een PID bevat additionele informatie over de wijze waarop het project bestuurd gaat worden (kwaliteit, risico's, control etc.)

Een business case dient de economische waarde van een investeringsvoorstel organisatiebreed zichtbaar te maken. Het is verstandig daarbij te kijken naar een mogelijke range van uitkomsten, aangezien er altijd sprake is van onzekerheid in de aannames. Draagvlak van de stakeholders is daarom essentieel. Het proces van het voorbereiden van besluiten is veel belangrijker dan het moment waarop een besluit tot uitvoering genomen wordt. Een correctie: een business case garandeert geen financiering. Als er waarde wordt gecreeerd voor de organisatie en er is geld om de business case te financieren dan zal over het algemeen het besluit genomen worden tot uitvoering over te gaan.

@Leendert: Helder en bondig verhaal. Het is ook een goed antwoord op sommige reacties op de vele IPv6-artikelen die de laatste tijd verschijnen. Daarbij wordt vaak het gebrek aan business case voor IPv6 gesuggereerd. Je opmerking "Niets doen moet ook als optie worden onderzocht, inclusief de kosten en risico's van inactiviteit." zou een goede bijdrage aan deze IPv6-discussie kunnen zijn.

Wat Prince2 opheldering (afgezien van een groot aantal waarheden die hierboven vermeld staan):
Een PID is geen document; het is de documentatie die (in verschillende vormen) de diverse betrokken uitlegt waar het project over gaat. De PID (Project Initiation Documentation) beantwoordt o.a. de vragen: waarom, wat, hoe, wie.

Tot de huidige versie van Prince2 stond de afkorting PID onterecht voor de verwarrende term Project Initiation DOCUMENT, dit is in 2009 vervangen door Priject Initiation DOCUMENTATION.

De Business Case beschrijft het waarom en maakt daarmee deel uit van de PID. Ook het projectplan maakt deel uit van de PID naast diverse andere documenten.

Inderdaad is de BC in essentie een kosten/baten analyse waarbij ook risico een rol speelt. Maar dit zal in de praktijk niet werken. Niet alleen de hersenen moeten overtuigd worden; ook het hart. Dus de BC zal ook op de emotie moeten inspelen.

Tenslotte: het is inderdaad een levend document; Prince2 2009 heeft het terecht over "Continous Justification".

@Edward
Prince2 refereert wel aan maar definieert geen BC?
Kijk in Appendix A van de manual. Een BC is een van de gedefinieerde Management Products.
In de 2002 en 2005 versies is de business case een van de acht componenten. In de 2009 een van de zeven thema's. Hoeveel meer wil je?

Een BC is er eerder dan een project. De inhoud van het document geeft zoals deels al is omschreven bedrijfsproblemen aan, wat dit kost en wat de maximale investering mag zijn om de problemen op te lossen. Daarnaast geeft het tevens een begrenzing aan die voor projectmanagemend nodig is. Een goed business plan zal verder uitgewerkt worden en dan komen zaken als risico's, betrokkenen, commitment etc. aan de orde. Als alles accoord is bevonden en er wordt een go gegeven voor het project dan is het in mijn ogen gevaarlijk, vanuit beheersbaarheid, om het als een levend document te zien. Beter is het meer te investeren in de voorbereiding.

@Nico
Het materiaal wat ik destijds heb gezien zat het niet in. In het Managing Successful Programmes-boek dat ik wel heb wordt de business case ook behandeld. Maar er zitten omissies in en het is ook onvoldoende duidelijk hoe je er een maakt.

@Ben
De bedoeling is dat je waarde creeert met je project. Als de praktijk anders uitpakt dan je had aangenomen, dan moet je daar met elkaar over spreken en de impact op de business case beoordelen en deze zo nodig aanpassen. Anders is de kans groot dat je geld aan het uitgeven bent waar je uiteindelijk weinig plezier van hebt.

@Edward
Wat je benoemt dient vooraf bekend te zijn. Het project moet zo stabiel als mogelijk zijn. De taak van de projectmanager is dan in de juiste context zorgen dat de medewerkers probleemloos door kunnen werken. Op die manier zorg je er voor dat een project op tijd en binnen kosten wordt uitgevoerd.

@Ben
Jij hebt helemaal gelijk als jij beweert dat een project stabiel moet zijn en op tijd en binnen kosten uitgevoerd moet worden. Tevens heb jij ook gelijk met het feit dat veel gegevens vooraf bekend moeten zijn. In dit artikel heb ik het niet over een project, maar over het begrip business case. Een business case dient om een investeringsbeslissing te onderbouwen en de kern ervan is een kosten- en batenanalyse.
De Investeringsbeslissing worden op een bepaald moment genomen op basis van de op dat moment geldende marktsituatie, rekening houdende met toekomstige marktsituatie. Als door wat voor oorzaak dan ook de marktsituatie drastisch wijzigt, is het onverstandig om hiermee geen rekening te houden.
De investeringsbeslissing zal heroverwogen moeten worden, aangezien door de gewijzigde marktsituatie de kosten en batenanalyse mogelijk een minder positief of zelfs een negatief resultaat tot gevolg kan hebben. Een onderneming dat dan doorgaat met een project dat wel binnen tijd en budget opgeleverd wordt, kan ineens
tot de conclusie komen dat het opgeleverde product in deze gewijzigde marktsituatie geen positieve bijdrage meer zal leveren aan de onderneming. Actualisering van de business case kan een onderneming voor veel narigheid behoeden, dus wederom weer geld opleveren.
Tijdig stoppen met een project kan op dat moment een valide en wijze actie zijn.

@Leendert
Volledig mee eens, echter als een dergelijk senario nodig is en het was niet bekend voor de start van een project, dan is er meer aan de hand en zal het management elk lopend project heroverwegen.

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×