Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Het Amsterdamse ICT-drama

Computable Expert

mr. Michaël van Leeuwen
, . Expert van Computable voor de topics Management, Internet en ICT-branche.

De problemen bij de ict-trajecten van de gemeente Amsterdam beginnen 'Noord/Zuidlijn-proporties' aan te nemen, zo kopte Nu.nl onlangs en berichtte ook het Parool. Een totale chaos, waarbij de gemeente niet kan garanderen dat er bijvoorbeeld geen gevoelige gegevens op straat komen te liggen.

De Amsterdamse Verkeer, Vervoer en ICT-wethouder Eric Wiebes heeft de gemeenteraad ingelicht over de uit de hand lopende ict-problemen: de eerste stap richting het lange traject van verbetering. Het zou de komende vier jaar alleen al honderd miljoen euro gaan kosten om de wildgroei aan applicaties terug te dringen. Een wildgroei aan applicaties, omdat er ongeveer 15.000 verschillende programma's gebruikt zouden worden binnen de gemeente Amsterdam. Dat is bijna één applicatie per ambtenaar. En dan heb ik de ingehuurde 'ambtenaren' nog niet meegerekend.

Aan dat indrukwekkende aantal is volgens mij flink bijgedragen door de eigen wereld waarin de zeven (tot mei 2010 veertien) stadsdelen tot voor kort leefden. Applicaties werden niet centraal ingekocht voor de gehele stad, zodat het ene stadsdeel met vergunningenapplicatie van leverancier X kon werken, terwijl het andere stadsdeel met leverancier Y in zee ging of misschien wel zelf een applicatie ging bouwen. Daarmee was er van een gezamelijk inkoopvoordeel ('software voor zeven stadsdelen voor de prijs van zes') al geen sprake. Bij het zelf ontwikkelen van applicaties is er bovendien het risico dat het wiel telkens opnieuw wordt uitgevonden. In een tijd van bezuinigingen lijkt hergebruik van kennis en software passender.

ICT~Office hamerde deze week op het belang van het uitbesteden van ict door de overheid aan het bedrijfsleven. Niet dat er dan geen projecten mislukken of veel duurder uitpakken dan begroot, want ook daar zijn helaas voorbeelden genoeg van. Wel opvallend is dat de gemeente aangeeft dat de uitbetaling van uitkeringen geen gevaar loopt, 'want de uitbetalingen van de uitkeringen gebeurt helemaal buiten het gemeentelijke ict-systeem om'.

Hoort het mislukken van ongeveer 20 procent van de ict-projecten binnen de overheid bij het traject van vernieuwing en kennisvergaring of is er structureel iets mis met het projectmanagement?

x

Om te kunnen beoordelen moet u ingelogd zijn:

Dit artikel delen:

Reacties

Michaël van Leeuwen, in uw interessante artikel eindigt u met “is er structureel iets mis met het projectmanagement“. Wat u schets heeft, denk ik, weinig met projectmanagement te maken, zelfs niet met heel slecht projectmanagement. Maar dat heeft u eigenlijk ook al aangegeven. Het is vooral slechte lokale politiek, slecht ICT-beleid, slecht facilitair management en een onwenselijke bestuurscultuur.

Hoe heeft dit zover kunnen gekomen? Ik veronderstel dat het primair door de slecht functionerende stadsdeelraden komt. De Amsterdamse politiek stond te ver van de mensen, dus kreeg je deelraden. Maar die werden geleid door mensen uit dezelfde partijcultuur, ze maakten ook dezelfde soorten fouten als die van de gemeente.

De stadsdelen wilden de uitdagingen te lijf met zoveel mogelijk zelfstandigheid, want wat centraal gebeurde was fout. Dus gingen ze de samenwerking met de centrale diensten saboteren en hun diensten afwijzen. De centrale dienstverlening ging vervolgens ook slechter aansluiten bij de locale behoeften. Daardoor mochten de stadsdelen steeds meer zelf gaan doen onder het moto van alles dicht bij de basis beslissen.

Elk stadsdeel probeerde het liefst zelf het wiel uit te vinden, ook al had elke deelgemeente precies de zelfde wettelijke taken richting de burgers en bedrijven. Er ontstond een cultuur van zo weinig mogelijk gezamenlijk ontwikkelen van kennis, geen onderling delen van kennis, dus ook niet gezamenlijk een applicatie kopen/ontwikkelen en beheren. Dat betekent dus geen uitbestedingen van ICT op VNG niveau, ook niet op grote steden niveau en zelfs niet op Amsterdams niveau. Het gevolg; hogere kosten en een gemiddelde van één applicatie per ambtenaar.
Als veel applicaties slechts door weinig ambtenaren worden gebruikt, dan betekent dit dat veel informatie met weinigen wordt gedeeld. En dat is slecht voor het functioneren van een organisatie.

Er zijn zeker in Amsterdam in heel goed opgezette ICT-projecten uitgevoerd (recent nog Open Source werkplek en stadsarchivering). Daarbij werd samengewerkt met andere gemeenten. Business cases zijn openbaar.
Helaas zijn die paradepaardjes zeldzaam en worden de resultaten niet of onvoldoende benut. Men gaat vrolijk door met het afzetten tegen de buitenwereld, tegen de mogelijkheden van nieuwe samenwerking binnen en buiten de gemeente en vooral tegen de opbouwend bedoelde kritiek van externen. (Dus ook tegen die van dit artikel). Dat doet men soms met veel venijn, zoals in het door u aangehaalde bericht van de gemeente over de uitbetaling van uitkeringen.

Niet elke ICT-er van de gemeente Amsterdam wil dat, maar ze zien zich vaak niet gesteund door het management. Er is daarom veel personeelsverloop onder ICT-ers, vooral bij uitvoerend eigen personeel.

Deze en andere problemen worden intern al jaren erkend, maar niet de oorzaken. Er heerst een cultuur van navelstaren en van de doofpot. Probeer in een dergelijke omgeving maar eens de kosten en baten van de automatisering te berekenen. McKinsey wist het ook niet te berekenen. De jaarlijkse kosten zijn volgens hen ergens rond de 70 tot 150 miljoen euro. Dat is een enorme foutmarge.

Op CIO niveau werkt men wel aan verbeteringen, maar op decentraal niveau is nog weinig bereikt. De CIO weet nog niet hoe het reguliere decentrale beleid en de praktijk te veranderen bij de huidige politieke situatie (gedomineerd door één partij). Het gevolg, de baasjes van de decentrale toko’s gaan rustig door met het leveren van minder kwaliteit voor meer geld. De organisatiegraad van de ICT is intussen van fase 4-5 van Nolan naar fase 1-2 gedaald. Naast de uitgaven steeg nog alleen het ambitieniveau. Maar dat is - hoe kan het ook anders - Amsterdamse bluf.

Ik vrees dat de Amsterdamse CIO en wethouders voor ICT en Financiën vrijwel de enige managers/bestuurders zijn die een artikel als deze op haar waarde willen schatten. En die mogen opboksen tegen de verantwoordelijken voor twee decennia van wanbeleid, die tot aan de Vut zullen vasthouden aan hun fouten. En als ze al iets moeten toegeven dan kom je niet verder dan uitspraken als “Met de kennis van vandaag hadden we het waarschijnlijk anders gedaan”.

Michaël van Leeuwen, ik ben geen jurist, maar kunnen de verantwoordelijken voor deze ellende niet juridisch aansprakelijk gesteld worden? Zouden niet gewoon wat mensen ontslagen moeten worden als ze jarenlang structureel twee keer te veel geld hebben uitgegeven? Dan kunnen zijn plaatsmaken voor mensen die in ieder geval proberen hun werk beter te doen.
Dan denk ik overigens niet aan ICT~Office. De 8-13 miljard aan ICT besparingen die ze zeggen te kunnen leveren, die komen er niet. Haar belangrijkste leden waren betrokken bij de grootste mislukkingen. Denk aan C2000, de GBA missers, et cetera.

Van een grote afstand kijkend, moest ik denken aan wat Wintzen in zijn boek Eckart's Notes over BSO stelde: decentralisatie is geweldig maar kan niet werken zonder krachtige van bovenaf opgelegde standaarden.

@Redactie: kunnen we het invoerveld voor reacties niet maximaliseren tot 1000 karakters...? Of een mogelijkheid tot attachment toevoegen? (hint John)

Bart, met zo'n opmerking kunnen we niks. Het is kort maar niet erg krachtig.

Kan je niet gewoon aangeven waar je het wel of juist niet mee eens bent (artikel of reacties) en indien gewenst aanvullingen en oplossingen leveren.

"het mislukken van ongeveer 20 procent van de ict-projecten". Goh, over welke overheid heb je het hier? De rekenkamer kwam voor de nederlandse overheid tot hele andere cijfers.

peter, een goede vraag. Ik weet niet welke definities van projecten en van overheid door Michaël van Leeuwen zijn gebruikt. De één praat over een project als een product voortvloeit uit projectmatig werken. Een ander zegt dat er pas sprake van een project kan zijn als er een business case is gemaakt, een aparte projectorganisatie is opgezet, et cetera.

Bij diverse onderzoeken worden percentages genoemd. Zo zou circa 20-30% van de ICT-projecten geheel geslaagd zijn. Verder zou 10 - 25% van de projecten totaal mislukt zijn en geen bruikbare producten opleveren/vroegtijdig stopgezet zijn. Bij de overheid zou 20% geheel mislukken (ze zouden minder last moeten hebben van wisselende omstandigheden).

Als het kabinet Rutten, Verhagen, 'Wilders' doorgaat, dan zullen de deelraden binnen vier jaar verdwijnen en zullen helaas enkele honderden ICT-banen verdwijnen. En dan zal de ICT voor Amsterdam en Rotterdam vanzelf een stuk goedkoper worden. Elk nadeel heb z'n voordeel.

Ter aanvulling, het stuk over de deelgemeenteraden staat op pagina 5 van het conceptregeerakkoord, o.a. te vinden via www.kabinetsformatie2010.nl/dsc?c=getobject&s=obj&objectid=127446.

@Redactie,
Jammer te horen over de nieuwe plannen mbt tot reageren. Ik verschuil mij nooit, dat is voor jullie eenvoudig te controleren, maar verplicht registreren is voor mij de reden waarom ik bij sommige andere sites ben afgehaakt.

Overigens hoop ik wel dat jullie ook eens eindelijk wat aan de haperende server doen. In de avonduren ligt de Computable website volledig op zijn gat waneer er een reactie gepost wordt.

Mijn verontschuldigen aan de heer van Leeuwen voor deze off topic-reactie.

@peter: Cijfers over ICT-projecten binnen de overheid waarbij de doelstellingen niet gehaald zijn blijken niet eenvoudig te geven. Dit blijkt ook uit de hier door John van Voren genoemde schattingen die ruime marges kennen. De Rekenkamer geeft zelf ook het volgende aan:

"Wij hebben in 2008 geprobeerd om een indicatie te geven van vermijdbare kosten en vertragingen. De hiervoor vereiste informatie over tijd, omvang, beschikbare mensen en kosten was slechts beperkt aanwezig in de administratie van de onderzochte projecten. Bovendien was de informatie niet altijd betrouwbaar. Hierdoor konden wij cijfermatig niet de vermijdbare kosten en vermijdbare vertragingen schetsen." Zie http://www.rekenkamer.nl/Actueel/Dossiers/I/ICT/Hoe_staat_het_ervoor

@John van Voren: De uiteindelijke verantwoordelijkheid ligt bij de minister. Als wethouders, CIO's of IT-managers zelf niet hun verantwoordelijkheid nemen zal die van boven af opgelegd moeten worden. Juridisch gezien is de aansprakelijkheid van eigen medewerkers niet eenvoudig en mogelijk ook niet wenselijk. Er lijkt meer te halen bij bijvoorbeeld het aansprakelijk stellen van de commerciële betrokken partijen. Voorwaarde bij dat laatste is dan wel dat er afdwingbare doelstellingen zijn gesteld in de ICT-contracten. Daar blijkt in de praktijk nog wel wat werk te liggen voor de ICT-jurist.

Ik denk dat het grootste probleem bij veel organisaties het beheer is. Beheer gaat over de lange termijn (stabiliteit, besparingen) en op korte termijn levert dit vaak niet zoveel zichtbaar resultaat op, of geen zaken die het management rapportagewaardig vindt.
De neiging altijd maar te scoren, vooral op de korte termijn bij het management is juist de grootste valkuil bij beheer. ( Overigens zie je dit ook bij nieuwe overheidsprojecten, dat beheer niet voldoende meegenomen wordt ).
Verder gaat het hier niet over een mislukken van een project, maar zo te zien op het falen van de modus-operandi.

PS
Overigens, in de zin "En dan heb ik de ingehuurde 'ambtenaren' nog niet meegerekend." hoort het woord 'nog' niet.

Stuur dit artikel door

Uw naam ontbreekt
Uw e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
article 2010-09-24T14:34:00.000Z Michaël van Leeuwen
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.