Een back-up is geen archief

De technologie voor storage, back-up en archivering ontwikkelt zich razendsnel. Leveranciers leveren een groot aantal verschillende hard- en software matige oplossingen met verschillende specificaties en service levels, die stevige reducties in de kosten beloven. Tegelijkertijd is er sprake van een groeiende verwarring. Hoe moet je nu omgaan met back-up? Hoe zorg je ervoor dat je voldoet aan je wettelijke verplichtingen voor archivering?

Al te vaak zie ik nog bedrijven, die de jaar-back-up beschouwen als het archief. Hier zitten een belangrijke denkfout achter.

Archiveren betekent letterlijk het geordend opslaan van gegevens. Maar waarom zou je archiveren?

• Juridische reden: De overheid verplicht je om documenten voor een bepaalde tijd te archiveren. Denk hierbij aan personeelsdossiers of financiële documenten.
• Beleidsmatige reden: Je archief herbergt je kennis. Een deel van deze kennis zul je als instelling zeer waarschijnlijk willen gebruiken voor de dagelijkse bedrijfsvoering. Voorbeelden hiervan zijn bijvoorbeeld werkinstructies en rapporten.
• Sociale reden: Het archief herbergt je verleden. Of je nu een commercieel bedrijf of een overheidsinstelling bent, een deel van het archief is wellicht belangrijk voor onderzoeksredenen of heeft misschien ook wel historische waarde.
• Financiële overeweging: Data die niet meer verandert wordt toch in elke full back-up meegenomen. Zo verzamel je vele kopieën van één en dezelfde file. Deze data in een archief stoppen verkleint de back-up (kosten).

In deze tekst concentreer ik me voornamelijk op de juridische redenen voor archivering: bewaren en bewijzen.

Data die om juridische redenen moet worden bewaard moet aan een aantal voorwaarden voldoen:
– De data mag niet meer worden gewijzigd.
– De data moet gedurende de wettelijke bewaar termijn leesbaar zijn. Te allen tijde moet dus de technologie aanwezig zijn om de data te lezen.
– Na het verstrijken van de wettelijke bewaartermijn mag/moet de data worden verwijderd.

Denk nu nog eens terug aan je jaar-back-up die ergens op een tape in een hoekje ligt van het datacenter of misschien wel van het datacenter van een service provider. Is die tape van zeven jaar oud nog leesbaar (tape drive-technologie is dan misschien niet meer beschikbaar in het datacenter of de tape zelf is slecht)? Wat gebeurt er na tien jaar met deze data? Hoe kun je garanderen dat het document op de back-up tape van zeven jaar geleden de laatste versie van het document is?

Geconfronteerd met deze problematiek en de opkomst van goede storage-middelen, stappen veel bedrijven over van back-up op tape naar back-up op goedkope harddrives. Dit lost de problemen met leesbaarheid en verouderde tapes op. De vraag is echter of  dit type archief dan wel voldoet aan alle eisen? Wie controleert en garandeert dat de data lang genoeg wordt bewaard om te voldoen aan de wettelijke bewaartermijn? Wie zorgt dat de data niet kan worden gemuteerd? Hoe zorg je dat je snel en eenvoudig de laatste versie van de data vindt? Een goede archiveringsoplossing is hiervoor noodzakelijk en dit gaat verder dan alleen de aanschaf van goedkope storage.

Samenvattend is de aanbeveling om de volgende twee definities te hanteren: archief is de primaire data en back-up is een kopie van de primaire data. Consequentie is dat er van elk archief ook minimaal één back-up moet zijn en dat back-up geen archief is.

Nieuwe technologische mogelijkheden bieden nieuwe kansen om deze problematiek op te lossen. Het motto moet zijn: think before you act. Te snel een oplossing implementeren, kan over acht jaar wel eens een vervelend gesprek met een accountant opleveren.