Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Europese ICT-aanbesteding moet anders

 

Bij het uitschrijven van een Europese aanbesteding voor ict-vernieuwingen krijgen in heel veel gevallen zowel de leverancier als de aanbestedende partij niet wat ze graag willen. Wordt het misschien tijd om het proces van een Europese aanbesteding te veranderen?

Wat is er precies nodig om succesvol op een Europese ICT aanbesteding in te schrijven? Misschien is het beter als ik vertel wat je beter niet kunt doen. Dat is teveel meedenken met de klant en een te mooie technische oplossing aanbieden. Klinkt dat vreemd? Dat is het niet en het is de praktijk. Om dat uit te leggen moet ik iets dieper ingaan op hoe een Europese aanbesteding meestal wordt beoordeeld.

Prijskaartje

Een redelijk groot gedeelte van de beoordelingscriteria bestaan uit de prijs van de oplossing. En alhoewel de prijs soms officieel maar voor 30 procent of 40 procent meetelt, blijkt het in de praktijk toch behoorlijk zwaar te wegen. Als we dus de perfecte technische oplossing bieden, dan prijzen we ons letterlijk uit de markt. Het resultaat is een serie van tweede en derde plaatsen en veel complimenten voor de inhoudelijke oplossing. Maar zoals in de sport ook geldt, is een tweede of derde plaats echter net zo goed als de laatste plaats. Ik kan je verzekeren dat het bovendien erg frustrerend is.

Het vinden van de juiste oplossing is sowieso al niet gemakkelijk. Het gelijkheidsbeginsel dat wordt gehanteerd zegt dat alle aanbiedende partijen over dezelfde informatie moeten kunnen beschikken. Dat is natuurlijk heel eerlijk. Het gevolg is echter dat er geen rechtstreekse communicatie tussen aanbiedende en aanbestedende partijen mag zijn. Aanbiedingen zijn dus gebaseerd op een bestek waarin eisen en wensen voor de oplossing zijn beschreven. Het schrijven van zo’n bestek is een vak dat niet iedereen even goed beheerst. Veel bestekken zijn daardoor voor veel verschillende uitleggen vatbaar. Ontwerp daar maar eens een oplossing op.

Alle vet wegsnijden

En hoe winnen we dan zo’n aanbesteding? Dat doen we door precies aan te bieden wat er wordt gevraagd. Maar dan ook geen grammetje meer om de prijs zoveel mogelijk te drukken. Alles wat er kan worden weggesneden, waarbij we nét kunnen blijven voldoen aan de eisen uit het bestek, halen we ook inderdaad weg. En daarbij kunnen we heel slim om gaan met de tekst uit het bestek. Wat is immers 'een goede performance' of 'een betrouwbare oplossing'? Klinkt dat achterbaks of slecht? Ik kan je verzekeren dat alle dienstverleners die wel eens een aanbesteding winnen er zo mee omgaan. Anders winnen ze namelijk niet.

Wat is het gevolg van dit alles? Het gevolg is dat de aanbieders niet kunnen aanbieden wat ze eigenlijk het liefste willen, namelijk: de meest optimale oplossing voor de klant. En de aanbestedende partij krijgt vrijwel nooit de oplossing en de partner die ze graag willen hebben. Niemand wordt er dus echt gelukkig van. Nee, dat is niet waar. De inkoopbureaus en advocatenkantoren die zich hebben gespecialiseerd in Europese aanbestedingen verdienen er een leuke boterham aan, wat ze trouwens van harte is gegund.

Principe prima

Nu is de grondgedachte voor het toepassen van een Europese aanbesteding natuurlijk absoluut verdedigbaar: gelijke kansen voor alle partijen in de markt en het voorkomen van oneerlijke concurrentie. Het principe van de Europese aanbesteding is wat mij betreft prima. Het proces is echter voor verbetering vatbaar.

Met de recente opkomst van de Best Value Procurement aanbesteding of ‘BVP’ is gelukkig al het een en ander verbeterd. Het zorgt ervoor dat het voor aanbiedende partijen niet meer nodig is om lijvige documenten te vervaardigen die een hoop energie en tijd kosten. Bovendien is er tijdens een BVP ruimte voor interviews met de aanbieders. De BVP verandert echter niets aan het in eerste instantie schrijven van een papieren oplossing op basis van papier. Ik heb eens een trainer horen zeggen 'papier doodt alle passie' en in sommige gevallen is dat helaas de waarheid.

Ik stel voor om aanbiedende bedrijven al in een vroeger stadium het gesprek aan te laten gaan met de aanbestedende partij. Organiseer sparringsessies waarbij de aanbiedende bedrijven in een dialoog vragen kunnen stellen aan de aanbestedende partij. Dat is namelijk hun kracht. Het mes snijdt dan bovendien aan twee kanten. De aanbiedende bedrijven krijgen de kans om de juiste informatie boven water te halen en zo een echt slimme en goed passende oplossing te ontwerpen. De aanbestedende partij kan profiteren van de kennis en ervaring van de aanbieder en krijgt bovendien een goede indruk van het aanbiedende bedrijf. De twee dienen in een later stadium immers wellicht een partner-relatie aan te gaan!

Laat de aanbiedende partijen daarna een oplossing en een budgetindicatie uitwerken en laat ze die komen presenteren. Maak vervolgens, op basis daarvan, een keuze voor de beste partijen en werk vervolgens met die partijen naar een detailaanbieding toe.

Ik denk dat de geschetste werkwijze veel voordelen heeft voor alle partijen in het proces. Het leidt er in ieder geval toe dat de ict-dienstverleners hun creativiteit en ervaring maximaal kunnen gebruiken. De aanbestedende partij krijgt daardoor wél een oplossing en een ict-partner die goed passen bij hun eisen en wensen. Ondanks dat het gelijkheidsprincipe enigszins op de helling gaat, is dit eerlijker voor iedereen.

De recentelijk vernieuwde aanbestedingsregels laten meer ruimte dan voorheen om vrijheid in het proces te nemen. Ik hoop van harte dat dat leidt tot meer ruimte voor onderlinge communicatie. Dat komt alle betrokkenen ten goede.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/5086169). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 

Reacties

Grappig dat de EU aanbesteding een slechte naam krijgt terwijl er weldegelijk ruimte in zit om netjes te kunnen aanbesteden. De basis van EU aanbestedingen is het gelijkheidsprincipe. Wat ook goed is.
Prijs speelt, ondanks de lagere wegen score, vaak een belangrijke rol omdat er in kwaliteit weinig onderscheid wordt gemaakt. Immers, zoals wordt uitgelegd, heeft de aanbieding de minimale kwaliteit om zo de prijs te drukken. Dus iedereen krijgt tussen een 6 en 7. Terwijl vaak met prijs een veel groter verschil gemaakt kan worden.
Waarom is er dan nauwelijks onderscheid in de kwaliteitsscore? Vaak omdat niet de juiste gunningcriteria gesteld worden. Kijk goed waar je (grootste) risico’s zitten en vraag aan de leveranciers hoe ze denken die risico’s te minimaliseren. En geef daar dan punten op. Dan minimaliseert de leverancier ieder geval je grootste risico’s (wel actief op sturen in de contractfase!). Risico management is trouwens ook een vak.
Om toch de juiste kwaliteit te krijgen zou je bij een aanbesteding ook eerst de beste drie aanbiedingen op kwaliteit kunnen selecteren en daarna pas naar de prijs te kijken (en dan pas EMVI of iets toepassen). Dan weet je zeker dat de leveranciers hun best doen om kwaliteit een belangrijk onderdeel te maken van hun offerte anders worden de prijs enveloppen niet eens open gemaakt.
Verder kan je ook nog denken aan concurrentie gerichte dialoog waar er tijdens de aanbesteding een dialoog is met de leveranciers (op individuele basis). Het gevaar hierin zit natuurlijk er in dat er alsnog niet goed nagedacht wordt over de gunningcriteria (zie boven).
En als laatste helpt het ook enorm als de klant weet “WAT” hij wil hebben en dat omschrijft. Dat is heel lastig om goed te doen. Helaas wordt vaak omschreven “Hoe”ze de oplossing willen hebben (wat vaak veel makelijker is).
Zoals ze in het Engels zeggen. “Poor workmen blame their tools”

Rene,
Leuk verhaal maar de oplossing die je hebt voorgesteld kan ik helaas niet als de oplossing zien.

Om te beginnen je gaf aan:

"Laat de aanbiedende partijen daarna een oplossing en een budgetindicatie uitwerken en laat ze die komen presenteren. Maak vervolgens, op basis daarvan, een keuze voor de beste partijen......"

Een keuze maken?? Dit is juist het probleem! Op basis waarvan kun je als opdrachtgever een keuze maken?
Als jouw voorstel ingevoerd wordt dan zal de opdrachtgever aan het eind van deze fase met veel offertes te maken krijgen die zeer verschillend zijn. M.a.w. de opdrachtgever gaat appels en peren vergelijken. Hierdoor creëer je een situatie waarin de partijen die afgewezen zijn naar de rechter gaan stappen. Dan begint weer het feest.

mijn voorstel is:

- beschrijft duidelijk welke functionaliteiten nodig zijn,
- geef volledige toegang tot je omgeving voor inventarisatie (heb je ook gezegd),
- wees verantwoordelijk voor je eigen zooi! Schuif je zooi niet af met zaken zoals social return op de aannemer. Haal dit soort onzin uit je traject dat brengt niks op behalve verlaging van kwaliteit door de kosten die je hierdoor voor de aannemer gemaakt hebt.

- opdrachtgever stelt altijd eisen aan de aannemer. Geef je aannemer de ruimte om randvoorwaarde aan zijn offerte te stellen! In dit kader kan hij aangeven dat hij niet verantwoordelijk is voor vermindering van (bijvoorbeeld VDI) performance vanwege (oude, maatwerk, ongeschikt, onbekend) applicaties. Of laat ze maar eisen stellen aan de benodigde kennis van beheerders voor optimale transitie en overdracht en andere activiteiten binnen het traject.

Wanneer de opdrachtgever medeverantwoordelijk is voor de oplopende kosten dan gaan ze eerder actief deel uitmaken van het project.

Ik beperk me tot deze punten :-) anders wordt mijn reactie langer dan je artikel.

Zolang men het proces (van aanbestedingen) belangrijker vindt dan de uitkomst, gaat er niets veranderen. En reken maar dat procurement vasthoud aan het proces want hiermee is het risico geminimaliseerd op verkeerde beslissingen wat hen kan worden aangerekend.

We zien hetzelfde terug bij de grote overheidsdiscussie over falende ICT projecten op dit moment. Regelmatig wordt de aanbesteding genoemd als een van de oorzaken van falende projecten. Logisch want als men al met een valse start begint dan kan het resultaat nooit meer goed komen. Er gebeurd namelijk precies wat je beschrijft: buiten de lijntjes kleuren wordt afgestraft en prijs is belangrijk dus er wordt net genoeg geboden dat er binnen de specs blijft, desnoods tot onder de kostprijs. Dit maakt men wel weer goed met meerwerk wat zeker komt zodra men de opdracht maar binnen heeft. Hier is helemaal geen ‘dure’ commissie voor nodig.

Overigens beperkt dit zich niet tot de Europese aanbesteding, dit geldt voor elke aanbesteding. Recentelijk heb ik vanuit een ander perspectief (Nederlandse overheid smoort innovaties: http://www.computable.nl/artikel/opinie/overheid/5057011/1277202/nederlandse-overheid-smoort-innovaties.html) hier een opiniestuk over geplaatst.

@ Reza,

Goede toevoeging. Ik ben het weer een keer helemaal met je eens.

@ Rene,

Leuk artikel. Waarvoor dank.

Ik heb hier in het verleden ook al eens over geschreven. De discussie die hier nu gevoerd wordt is dus zeer herkenbaar.

http://www.computable.nl/artikel/opinie/diensten/4877663/2380656/een-draak-van-een-aanbesteding.html

Voor ik begin te reageren dank voor jullie reacties! Ik vind dat we het proces van (Europese) aanbestedingen ter discussie moeten stellen en waarom niet hier beginnen.

@Louis:
"Grappig dat de EU aanbesteding een slechte naam krijgt terwijl er wel degelijk ruimte in zit om netjes te kunnen aanbesteden"
Daar heb ik twijfels bij. Het gelijkheidsbeginsel schrijft voor dat er nooit individueel overleg tussen aanbestedende en aanbiedende partij mag zijn tenzij alle informatie uit zo'n gesprek met alle andere partijen wordt gedeeld. Dat is bijna niet te doen.

Het resultaat is dus het schrijven van een oplossing op basis van een papieren aanbesteding. Tenzij een bestek kwalitatief heel goed is en precies beschrijft wat de eisen en wensen zijn en hoe dat beoordeeld wordt (heb ik nog maar heel weinig gezien) houden we volgens mij de problematiek die ik beschrijf. pas als er een dialoog in een vroeg stadium mogelijk is dan lossen we het op.

@Reza
Een keuze maken op basis van wat de leverancier in het gesprek heeft laten zien aan expertise en de mate waarin een leverancier kan meedenken en de juiste vragen stelt.

het klopt dat een aanbestedende partij met verschillende offertes te maken krijgt. Dat geeft de mogelijkheid om de oplossing inhoudelijk te beoordelen op creativiteit, kennis en ervaring. En als dat technisch te ingewikkeld is dan kan de partij de hulp inroepen van een consultancy partij. Dat gebeurt nu ook voor het inkoopproces, dus waarom niet op technisch vlak?

Je geeft aan:
mijn voorstel is:
- beschrijft duidelijk welke functionaliteiten nodig zijn,
- geef volledige toegang tot je omgeving voor inventarisatie (heb je ook gezegd),
- wees verantwoordelijk voor je eigen zooi!

Dit gaat allemaal over de kwaliteit van het bestek. dat is precies het probleem wat ik schets.

@Kurt
Mee eens, alhoewel ik niet kan beoordelen of dit ook speelt op de schaal van overheidsprojecten want daar heb ik geen ervaring mee.

@Ruud
Het laatste woord is hier vast nog niet over gesproken.. ;)



Rene,
Een aanbesteding uitschrijven en gebaseerd daarop de reacties beoordelen is niet zo eenvoudig als je denkt! Daar zitten genoeg berekeningen, afhankelijkheden, regels en nog meer zaken achter. Deze opbouw zorgt ervoor dat er bijna geen ruimte meer is voor innovatieve oplossingen die door sommige leveranciers aangeboden worden. Lees aub het artikel van Kurt (link in zijn reactie) dan weet je waar ik het over heb.
Vanwege deze beperkingen (huidige aanbestedingsregels en opbouw) is het beoordelen van verschillende offertes met verschillende oplossingen van verschillende aanbestedende partijen op creativiteit, kennis en ervaring
bijna onmogelijk.

Los hiervan wanneer partij A met zijn oplossing gebaseerd op bv een VDI oplossing van Oracle komt, partij B met VDI van een exotische opensource oplossing komt, partij C met een VDI oplossing komt die wel bekend is maar nog niet in NL toegepast is dan heb je ook niks aan het hulp inroepen van een consultancy partij die alleen 1 of misschien 2 producten kent. Vraag je hulp bij de 2e consultancy partij dan vergroot je de kans dat je door afgewezen partij voor de rechter gesleept wordt.
Wat een feest :-)

Samengevat, met de huidige aanbestedingsregel, aanpak en vorm kunnen we niks oplossen. Dit zal zeker ook een reden zijn waarom de ict-projecten bij overheid mislukken.

Even los van de details. Het is toch niet abnormaal om de bestaande regels en afspraken te toetsen en te zorgen dat deze zo goed mogelijk bij de praktijk aan blijven sluiten? En zeker voor ICT waarbij verandering de enige constante is.

En als een aanbestedende partij blijkbaar toch wel erg veel naar de prijs kijkt dan is er voor de partijen die meedoen er een uitgelezen kans om de aanbesteder uit te dagen om even iets verder te kijken dan hun budget groot lijkt.

Met de andere schrijvers ben ik bang dat een te ruime interpretatie van de vrije ruimte in de aanbestedingsregels of de BVP leidt naar vergelijking tussen appels en fietsen. In de aanbestedingen die ik in de afgelopen jaren als architect begeleid heb, is het al heel wat als je appels en peren kan vergelijken. Maar we willen wel appels en appels.
Daartoe moet je kunnen en mogen leren in je aanbestedingsproces. Het frustrerende in EU of Minicompetities (als er al een EU aanbesteding is geweest om tot een aantal mantelpartijen te komen) is dat je maar heel beperkt ruimte hebt om datgene dat je leert in het proces alsnog in te brengen. Bij een niet EU plichtige aanbesteding is die ruimte er wel, MITS de aanbieders bereid zijn om met jou mee te leren en mee te helpen tot een appels en appels vergelijking te komen.
De ruimte die er nu WEL is, moet je optimaal gebruiken. Marktconsultatie, dag van inlichtingen, nota's van inlichtingen. Het zijn allemaal hulpmiddelen om te blijven leren en je aanbieding te verscherpen. En ook om de aanbieders steeds en nadrukkelijk uitnodigen om scherp te zijn op de specificatie, op wat je vraagt. De ervaring leert, dat als je dat vriendelijk doch dringend vraagt dat men dat ook doet. En dat tijdens gezamenlijke informatiesessies de aanbieders bereid zijn om meer van zich te laten horen dan te doen gebruikelijk, om gezamenlijk de vraag achter de vraag beter en duidelijker te krijgen.

De crux zit hoe dan ook in het (functioneel) specificeren van het WAT. Ook al eerder aangestipt. Dat is inderdaad een vak. Ook al aangestipt. In recent door mij begeleide aanbestedingen zien we dat door voor het hele proces voldoende tijd te nemen (=plannen en niet afraffelen!) goede resultaten mogelijk zijn.
Ja, natuurlijk zijn er tweede plaatsen en inhoudelijke complimenten. En teleurstelling bij de afvallers. Maar ook het beste passende systeem voor de beste prijs. (Wat ook is onderschreven door de afvallers tijdens de evaluatie).

Inderdaad: aanbesteden is -EU gebaseerd of niet- een vak.


Ben ik te kort door de bocht als ik zeg dat het succes van het selecteren van de best passende oplossing/leverancier zit in de mate van rechtstreekse dialoog tussen opdrachtgever en leverancier? Als dialoog hier zo cruciaal in is dan moet het hele aanbestedingstraject gericht zijn op het optimaliseren en faciliteren van de dialoog. De rest kan dan als bijzaak ondergeschikt gemaakt worden.

Wil je een goede dialoog voeren dan is het wel van belang dan aan beide kanten van de tafel professionals zitten met ruime kennis, ervaring en expertise. Het ontbreken hiervan bij de overheid is ook genoemd als een faalfactor.

"Zolang men het proces (van aanbestedingen) belangrijker vindt dan de uitkomst, gaat er niets veranderen." van Kurt vind ik de kern van deze discussie. Met de bedoelingen achter de aanbestedingswetten is natuurlijk niks mis. En binnen bepaalde settings kan het ook prima werken. Maar waar het gaat om ICT is dit vaak niet het geval is mijn ervaring. Zowel aanbieders als afnemers worden er dan vaak niet beter van (itt de nieuwe beroepsgroep 'aanbestedingbegeleiders'). Vaak genoeg is vooraf bekend wie de inschrijvers zullen worden bij een aanbesteding. Het verplichte aanbestedingscircus is dan vooral een log harnas waarin geen plaats is voor zaken als voortschrijdend inzicht of innovatief samenwerken. Goed indekken, quasi objectief scoren en Excel kan aan de slag om uit te rekenen wie de beste partij is. Right.

@Reza
Ik ben het niet met je eens. Als een aanbestedende partij zich door een ervaren consultancy partij laat assisteren, dan is het mogelijk om appels en peren te vergelijken. Dat begint met het duidelijk omschrijven van technische eisen en wensen (PvE) in het bestek. Ook als de consultancy partij de oplossing inhoudelijk niet (goed) kent dan kan die partij op basis van ervaring en het PvE de aanbieder goed uitvragen en beoordelen of aan de eisen en wensen is voldaan. Het zijn juist de aanbestedingen waarin men alles krampachtig tracht te sturen richting een bepaalde technische oplossing waaruit de meeste ellende voorkomt. Ik help ook met enige regelmaat gemeenten op die manier en ik weet dat het mogelijk is.

@Johan
"dan is er voor de partijen die meedoen er een uitgelezen kans om de aanbesteder uit te dagen om even iets verder te kijken dan hun budget groot lijkt"
Dat is in de huidige procedures nu juist vaak niet mogelijk. Dat is volgens mij nou net het probleem.

@Frans
"Met de andere schrijvers ben ik bang dat een te ruime interpretatie van de vrije ruimte in de aanbestedingsregels of de BVP leidt naar vergelijking tussen appels en fietsen"
Zie mijn antwoord naar Reza. Ik ben het niet met je eens en vind dat dat wel degelijk mogelijk is. Het zou juist de kracht van een ICT aanbesteding moeten zijn dat leveranciers appels en fietsen aanbieden en dat de aanbestedende partij daar een goede keuze in maakt.

@Kurt
helemaal mee eens, gecombineerd met een goed geschreven PvE.

@Ad
Mee eens. De intentie achter een Europese Aanbesteding is wat mij betreft prima, maar we kunnen het een en ander verbeteren aan de procedure.



Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×