Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Medewerker bepaalt zelf de ideale werkplek

 

Computable Expert

Gert-Jo van der Heijden
ICT Manager, Canon. Expert van Computable voor de topics Management, Outsourcing en Loopbaan.

Nog steeds zie je dat veel organisatie een groot gedeelte van het ict-budget investeren in het beschikbaar stellen van een ict-werkplek voor de medewerker. In mijn beleving moet dit veranderen. Medewerkers zitten niet op te wachten op een laptop en een tweede smartphone. En als organisatie kun je hier een aanmerkelijke besparing realiseren. Om dit te realiseren moet er wel een behoorlijke transitie plaatsvinden. Niet alleen binnen de ict-organisatie (of leverancier waaraan dit uitbesteed is), maar ook op diverse andere zaken.

Op diverse andere faciliteiten heeft deze transitie al plaatst gevonden. Vroeger waren er bedrijven die complete woonwijken voor medewerkers inrichten. De afgelopen jaren hebben er diverse transities plaatsgevonden op het gebied van mobiliteit. Het is inmiddels vrij normaal dat iedere medewerker van je organisatie zelf verantwoordelijk is om op de juiste plaats en tijd aanwezig te zijn, waar deze zijn werkzaamheden moet uitvoeren. De keuze om te reizen met openbaar vervoer of het beschikbaar stellen van een leaseauto of een combinatie daarvan is aan de medewerker zelf.

Waarom kan dit niet doorgetrokken worden naar de ict-werkplek. Feit is dat medewerkers nu zelf al deze ontwikkeling inzetten, maar dat bedrijven achter blijven. Randvoorwaarde is dat de medewerker kan connecteren met Wi-Fi of Internet.  Aangezien een groot gedeelte van de beroepsbevolking hier continue online is, kan dit ingezet worden om medewerkers te faciliteren. Kijkende naar de behoefte van de medewerker zie je dat in vele gevallen gebruik wordt gemaakt van smartphones om e-mail te lezen, te beantwoorden en de agenda te beheren.  Daarnaast wordt een laptop of desktop beschikbaar gesteld afhankelijk van het type medewerker.

Waarom combineren we het privé en zakelijk gebruik van deze middelen niet? De leaseauto wordt toch ook door velen ingezet om privé kilometers maken. Laat de medewerker zelf bepalen welk device hij of zij wil gebruiken; Het zogenaamde choose your own device (cyod).  Er zijn al voorbeeld-organisaties waar het cyod-beleid is ingevoerd. De medewerker krijgt een standaard vergoeding om een smartphone te kopen. De medewerker is daarmee zelf verantwoordelijk welke smartphone wordt gekocht. De smartphone wordt eigendom van de medewerker en het  bedrijf zorgt voor het abonnement. Natuurlijk is er altijd een groep die hier niet op zit te wachten, maar ook hiervoor is een oplossing te verzinnen.

Om alle onderwerpen die gerelateerd zijn in detail uit te werken gaat te ver voor dit artikel. Maar de belangrijkste wil ik wel aanstippen. Binnen de ict-organisatie dient aandacht besteed te worden aan:

  • adviseren en faciliteren in plaats van beheren;
  • wijzingen in de contracten met leveranciers;
  • gevolgen inzake wettelijke verplichtingen (privacy, et cetera);
  • beleid over belangrijke data in de organisatie;
  • ontsluiting van data in de cloud;
  • ondersteuning merken, typen en besturingssystemen.

Andere onderwerpen waar absoluut aandacht aan besteed dient te worden zijn:

  • de belastingdienst technische gevolgen voor de organisatie en medewerkers;
  • De arbeidsvoorwaarden van de medewerkers.

Ik ben er van overtuigd dat aankomende jaren het zakelijk gebruik van privé apparaten een grote vlucht zal nemen. Als dat al niet zo is!! Integratie ervan heeft vele voordelen en levert aanmerkelijke kostenbesparingen op.

Gert-Jo van der Heijden, ict-servicemanager bij Yacht

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/5177293). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


Partnerinformatie
 

Reacties

Gert-Jo,
Veranderen van het werkplekmodel betekent niet altijd kostenbesparing. Je elimineert een aantal kosten maar je creëert andere kosten. Daarom denk ik dat je eerst inzichtelijk dient te maken wat de huidige kosten zijn vs wat de nieuwe kosten worden.
Met deze verandering creëer je misschien nieuwe mogelijkheden en de hieraan gerelateerde voordelen voor je business. Deze moet je ook in je kosten/batenanalyse meenemen.

Je vergelijking in dit artikel vind ik beetje kort door de bocht! Deze verandering vereist een analyse waarin je verschillende aspecten dient te bestuderen om een totaal plaatje neer te kunnen zetten. Bijvoorbeeld, bekeken vanuit werkprocessen zien we ook voldoende zaken die ook aandacht moeten krijgen. Er zijn nog meer onderwerpen.

Gert-Jo

Ik ben het met Reza eens dat dit kort door de bocht is. De aankoop verantwoordelijkheid terug leggen bij de gebruiker is slechts het topje van de ijsberg.

Dit hebben we al eerder gezien met het toestaan van thuis werken. Het toezeggen is eenvoudig, tot het moment dat er een collega bij HR staat met de claim dat daarmee de werkgever eveneens verantwoordelijk is voor het vergoeden van een ARBO-goedgekeurd bureau en stoel. Oeps, hadden we niet aan gedacht.
In het verlengde van dit voorbeeld en jou voorstel de mobiel door de gebruiker zelf te laten aanschaffen. Verplicht je de medewerker een verlies/schade verzekering af te sluiten voor het mobiel? Of accepteer je dat hij mogelijk een tijd niet bereikbaar is?

Kortom, dank je Reza, een grondige analyse en kosten baten afweging. Het is een bedrijfsmiddel, geen consumenten gadged. Anders had je hem nu ook niet gekregen van de zaak.

Dank je wel voor je reactie, Reza en Jeroen.
Ik ben het eens met door jullie genoemde consequenties. Er dient een zorgvullig onderzoek te komen naar de do's and don'ts, maar ik ben wel van mening dat het een alternatief is wat voor vele organisatie aanmerkelijke kostenbesparingen kan opleveren. En vanuit gebruikersperspectief zijn we het volgens mij eens. Wie zit er nu op meerdere dezelfde devices te wachten.

Gert-Jo ik lees 2 punten, "in plaats van beheren" en "ontsluiting van data in de cloud".

Wanneer je data in de "cloud" plempt en die niet beheert, dan gaat er een en ander fout.

Dat je in het verstopte nederland ook andere vormen van werkplekken moet overwegen is nodig maar zoals Reza zegt is het zonder grondige analyse geen optie. Wees blij dat nederland nog steds een goede wetgeving heeft wat arbeidsomstandigheden betreft.

Technisch is er nu al veel mogelijk om verantwoord gebruik van eigen randapparatuur door medewerkers mogelijk te maken. De reden waarom het nog zo weinig gebeurt is volgens mij vooral een cultuurvraagstuk. Waarbij zaken als macht en verdeling van verantwoordelijkheden de hoofdrol spelen. "Vertrouwen in de medewerker" en "eigen verantwoordelijkheid" worden vooral met de mond beleden, terwijl in praktijk het "vertrouwen is goed, maar controle beter" motto bepaalt. Zonder heldere visie en het lef om er actief aan te gaan werken zal het tempo waarin medewerkers eigen baas zijn over hun werkplek steeds meer achterblijven bij wat techniek mogelijk maakt.

Pfff, er wordt kenlijk vergeten dat sommige mensen gewoon naar kantoor gaan om te werken.
Geen tijd voor gerotzooi met telefoons, iPads, bedrijfstrabantjes en andere spiegeltjes en kraaltjes.
Gewoon een stuk gereedschap dat je nodig hebt om je werk te doen.
Voor sommigen is dat een PC (in het geval van mij en mijn colega's een met een fatsoenlijk besturings systeem) voor anderen is dat een broodrooster of een heftruck.

De werkgever verschaft die spulletjes, en dan hop aan de slag ermee!

@Pascal: komop jongen, ff met de tijd meegaan. Je neemt gewoon in een aanhangertje een waferstepper of röntgensysteem mee om thuis te gaan testen joh, kan makkelijk als je de visionairs moet geloven

Ja, ik ben van de oude stempel. Ik heb wel 2 laptops. Ik wil namelijk mijn privé omgeving niet "bevuilen" met werkzaken, en ik wil ook niet dat mijn werkgever op mijn privé laptop mijn privé adressenbestanden, foto's en administratie van de sportclub kan zien.

En die 2 telefoons is heel praktisch. De zakelijke telefoon zet ik in de weekenden en vakanties namelijk uit, en dan ben ik dus ook niet bereikbaar. Best lekker zo'n vakantie zonder gestoord te worden door allerlei onbenulligheden van het werk. Kan ik iedereen aanraden.

Werk ik dan nooit thuis? Jawel hoor, regelmatig. Maar dat beperkt zich tot een paar uurtjes per week mails beantwoorden en rapporten schrijven etc.

Technisch is er heel veel mogelijk, maar ik krijg ook bij dit artikel weer het gevoel dat men een oplossing heeft waar het probleem nog bij gezocht moet worden.

@Gert-Jo
Even hele verhaal negerend ben ik benieuwd naar twee punten in de opsomming, te weten de wettelijke verplichtingen aangaande privacy e.d. en het beleid betreffende belangrijke data in de organisatie. Met andere woorden de corporate governance welke dus helemaal niet om de middelen maar het beleid gaat. Ik betwist hierom dan ook afsluitende zin aangaande integratie en kostenbesparingen, beide lijken me namelijk onjuist als ik kijk naar wat de analisten van OVUM eerder op congres vertelden aangaande mobiliteit en BYOx.

Beide waren we op dat congres en hebben hiervan ieder op eigen wijze verslag gedaan, ik dus meer vanuit de optiek van beheer. Want waar jij in verslag stelt dat ITIL processen de klant niet echt helpen zie ik dus exact het tegenovergestelde, het zijn juist de governance frameworks die het verschil maken. Maar in mijn opsomming aangaande CRM 2.0 stelde ik dan ook dat er naar de verkeerde KPI's gekeken wordt, de gebruiker is namelijk meestal niet de klant.

In mijn laatste opinie ga ik in op de punten privacy en beleid aangaande belangrijke data, beide zijn namelijk onlosmakkelijk met elkaar verbonden. Daarin stelde ik ook dat 90% van alle cloud (lees mobility annex BYOx) oplossingen non-compliant zijn. Dat statement wordt blijkbaar stilzwijgend door iedereen onderschreven omdat ze zelf geen weet hebben van wat ze nu precies allemaal opslaan en waar. Een probleem waarvoor CBP, AIVD, WRR en andere toezichthouders ook al enige tijd waarschuwen maar welke net als IT-afdeling gezien worden als het 'NEE-comittee'

Een leuke zoekterm aangaande de werkelijke uitdagingen rond mobiliteit en BYOx is 'Rogue IT' en waar verhalen duidelijk maken dat de zelfredzaamheid van gebruikers nog te wensen overlaat als het gaat om wettelijke verplichting aangaande privacy en beleid betreffende belangrijke data. Best grappig trouwens dat meeste governance frameworks vaak een expliciete regel opgenomen hebben over 'whistleblowers' welke juist gefaciliteeerd moeten worden in het melden van misstanden terwijl het in de praktijk dus juist andersom is.

Ik waardeer het dat jullie reageren op mijn bijdrage.
Ik ben me ook terdege bewust dat het zonder een goede analyse onverantwoord is om mijn betoog tot een werkbare situatie komt.

Maar ik ben er wel van overtuigd dat we verder moeten kijken als naar de huidige standaarden. Kijk om je heen en vergelijk dit eens met een aantal metaforen die je kunt bedenken. In mijn beleving zijn er nog vele ICT oplossingen die onze organisaties lean&mean maken en daarmee vele kosten kunnen besparen. Vanuit Securitye geloof in het motto: gij zult niet stelen ipv alles beveiligen. Daarmee zeg ik niet dat: vertrouwen is goed, controle is beter afgeschaft moet worden.

@Ewout: Tijdens het NOVUM congres is gecommuniceerd door de practice leaders dat 60tot70% van de medewerkers prive-middelen inzet voor zakelijk gebruik. Met de feiten uit deze onderzoeken is het noodzakelijk om deze op de juiste manier te intepreteren, waarbij het doel is om onze klanten/gebruikers te faciliteren in de behoefte zonder daarbij de lessons-learned toe te passen.
http://www.computable.nl/artikel/expertverslag/outsourcing/4893278/1276946/is-hiervoor-geen-betere-app-beschikbaar.html

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×