Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Gemeenten moeten professioneler aanbesteden

 

Computable Expert

Reza Sarshar
Projectleider/ Adviseur, Kaizen Projectmanagement. Expert van Computable voor de topics Management, Infrastructuur en Digital Workplace.

Gemeenten krijgen vanaf 2015 meer taken bij. Samenwerking in de keten met leveranciers en/of andere gemeenten wordt steeds belangrijker. De nieuwe ict-mogelijkheden kunnen in dit kader als ondersteunende laag grote bijdrage leveren aan de benodigde efficiëntie en realisatie van de doelstellingen.

Vernieuwing van de ict architectuur en diensten dienen in dit verband gerealiseerd te worden volgens Europese aanbestedingsregels. Hoe kun je als gemeente dit proces succesvol aanpakken? Hoe kun je van een Europese Aanbestedingstraject een win-win situatie maken?

De aanpak van totale traject kent drie fases: 1) Voorbereiding, 2) Aanbesteding, 3) Contractbeheer. Nadat de businesscase in de voorbereidingsfase opgesteld en geaccordeerd is begint de tweede fase met activiteiten ten behoeve van Europese aanbesteding: 
2.1 Specificeren,
2.2 Selecteren,
2.3 Contracteren.
De technische uitvoering zien we in de derde fase Contractbeheer:
3.1 Bestellen,
3.2 Bewaken,
3.3 Nazorg.

Aanbestedingsfase is bepalend

Een eventuele mislukking in aanbestedingstrajecten kan veroorzaakt zijn door bijvoorbeeld enorme overschrijding van budget/tijd of kwalitatieve en/of functionele verschillen tussen gevraagde versus opgeleverde producten/diensten. Er is een aantal mogelijke oorzaken die deze situatie creëren: geen duidelijk beeld bij de gemeente van hoe de ict-omgeving eruit moet komen te zien, gebrek aan kennis om de vraag te specifiëren, of gebrek aan kennis om het traject op te zetten en te begeleiden. De kans op succes of mislukking, juiste investering of desinvestering, realisatie van beoogde resultaten et cetera worden bepaald door hoe het traject in de tweede fase, de aanbestedingsfase, ingericht en uitgevoerd wordt. De aanbestedingsfase kunnen we in drie sub-fases onderverdelen:
A) Specificatie,
B) Selectie,
C) Contracten.

De Specificatiefase is bedoeld om tot een juist en compleet beeld van de huidige en ook de nieuw omgeving te komen. In dit kader dient de gemeente een complete inventarisatie van de huidige ict-omgeving te maken. Deze inventarisatie geeft onder meer aan welke licenties/hardware/support -contracten er zijn, hoe het applicatielandschap eruit ziet, welke kennis binnen de ict-afdeling aanwezig is, welke ontwikkelingen er in de (nabije) toekomst komen met betrekking tot business, wat de wensen van de gebruikersorganisatie zijn. De inventarisatie uit deze fase bevat niet alleen technische informatie maar ook functionele zaken die de basis kunnen vormen voor de verbetering van bijvoorbeeld werkprocessen later in het traject.

Voor het uitvoeren van een professionele selectiefase en duidelijke beeldvorming van vraag en behoefte is het voor gemeente raadzaam om voor het uitschrijven van het aanbestedingsdocument en na de inventarisatiefase in een marktverkenning conceptueel kennis te maken met de mogelijke oplossingen, benodigdheden en een raming van de benodigde investering.

Eerst de ict-omgeving op orde

De informatie uit de inventarisatiefase kan de eerste (technische) uitdagingen en risico`s van dit traject inzichtelijk maken. Schuif deze niet naar later in het traject op de gekozen leverancier! Gemeenten doen er goed aan om voor het uitschrijven van de aanbesteding de benodigde aandacht aan deze zaken te besteden. Denk bijvoorbeeld aan consolidatie van de applicatielijst en/of consolidatie of verbeteren van verschillende back-end componenten/services.

Harmonisatie van de ict-omgeving in deze actie biedt veel voordelen. Dat kun je terug zien bij onder andere het opstellen van de aanbestedingsdocumenten, Programma van eisen (PvE) en tijdens de selectiefase waarin je risico’s kunt verlagen die zich later tijdens de uitvoering kunnen voordoen.

Denk vooruit!

Wanneer de gunning plaats heeft gevonden dan is het duidelijk welke technologieën toegepast worden en welke kennis en expertise op de afdeling nodig zijn om de nieuwe omgeving te kunnen beheren. Tijdig opleiden van beheerders brengt veel voordelen met zich mee en vergroot de slagingskans van het traject. Beheerders kunnen met hun theoretische kennis effectief aan implementatiefase meedoen en met hun kennis van de organisatie en huidige systemen aanvulling geven aan het externe projectteam.

Laat je leverancier doen waar hij goed in is! Gebrek aan sectorkennis bij je leverancier kun je wegnemen als je aandacht besteedt aan de samenwerking en integratie van je beheerteam in het traject met je leverancier. Deze stap zorgt later voor een optimale transitie van project naar de beheerafdeling. De opgedane kennis tijdens de bouwfase verkort/elimineert extra inhuur van de externe leverancier voor nazorgactiviteiten. Dit is altijd een verborgen kostenpost!

Timing van de opleidingen is heel belangrijk. Een opleiding ver voor de start van het project is niet handig. Een opleiding na het project helpt de beheerorganisatie niet om effectief aan het project mee te doen en vermindert ook de nazorgkosten niet. Daarom is het belangrijk van te voren na te denken in welke fase welke opleiding gegeven dient te worden.

Aantal tips

Een aantal tips voor de aanpak van dit soort trajecten:

- Bekijk het opstellen van het programma van eisen (PvE) niet alleen vanuit techniek! Stel het PvE functioneel op met voldoende gegevens uit de inventarisatiefase als onderbouwing. Dit is zeer essentieel voor het bepalen van wat er nodig is (inkoop en beoordeling).
- De inkoopstrategie en PvE moeten elkaar aanvullen. Huur iemand in met voldoende kennis om als katalysator tussen inkoopafdeling en ict-afdeling deze taak uit te voeren.
- Verras jezelf en je leverancier tijdens de implementatiefase niet met tegenvallers! Creëer een win-win situatie door zelf in de eerste fase voor het opstellen van het bestek mogelijke knelpunten te identificeren en misschien op te lossen. Schuif het niet door naar Implementatiefase.
- Stimuleer je beheerorganisatie zich proactief op te stellen. Achterover leunen en met het contract zwaaien heeft meer nadelen dan proactief met het projectteam samenwerken.
- Hou rekening met extra investering (tijd en geld) ten behoeve van inzet tijdens opleidingsfase en ook bouwactiviteiten. Een kleine investering in deze korte fase brengt meer voordelen met zich mee dan hierop bezuinigen.
- Aanbesteding doe je niet dagelijks! Een extern iemand die kennis heeft in het opzetten en begeleiden van dit soort trajecten heeft veel toegevoegde waarde. Bezuinigen op deze post brengt zeker risico`s en tegenslagen met zich mee.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/5183166). © Jaarbeurs IT Media.

7


Lees meer over


 

Reacties

Reza,

Leuk stuk!

Het model wat je deelt is zeer handig te noemen. En kan een goede leidraad vormen.

Ik haal er 3 fases uit die ik nog wel eens fout zie gaan.

Inventarisatiefase:

Dit gebeurt vaak half of is out of date. Waar door mogelijke nieuwe aanbieders al direct een achterstand op de huisleverancier hebben. Dit levert altijd eindeloos veel NVI's op. Wat natuurlijk niet ten bate komt van het proces en de aanbieders ook onnodig op kosten jaagt.

Toelichtingsgesprekken waar de uitvrager de omgeving/case nader beschrijft kunnen een positieve invloed hebben op de doorlooptijd van het proces.

Marktverkenning:

Ook dit wordt nog te vaak vergeten. En dat terwijl een stukje marktverkenning helemaal niet verkeerd kan zijn, om weer up to date te raken met de laatste ontwikkelingen. Te vaak wordt er al uitgegaan van de bekende smaken en dit beperkt de slagingskans voor de nieuwere spelers/technlogieen.

Competatieve dialoog:

Dit kan toegevoegde waarde hebben, eindigen in een moddergooi gevecht of een ijzige stilte opleveren. Ik heb ze alledrie al mee gemaakt.

De toegevoegde waarde kan zitten in het krijgen van een beeld van je aanbieder. Wat voor personen zijn het, hoe acteren ze en komen ze professioneel over (kennis en kundig ) Zaak is wel dat dit goed geregiseerd wordt.

Proof of concept/Referenties:

Het mooi op papier zetten dat alles werkt is een kunst die steeds meer aanbieders in de vingers hebben of krijgen. Maar gaat het ook echt werken? Hoe denken andere partijen over de aanbieder? Een Proof of concept / demo en een check van de referenties is vaak geen overbodige luxe.

Vaak wordt dit pas na de daadwerkelijke selectie gedaan. Wat dus kan leiden tot een situatie dat de aanbieder niet kan leveren wat beloofd is.

Nadeel van een POC is dat het voor de aanbieder vaak een flinke investering gaat opleveren. Dus de gulden middenweg is vaak om dit met maar 2 partijen te doen. En mogelijk de inspanning te vergoeden. De kosten zullen zich vanzelf weer terug verdienen en wegen niet tegen de ervaringen op. Juist die ervaringen kunnen cruciaal zijn bij de juiste keuze.


Mooi,

En dan doe je het op deze manier (o.a. d.m.v. functioneel beschrijven) en dan komen er maar 2 aanbiedingen.
Dan lijkt het dat de markt (leveranciers) toch nog niet zo ver is.

En de winnaar viel af na de POC...... het werd dus nummer 2
Maar we omarmen de methode inmiddels wel al een tijd, want we krijgen nu wel goede aanbiedingen.

Ruud,
Nuttige reactie en informatie. Dank!

Een van de zaken die ik in dit soort trajecten niet eerlijk vind is het mogen meedoen van de huisleverancier! Dat is (vaak) geen eerlijk traject als zij met hun voorkennis en dus voorsprong aan de race beginnen. Een aanbestedingstraject is best een grote tijdsinvestering voor de leveranciers(inschrijvers)Deze en andere lasten heeft natuurlijk de huisleverancier niet/ of zeer beperkt.

Wat betreft POC, het zou nuttig kunnen zijn. Ik vraag me ook af hoe je verschillende zaken binnen je aanbestedingstraject in een klein en tijdelijke omgeving (POC) kunt realiseren en hoe deze omgeving met zijn beperkte functionaliteiten beoordeeld kan worden.

M.b.t. een check van de referenties, zeer mee eens! Ik heb dit vaak in mijn trajecten gedaan. Ik ben hierdoor en elke keer aan waardevolle informatie gekomen!

Ik verbaas me soms over de, mijns inziens, naïeve benadering dat de markt van gemeentespecifieke oplossingen met een uitgebreid Europees aanbestedingstraject zinvol is. Voor het leeuwendeel van deze aanbesteding kan ik de eisen achterop een bierviltje krassen. Immers, met onze specifieke wetgeving en de IV-architectuur van gemeenten, zijn er maar enkele aanbieders. De aanbesteding moet zich dan ook richten op 'het voldoen aan de aanbestedingsregels' (rechtmatigheid) en het selecteren voor the most bang for the buck (prijs en doelmatigheid). De kosten voor de markt (aanbestedingen kosten veel geld voor opdrachtgever en opdrachtnemer) en de gemeenten staan m.i. vaak niet verhouding met het beoogde effect. Ik zeg niet dat dit altijd van toepassing is, maar denk goed na over de wijze van aanbesteding (doel/middel), of Europees aanbesteden ook echt zinvol is (laat je niet gek maken door juristen en inkopers, die leven daar ook van) en of de aanbesteding ook leidt tot een betere keuze. Als we alle kosten van aanbestedingen nou eens zouden steken in het verbeteren van de slagingskans van onze ICT-projecten....

Reza,

Dank voor je reactie. Een POC past niet even goed bij iedere aanbesteding. Hier toch een bepaalde schaalgrootte voor benodigd.

En ja je hebt gelijk dat een huisleverancier een voorsprong heeft. Maar vaak is deze ook door noeste arbeid verkregen en verdiend. Dus ik denk dat het een utopie is om de huisleverancier niet mee te laten doen. Dat lijkt me ook alles behalve eerlijk. Want om huisleverancier te worden moet je ook veel investeren.

Je kan als aanbestedende partij natuurlijk wel extra tijd investeren om de andere partijen enigzins op hetzelfde kennisniveau te krijgen. Dit kan door toelichtingssessies te houden. Zo maak je het voor iedereen een stuk eerlijker.

@Ollie:
Merkwaardig dat er maar 2 aanbieders gereageerd hebben. Je aanbesteding te veel functioneel opstellen kan ook resulteren in een opdracht met weinig ruimte voor je inschrijvers. Ik kan me voorstellen dat sommige leveranciers hiervan af gaan zien.

@Ruud,
Stel je voor dat bijvoorbeeld Centric de huisleverancier is. Lijkt het je makkelijk en eerlijk om met hen in een aanbestedingstraject te concurreren terwijl ze alles van de omgeving van de klant weten?
Het is waar dat ze ook geïnvesteerd hebben in de klant maar deze investering heeft zich zeker terug betaald in de looptijd (meestal 5 jaar) van het contract.
Daarom denk ik dat het uitsluiten van de huisleverancier geen gek idee is!

@Reza,

Ik ben het op dat punt niet met je eens.

Het is in mijn optiek ook onhaalbaar. En het zal denk ik ook wel een aardige opstand in ICT land veroorzaken.

Niet altijd worden er zakken geld aan het winnen van een aanbesteding verdiend. Aangezien er nog te vaak op prijs uitgevraagd wordt, wordt er vaak weinig tot niets aan verdiend. En soms zit er zelfs negatieve marge. Omdat je zo graag ergens binnen wilt komen.

Echter kan men dat wel vaak terug verdienen op de diensten en het onderhoud. Het gebeurd nog vaak dat het onderhoud met jaar 6 en 7 verlengt wordt. Sommige aanbieders gokken hier ook op. Dus om ze dan uit te sluiten voor de nieuwe aanbestedingen is in mijn optiek onhaalbaar en iets te radicaal.

Zorgen dat er eerlijkere concurrentie is een nobel streven. Het uitsluiten van partijen is een brug te ver.

@Chris,
Dank voor je reactie.
[...]of Europees aanbesteden ook echt zinvol [...]
Ik denk dat het antwoord op deze vraag al duidelijk is: Nee, het is niet zinvol!
Maar gemeenten mogen toch niet buiten deze regels hun projecten weggeven! Het is keer op keer in de media kritiek geweest op Europese aanbesteding. We zien dat stukje verbetering in het opstellen van NvI maar echte verbetering in het proces blijft nog steeds uit.

@Ruud,
Een aanbestedingstraject kost het team van de inschrijvers minimaal 300 uur om tot een offerte te komen. Dan is het maar in het donker schieten, de resultaten moeten we nog zien.
Als de huisleverancier met zijn grondige kennis van de klant aan dit traject meedoet dan hebben ze al voorsprong op verschillende fronten en ook zeker dit hoge aantal uren (investering) niet. In het geval van de deelname van de huisleverancier, het lijkt me eerlijker als de aanbesteder ervoor kan zorgen dat de inschrijvers net zoveel kennis als huisleverancier mogen krijgen (bijvoorbeeld door bezoek en inzage in de systemen)
De prijs van de hardware is vandaag de dag niet het probleem als iedereen nagenoeg dezelfde configuratie voorstelt! Wat wel interessant is is de sizing en configuratie hiervan die de prijs gaan bepalen. Om dit te doen moet de aanbesteder transparanter in haar NvI en overige documenten zijn. Anders biedt je of te dure configuratie aan waardoor je afgewezen wordt (hoge prijs) of te goedkoop en onvoldoende configuratie die niet aansluit bij de vraag, waarna je afgewezen wordt.

En wie komt met de juiste configuratie en diensten? Ja hoor, de huisleverancier!

Reza,

Je haalt valide punten aan die zeer herkenbaar zijn. Alleen gaat huisleverancier nooit en ten nimmer buitenspel gezet worden. Tenminste dat is mijn persoonlijke mening.

Natuurlijk kan de aanbestedende partij dit wel een kant op sturen. Niet iedereen is even tevreden over de huisleverancier. Ik zie langzaam aan een positieve trend ontstaan dat er steeds meer toelichtings/informatiesessies komen. En als je daar de juiste vragen stelt en ook de goede informatie krijgt ( aan het laatste schort het nog wel eens aan ) dan kan je je achterstand op de huisleverancier beperkt houden. Ook in een NVI kan je slim sturen als aanbieder zijnde.

En je hoeft als aanbieder natuurlijk niet overal aan deel te nemen. Al zijn aanbestedingen natuurlijk wel in de wereld geroepen om iedereen een eerlijke kans te geven. En ja daar schort het zeker de laatste jaren wel eens aan.

@Reza
Ik denk dat functioneel beschrijven juist veel open laat, je geeft alleen aan wat je wilt en aan welke eisen het moet voldoen.
Er komen volgens mij dan ook geen (pseudo) requirements in voor die mogelijk door niemand te leveren zijn, of juist door 1 bedrijf/software leverancier.

Ik denk eerder dat er bij veel leveranciers op dit vlak nog een knop om moet. Iets wat we hebben gezien aan het aantal inschrijvingen.

Er is niks mis met een huisleverancier, er is immers al genoeg geinvesteerd door hem maar hij moet gewoon ook de molen in dat zijn nou eenmaal de regels.
Uit ervaring weet ik dat in bovenstaande geval niet altijd de huisleverancier wint, dus het speelveld is wel degelijk open.

Ollie,
Mee eens, daarom heb ik aangegeven [...] Bekijk het opstellen van het programma van eisen (PvE) "niet alleen" vanuit techniek! Stel het PvE functioneel op met voldoende gegevens uit de inventarisatiefase als onderbouwing [...]

Dus een mix van beiden en niet of/of of het traject een richting te geven.

[...] Iets wat we hebben gezien aan het aantal inschrijvingen [...]
Ik proef uit je reactie dat je dit eerder meegemaakt hebt. Ik ben zeer benieuwd naar je ervaring hieromtrent en vooral wat je als valkuilen van leveranciers ervaren hebt.

Tot het functioneel beschrijven was er gewoon te veel interpretatie verschil/ was het te slecht beschreven.
Want dan moet je tot de punt en komma schrijven om geen interpretatieverschil te krijgen.

Nu het functioneel wordt omschreven is het niet meer interpreteerbaar.
Als een leverancier te veel "ja" heeft gezegd komt dit tijdens de POC naar voren. Dan kun je op dat moment afscheid van elkaar nemen, en dat doet pijn voor beide.
Want ondanks goede afspraken (wat wordt wel/niet betaald) moet het hele traject opnieuw.

Wat betreft het aantal aanbiedingen, ik denk dat leveranciers nog niet hun handen willen branden aan functioneel omschreven aanbestedingen.
Volgens mij komt dit mede doordat men er zelf nog niet klaar voor is, Met "niet klaar" denk ik dan aan, hoe bereken ik functiepunten in uren (bij het niet aanwezig zijn) en kan ik de functionaliteit wel lezen.

Bij een aanbesteding voor een nieuwe werkplek (dozen schuiven, inrichten en packages)staan ze normaal in de rij (als er ijzer beschreven is).
Bij het functioneel beschrijven ervan, marktconsultatie vooraf met 4 partijen, komen er maar 2 aanbiedingen.

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×