Video to stay of een hype? Videoconferencing doorgaat een ware hype, vorig jaar gedreven door de kredietcrisis omdat bedrijven zwaar op reiskosten moesten bezuinigen en recent heeft de natuur er nog een schepje bovenop gedaan door de vulkaanuitbarsting in IJsland. Wie kent niet de voorbeelden van mensen die vast zijn komen te zitten, meetings of events die niet door konden gaan doordat buitenlandse gasten niet in konden vliegen. Of andersom bijvoorbeeld wat ik zelf heb gezien een groep Chinese werknemers die een week bij de Nederlandse locatie moesten blijven omdat ze niet terug konden vliegen.
Trends in videoconferencing
Bij veel klanten zie je dat de eind jaren negentig, begin 2000 isdn video-units volop gebruikt worden. Er zijn daarnaast initiatieven om deze om te vormen naar meer gebruikersvriendelijke systemen, die op van ip gebruiken maken (en geen hoge variabele kosten hebben) en integreren met allerlei andere vormen van communicatie zoals presence, e-mail, telefonie-oplossingen, etc. Dit alles onder de vlag van unified communications. Naast de technische integratieproblemen waar ik al eerder over heb geschreven wil ik voornamelijk focussen op de barrières om video-oplossingen tussen organisaties mogelijk te maken. Er zijn vier technische mogelijkheden om met andere organisatis te communiceren: isdn, internet, video exchanges en virtual meeting rooms.
Elk van deze methoden heeft een sterk verschil in kosten, technische kwaliteit en snelheid van het opzetten van videoconference. Erg belangrijk is te weten wat de technische mogelijkheden zijn van de andere partij waar je mee wilt communiceren. In de praktijk zie je dat je counterpart vaak niet weet wat zijn eigen technische mogelijkheden zijn. Hij zal dan contact op moeten nemen met zijn eigen ict-organisatie en die rechtstreeks met de ict-organisatie van de andere kant laten praten. Anders lukt het vaak niet om de juiste vragen aan elkaar te stellen.
Hoe bel je de ander?
Het is dan ook zaak dat naast de technische mogelijkheden eindgebruikers voldoende getrained zijn om te weten wat ze moeten vragen. Bijvoorbeeld een isdn-nummer of een URI (uniform resource identifier), wat voor een gebruiker eruit ziet als een e-mailadres. Indien er gebruik gemaakt wordt van een video exchange, dan is het ook nog mogelijk om een E164-adres te gebruiken wat eigenlijk een intern en extern telefoonnummer is. Als personen hun eigen videoconferencingunits hebben, dan is het handig om de videobereikbaarheidgegevens op je visitekaartje te zetten. Gaat een gebruiker vaker video'en, dan snapt de eindgebruiker op een gegeven het en weet hij hoe hij de ander kan bereiken per video.
Virtual meeting rooms; niet duur wel handig
Virtual meting rooms zijn handig omdat hier vaak alle technische mogelijkheden worden geboden, meerdere units in een conference kunnen communiceren en netwerktechnisch goed gelegen zijn. Tegelijkertijd zijn ze vaak video exchange, waardoor het communiceren met andere klanten veel makkelijker op te zetten is. De virtual meeting rooms kunnen tevens een belangrijke rol spelen in de interoperabiliteit, wat niet vanzelfsprekend is daar verschillende fabrikanten hun eigen opvattingen hebben/hadden wat de beste protocollen zijn/waren. Je wilt namelijk wel als jij een Cisco-systeem hebt dat je ook met een Polycom-unit kan praten of een Lifesize- of Tandberg-systeem. Als ik met mijn mobiel een ander bel, wil ik ook niet weten of hij een Nokia-, Apple- of Huawei-telefoon heeft.
Do it yourself or not?
Bedrijven kunnen dezelfde functionaliteit zelf bouwen, maar moeten dan een hele serie aan infrastructuurcomponenten aanschaffen zoals, gatekeepers, bordercontroller voor firewall traversal, MCU's (multi conferencing units), isdn-gateways, managementsystemen, etc. Daarnaast moet je kennis vinden van deze producten, die zeer schaars is, of zelf mensen gaan trainen. Niet ideaal om snel video binnen een organisatie uitgerold te krijgen, terwijl mensen blijven vliegen of het luchtruim wederom dicht kan gaan vanwege een aswolk.
Eindgebruiker wordt vaak toch weer vergeten
Als je als bedrijf snel gebruik wilt maken van video en niet direct grote investeringen wilt doen, dan is het praktisch om gebruik te maken van zo'n generiek koppelpunt. Je hoeft dan enkel na te denken over je connectiviteit en waar je endpoints neer wilt zetten en last maar zeker niet least is de training van de eindgebruikers. Eigenlijk is dit binnen ict toch wel de default-fout. Er wordt veel geld gestoken in apparatuur, inrichting, migratie, etc., maar in gebruikersadoptie wordt onvoldoende geïnvesteerd.
Als er veel geld in endpoints gestoken wordt en men gebruikt het niet, dan is het zonde van het geld. Net als met e-mail en de mobiele telefoon gelden dezelfde regels, men gaat het alleen gebruiken als men de andere kan bereiken en dit zonder veel moeite weet op te zetten. Vinden eindgebruikers het handig, bijvoorbeeld omdat ze niet hoeven te reizen, het vanaf hun laptop kunnen gebruiken om files te vermijden of beter met hun leveranciers kunnen communiceren, dan zal men de technologie wel eigen willen maken. Iedereen kan tegenwoordig ook sms'en en gebruikt het ook zeer veel omdat men de voordelen ervan is in gaan zien.
Rol van business zelf
Video gaat pas echt een vlucht nemen als het processen kan veranderen. Banken die experts op elke branche gaan centraliseren om een expert op afstand te kunnen bieden. Een hyptheekexpert kan dan veel meer klanten zien en is geen tijd kwijt om naar de verschillende kantoren te reizen. Een aardig voorbeeld hiervan is bijvoorbeeld bewakingsbedrijven die een bewaker bij een gebouw vervangen door een videounit. Met minder bewakers kan men dan meer gebouwen in de gaten houden. Als iemand binnenkomt, dan kan deze gewoon tegen het scherm praten. Handig is om reguliere meetings te houden op locaties met een videounit, men kan dan als men verhinderd is bijvoorbeeld de meeting alsnog via een remote locatie volgen, vanaf huis of vanaf een hotspot.
Video is here to stay
Videoconferencing is zeker nog niet perfect, qua gebruikersgemak en technische infrastructuur en algemene awereness zijn er zeker nog stappen te maken. Er is echter een groot momentum en consumenten zijn ook al gewent om bijvoorbeeld met Skype, MSN, etc. met elkaar te video'en of te chatten. Cisco komt binnenkort zelfs met een home Telepresence-set die je kan koppelen aan je eigen tv. Stel je eens voor dat je je vrienden aan de andere kant van land of in het buitenland per video kan spreken via je eigen tvmet levensgroot beeld via je breedbandaansluiting, met een 1 Mbps-verbinding heb je al hele goede kwaliteit beeld.
Jako Boonekamp
Solution consultant
Orange Business Services
twitter: jboonekamp
P.s. Mijn video-adres is op aanvraag beschikbaar.
