Simplificeren bespaart kosten bij outsourcen

Bij de keuze voor outsourcen komen vele zaken om de hoek kijken. De te bereiken doelen, het selectieproces, de fit tussen klant en leverancier, het samenwerkingsproces, etc. Datgene wat wordt uitbesteed wordt echter vaak als een vaststaand gegeven beschouwd. Terwijl hier vaak de grootste voordelen zijn te behalen. Kostenvoordelen voor de klant, efficiencyvoordelen voor de leverancier waardoor er sprake is van een win/win-situatie voor beide.

Bij het outsourcen van een dienstenpakket voor het beheer van infrastructurele componenten of applicaties wordt de huidige situatie veelal als een gegeven beschouwd. Deze situatie is vaak de resultante van een lang historisch proces, waarin voortduren componenten worden toegevoegd, (deels) worden vernieuwd maar ook verouderen. Fusies van organisaties kunnen de complexiteit verder vergroten. Vaak is dan ook de feitelijke samenstelling en aard van de te beheren elementen niet volledig helder bij zowel klant als leverancier. Als dan de bestaande complexe situatie in beheer wordt overgedragen, kunnen de beheerkosten veel hoger worden dan eigenlijk nodig is of vooraf wordt aangenomen. Dit is mede de oorzaak dat juist het kostenaspect regelmatig laag scoort in rapporten van onder andere Gartner. Bij een interne afdeling worden de kosten voor de meer afwijkende en bijzondere componenten deels beperkt doordat er geen tijd voor is. Bij een outsourcingsovereenkomst waarbij dit niet vooraf wordt onderkend, kan dit een open einde regeling blijken.

In zo’n situatie kan simplificatie de complexiteit flink reduceren en daarmee kosten besparen. Simplificatie definieer ik daarbij als een structurele aanpak om het ict-landschap en de besturing ervan te vereenvoudigen. Zo kunnen het aantal te ondersteunen applicaties worden verminderd van bijvoorbeeld 1800 tot driehonderd. Simplificatie betekent niet automatisch centraliseren of homogeniseren. Er kunnen goede redenen zijn om twee vergelijkbare applicaties naast elkaar te laten bestaan. Dit omdat de te ondersteunen processen te veel van elkaar verschillen of omdat de overgangskosten hoger zijn dan de besparing door simplificatie.

Organisaties die een simplificatieproces hebben doorgevoerd merken dat het lastig is om eraan te beginnen, door de omvang van de taak en de vele deelbelangen. Maar ook dat het veel voldoening geeft en na afloop iedereen blij is het te hebben gedaan. Het kan zowel voorafgaand aan outsourcing worden uitgevoerd als nadat beheer is geoutsourced, maar altijd moet dit worden gezien als een apart project, dat projectmatig moet worden uitgevoerd. Het staat los van regulier beheer.

Randvoorwaarde bij een dergelijk project is ook structurering en simplificatie van de regievoering. De verschillende elementen van regievoering (vraag en aanbod, regie, beslissende, strategische en innovatieve functie) moeten duidelijk zijn belegd binnen de klant/leverancier-relatie.

Na afloop moet opnieuw worden bepaald wat de beheerkosten zijn. Deze zullen lager zijn dan daarvoor. De leverancier kan veel eenvoudiger kwaliteitscriteria halen en schaalvoordelen bij het beheer uitnutten. Beiden worden er beter van. Het vergt durf van beide partijen. De klant om de discussie met de gebruikers aan te gaan. En de leverancier omdat de efficiencyvoordelen groter kunnen worden en op korte termijn het simplificatieproject omzet oplevert.