'Uitbesteden is een populaire manier om kosten te verlagen en stelt je in staat je te focussen op je core business.' Is deze definitie waar of niet waar? Nou, beide. Het eerste deel is niet altijd waar, het tweede deel is zeker waar. Maar als het doel puur en alleen is om kosten te besparen, dan ben je op een doodlopend pad beland. Lees verder en ontdek wat echt goede redenen zijn om te outsourcen.
Kosten alleen zijn zelden een goede aanleiding om ict uit te besteden. In de meeste gevallen zullen de totale kosten hetzelfde blijven. Soms vallen ze een beetje lager, soms een beetje hoger uit dan het zelf draaien van de ict in eigen huis. Zoals we verderop zullen zien is het begrip ‘kosten’ redelijk nietszeggend. We zullen onderscheid moeten maken en de soorten kosten moeten specificeren.
Goede redenen om te outsourcen
Wat zijn dan goede redenen om te outsourcen? Ten eerste het besef dat ict niet de core business is van het bedrijf en dat je dat ook niet wilt. Als je het ‘erbij’ blijft doen, dan blijft het de kostbare tijd van het personeel opslokken. Tijd die mensen veel productiever en effectiever kunnen besteden aan zaken waar jullie als bedrijf goed in zijn.
Een tweede reden kan zijn dat je niet de juiste mensen kunt vinden om de ict te verzorgen. Of als je ze eenmaal hebt, ze je steeds verlaten voor een beter aanbod, waardoor je opnieuw op een tijdrovende en dure zoektocht moet gaan naar goed personeel.
En een derde reden is dat je de hoge capex-kosten (kapitaalkosten) niet meer wil dragen en dus ook niet meer elke paar jaar geld wilt uitgeven aan hardware en software. Belangrijk om in gedachten te houden is dat investeren in ict zelden loont. Na een paar jaar is immers de waarde van de ‘investering’ nihil. De afschrijving op ict-middelen is nog groter dan bij een auto.
Besparing bij outsourcing
Dus hoe zit het dan met het geld? Bespaart outsourcing dan helemaal niets? Nou, dat hangt er vanaf wat je als kosten definieert. Je zult geld besparen op de capex-kant. Want als je de ict zelf blijft doen en het in-huis houdt, blijf je geld uitgeven aan hardware, software en services om jouw ict draaiende te houden. Dat is vrijwel niet nodig bij outsourcing. Ook de opex (operationele kosten) zal dalen, want je hebt veel minder personeel nodig om het beheer te doen.
Als je de ict uitbesteedt hoef je vrijwel niets aan hardware-capex uit te geven. Toegegeven, het overstappen van in-huis naar outsourcing in de cloud kan een relatief geringe investering vergen, bijvoorbeeld in migratiekosten, maar dat is het wel zo’n beetje.
Het gebruik van apparatuur en software in de datacenters en werkplekapparatuur op locatie is bij outsourcing gebaseerd op een abonnement. Het bedrijf betaalt een vast bedrag per gebruiker per maand. Daar is alles bij inbegrepen. Updates, bijvoorbeeld Windows XP naar Windows 7 of 8, licenties, netwerkapparatuur, beeldschermen, smart terminals, printers, et cetera. Er zijn geen onverwachte kosten meer.
Ik hoor bij de stroming die vindt dat ict een faciliterende functie hoort te hebben binnen de business. Een bedrijf zou zijn budget niet moeten verspillen aan het draaien van de ict in eigen huis. Een ict-manager of cio die in touch is met de businessdoelstellingen van zijn bedrijf, zal daarentegen het vrijgekomen budget besteden aan ict-projecten om zijn bedrijf meer concurrerend te maken.
Dat kan bijvoorbeeld de selectie en invoering van voor het bedrijf specifieke line of business-software zijn. De totale ict-kosten kunnen bij een dergelijke herverdeling van budget gelijk blijven, maar er wordt gewonnen op het gebied van innovatie.
Meetbare voordelen outsourcing
De meetbare voordelen van outsourcing van ict zijn in mijn ogen duidelijk. Dit zijn het verlagen van de kapitaalkosten (capex) en zodoende het vrijgekomen kapitaal aanwenden in het meer concurrerend maken van de core business en het vermijden van onverwachte uitgaven.
Samenvattend kunnen we stellen dat het uitbesteden van bedrijfsmiddelen met een relatief geringe complexiteit als ict-infrastructuur snel een positieve impact heeft. Het levert aantoonbaar en meetbaar een verlaging op van de capex- en opex-kosten en maakt zodoende kapitaal vrij voor zinvollere investeringen.
@John Je reactie maakt een hoop duidelijker, maar ik denk dat uitbesteden van de zaken die jij noemt (werkplekbeheer, afnemen van machines en infrastructuur) allang al gemeengoed is en extern worden afgenomen of door een andere partij verzorgd. En zeker door de virtualisatie (cloud) is een het fluitje van een cent, maar dat is ook al langer dan vandaag. Ben het ook met je eens dat als het om het beheer daarvan ende software voor het intern gebruik je met een in-house oplossing beter af bent. Dat was ook wat de strekking van mijn reactie die ik eerder schreef, juist die software, beheer en de ontwikkeling daarvan kun je beter in eigen handen houden. Daar komen ook die missers van de projecten vandaan door juist dat traject helemaal te outsourcen. Dat is juist het meest onvoorspelbare gedeelte in ICT land.
En over dat vrijmaken van kapitaal, dat is ook alleen maar het geval als de oplossing die je kiest ook werkelijk lagere kosten hebben. Daar kan ik me bij de voor de handliggende bulk wel iets bij voorstellen. Daar zijn de kosten ook iets beter van te bepalen denk ik.
John, fijn dat je een uitgebreide reactie geeft, die inderdaad nu wat zaken beter in-scope brengt, waarmee de waarde van je artikel en reactie meteen toeneemt.
Thanks!
@John
Altijd leuk als de auteur mee doet in de discussie maar ik blijf ondanks je uitgebreidde reactie toch nog met vragen zitten, want facilitaire services zijn in veel proposities uiteindelijk niets meer dan co-locatie. Met name de wat oudere LoB applicaties kennen nog wat haken en ogen en alweer een tijdje terug heb ik hier een opinie aan besteed:
https://www.computable.nl/artikel/opinie/infrastructuur/4619191/2379248/oud-maar-nog-niet-vervangen.html
Ik weet het, ik ben weer aan het zeuren maar die opinie was geschreven nadat ik voor de zoveelste keer bij een ‘desktop-in-de-cloud’ leverancier de problemen op mocht lossen. Lang leve Het Nieuwe Werken want 100% uptime van een desktop zegt nog niets over de response zoals klanten – euh… gebruikers – leren.
P.S.
Bij multisourcing is het handig als je eerst een goed RACI model opstelt omdat je anders al gauw in het ‘kastje-muur’ spelletje komt, de resultaatverplichting die iedereen geeft omvat namelijk vaak alleen de contractuele verplichtingen.
@Ewout: dank voor je reactie. Ja, facilitaire services kunnen idd colo zijn maar dat is niet mijn definitie van full service outsourcing. Co-locatie is beperkt en hoewel het een prima opstap kan zijn vermijden wij het zoveel mogelijk. Er is onvoldoende toegevoegde waarde voor de klant.
Ik denk dat de klant het meest gebaat is bij full service en daar hoort technisch beheer bij van alle lagen. Die oudere LoB apps kunnen idd een crime zijn maar behoren in mijn optiek wel degelijk tot de (mede) verantwoordelijkheden van een outsourcer. Wij hebben gelukkig altijd te maken gehad met vrij actieve ISV-ers die bij problemen weliswaar direct naar ons wijzen “het ligt aan Windows of aan de strenge beveiliging” maar waar wel altijd mee te praten is.
En ja, dan kom je op het onderwerp ‘regie’. Wie heeft de regie, de klant of de leverancier en hoe ga je daarmee om? Essentieel voor het slagen van een outsourcingstraject.
Wij werken idd met RACI charts als bijlage aan de SLA. En om juist te voorkomen dat betrokken partijen in de ‘who-dun-it’ scenario terechtkomen gaan we zeer flexibel om met wat bij ons ligt of wat bij de ISV of in-house afdeling. Uiteindelijk is er maar één belang en dat is van de klant. ‘On the long run’ is dat ook de outsourcer’s belang, ook al lijkt dat soms anders.
Opvallend dat de eerste (Pavlov) reactie bij een slechte interne communicatie vaak gericht is op externe uitbesteding, zonder de interne werkwijze te verbeteren. Dat geeft te denken. En de daarbij gebruikte methode dóet het niet. Het ware beter de primaire aandacht te richten op verbetering van de interne samenwerking. Onder externe druk wordt namelijk niet alles vloeibaar, alhoewel bij Pavlov reacties.. 🙂
– flexibele schil
– de juiste expertise en omvang van het aanbod
– makkelijker kunnen opschalen
– nieuwe dimensie van samenwerken
Wat mij betreft ook uiterst legitieme redenen om outsourcing te overwegen.