Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Meer communicatie met de markt is noodzaak

 

Computable Expert

Ronald Vroom
Sr Consultant, EMERITOR / PROCURE-IT. Expert van Computable voor het topic Outsourcing.

De commissie Elias breekt in haar rapport een lans voor een betere dialoog tussen de Rijksoverheid en de markt. Nu heeft de commissie de ict-projecten bij de Rijksoverheid onderzocht, maar wat zij opmerkt geldt wat mij betreft net zo hard voor andere aanbestedende diensten: lokale overheden, zbo’s , et cetera.

Wat is er aan de hand? Aanbestedende diensten zijn vaak terughoudend, zo niet bang, om met marktpartijen te spreken over toekomstige opdrachten. Als die opdrachten ook nog eens moeten worden aanbesteed blijft het vaak oorverdovend stil. Uit mijn ervaring blijkt dat de angst in de meeste gevallen wordt veroorzaakt door risicomijdend gedrag (angst voor juridische stappen van marktpartijen), onbekendheid met de mogelijkheden binnen de wet- en regelgeving en onderschatting van de complexiteit van aan te besteden opdrachten. Door deze angst wordt het belang van een goede marktanalyse vooraf vaak onderschat en missen de aanbestedende dienst en de markt kansen!

Complexiteit aanbesteden

Om met de laatste oorzaak te beginnen: het is heel begrijpelijk dat de aanbestedende dienst van mening is dat de opdracht niet zo complex is omdat zij vaak al oplossingsrichtingen heeft bedacht. Natuurlijk is dat een goede zaak, het zou toch niet goed zijn als aanbestedende diensten vooraf niet nadenken over opdrachten?

Maar dat nadenken kan ook wel eens - en in de meeste gevallen onbedoeld - te ver zijn gegaan. Dat is niet verwonderlijk, want als je al een tijdje nadenkt over bijvoorbeeld de vervanging van een complex informatiesysteem zit je zo diep in de materie dat het lastig is om je te blijven richten op het probleem in plaats van de oplossing. Dit wordt nog versterkt doordat veel aanbestedende diensten gewend zijn om technisch te specificeren in plaats van functioneel.  

Mogelijke oplossingsrichtingen zijn dan al min of meer bepaald, technisch kan alles, en partijen X, Y en Z kunnen het zeker. Maar is die houding verstandig? Wel als er sprake is van een kennisevenwicht tussen de aanbestedende dienst en de markt. Dat is het geval als de aanbestedende dienst en de markt over een gelijkwaardig kennisniveau beschikken, dus als hun 'kennisbalans' in evenwicht is. Als het goed is beseffen beide partijen dat ze elkaars waarde vermenigvuldigen door kennis te delen en vindt er regelmatig uitwisseling van kennis en ervaring plaats, waardoor het evenwicht in stand blijft.

Inschrijvingen

Markt en aanbestedende dienst weten dan wat ze van elkaar kunnen verwachten en kunnen daar op voorsorteren in aanbestedingen. Potentiële inschrijvers stellen dan tijdens de inlichtingenronde minder en betere vragen over de opdracht en partijen begrijpen elkaar beter tijdens de inlichtingenronde, de beoordeling, de verificatie en de gunning. Het resultaat betaalt zich dan uit in betere (waarde versus kwaliteit) en passender (mate waarin de inschrijving  past bij de behoefte) inschrijvingen.

Is er sprake van kennisachterstand bij de aanbestedende dienst en doet zij er niets aan om deze in te lopen, dan wordt het erg moeilijk om goede en passende inschrijvingen te krijgen.

Een goed voorbeeld dateert van zo'n tien jaar geleden.Toen gingen veel overheden breedbandnetwerken aanbesteden en liepen ze voor wat betreft kennis ver achter bij de telecombedrijven. Dit leidde in eerste instantie tot offertes (en soms overeenkomsten) die sterk in het voordeel van de leverancier uitpakten. Toen de overheden hun kennisachterstand (soms met hulp van adviseurs) hadden ingelopen ontstonden veel meer 'win-win'-situaties.

Op dit moment zien we dat overheden een kennisachterstand vaker erkennen en dat zij - al dan niet geïnitieerd door de markt - met de markt van gedachten wisselen. Een concreet voorbeeld is de ict-haalbaarheidstoets die Nederland ICT medio november organiseert in het kader van het project 'Rijksportaal'.

Communicatie met de markt

Als een aanbestedende dienst wel met de markt wil communiceren is er vaak een inkoper of jurist die 'op de rem gaat staan' door te vertellen dat de aanbestedingswetgeving het niet toelaat. Niets is echter minder waar! De Aanbestedingswet staat wel degelijk toe dat er met de markt wordt gecommuniceerd, zowel voor als tijdens de aanbestedingsprocedure.

Voor de publicatie (die de aanbestedingsprocedure inleidt) is een aanbestedende dienst vrij om marktverkenningen en marktconsultaties te houden. Immers, een aanbestedende dienst moet zich op de hoogte kunnen stellen van wat de markt te bieden heeft en hoe zij haar opdracht daar optimaal op kan afstemmen.

Gelijke informatie

Natuurlijk moet het 'level playing field' (iedereen gelijke informatie) bij communicatie met de markt gewaarborgd blijven, maar daar zijn verschillende mogelijkheden voor. Zo kan een marktconsultatie aangekondigd worden met een 'passende mate van openbaarheid', mag aan alle partijen een redelijke vergoeding worden gegeven, is het belangrijk dat in alle gesprekken duidelijk wordt gesteld dat een eventuele opdracht conform de Aanbestedingswet wordt aanbesteed en moet informatie die als vertrouwelijk kan worden beschouwd ook zo worden behandeld. Voor de omgang met overige informatie gelden de beginselen van transparantie, non-discriminatie.

Als het echt een complexe opdracht betreft dan geeft de Aanbestedingswet de aanbestedende dienst de mogelijkheid een concurrentiegerichte dialoog te voeren als onder meer - kort gezegd - de behoefte niet kan worden ingevuld door aanpassing van bestaande oplossingen, onderhandelingen nodig zijn vanwege de complexiteit, voorwaarden of risico’s en als de (technische) specificaties niet door de aanbestedende dienst kunnen worden vastgesteld .

In deze aanbestedingsprocedure worden eerst geschikte ondernemers geselecteerd waarna met hen in een voortdurende dialoog de opdracht steeds verder wordt uitgewerkt. Ondernemers kunnen zich uit de procedure terugtrekken als ze niet willen inschrijven. Uiteindelijk wordt aan de overgebleven ondernemers  gevraagd in te schrijven. 

Aanbesteden voor gevorderden

De concurrentiegerichte dialoog is geen eenvoudige procedure. Los van de procedurele uitdaging (organisatie, vergoeding, kosten) moeten geschiktheidscriteria worden vastgesteld terwijl de opdracht nog niet volledig helder is, worden er hoge eisen aan de medewerkers gesteld en wordt er van de opdrachtgever verwacht dat eerder gemaakte keuzes mogelijk ter discussie komen te staan. En last but not least blijkt het niet eenvoudig om voor dergelijke complexe opdrachten functioneel te specificeren in plaats van technisch.

Dat dit  'aanbesteden voor gevorderden' is, zoals een van de getuigen van de commissie Elias stelde, klopt wel, maar dat wil nog niet zeggen dat 'gevorderde' medewerkers deze procedure bij complexe opdrachten niet moeten gebruiken. Sterker nog: de nieuwe Aanbestedingsrichtlijnen bepalen dat de concurrentiegerichte dialoog (verder uitgewerkt dan in de vorige richtlijnen) breder mag worden ingezet, onder meer in grote ict-projecten..  

Overweging  43 van de Aanbestedingsrichtlijn 2014/24 stelt met betrekking tot de concurrentiegerichte dialoog  het volgende :

'..Voor diensten of leveringen waarbij aanpassingen nodig zijn of waarmee ontwerpactiviteiten gemoeid zijn, kan het gebruik van een mededingingsprocedure met onderhandeling of de concurrentiegerichte dialoog wellicht nuttig zijn. Dergelijke aanpassings- of ontwerpactiviteiten zijn met name nodig in het geval van complexe aankopen zoals geavanceerde producten, intellectuele diensten, zoals bepaalde consultancy-, architectuur- of ingenieursdiensten, of grote ict-projecten. In deze gevallen kunnen onderhandelingen noodzakelijk zijn om te garanderen dat de levering of dienst voorziet in de behoeften van de aanbestedende dienst.'

Overleg met de markt

Dan resteert de eerste oorzaak: angst voor juridische stappen van marktpartijen. Daar kan ik kort over zijn: als de twee hiervoor beschreven oorzaken (onbekendheid van de mogelijkheden binnen de wet- en regelgeving en onderschatting van de complexiteit van aan te besteden opdrachten) zijn weggenomen, hoeft een aanbestedende dienst in alle redelijkheid niet te verwachten dat een ondernemer juridische stappen onderneemt. Wordt hier toch mee gedreigd, dan wil dat nog niet zeggen dat je als aanbestedende dienst iets verkeerd hebt gedaan. Ga na of alles gedaan is om een 'level playing field' te scheppen. Ga in gesprek met de betreffende ondernemer, verplaats je in zijn of haar positie en wees realistisch en eerlijk als het gaat om zaken die beter hadden gekund en wees niet bang om het proces eventueel anders in te richten.

Kortom, volkomen begrijpelijk en terecht dat de commissie Elias de aanbeveling doet om de Rijksoverheid te verplichten met de markt te overleggen. Natuurlijk is dat niet altijd mogelijk en/of nuttig. In dat geval beveelt de commissie Elias aan dit te onderbouwen volgens het 'Explain or comply'-principe. Het voldoen aan deze verplichting die de commissie Elias voorstelt, zal een uitdaging vormen, maar uiteindelijk leiden tot een betere samenwerking met leveranciers en succesvolle ict-projecten. 

Meer kennis en informatie over inkoop van ict is te vinden op http://www.inkoopvandaag.nl. dé inspiratie voor (ict-) inkopend Nederland.

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/5194116). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


 

Reacties

"vaak, meeste, lastig, erg moeilijk, passende mate van openbaarheid, redelijke vergoeding, eventuele opdracht."

hmm, daar kun je een hoop kanten mee uit.
Verderop in het artikel :

"Als het echt een complexe opdracht betreft dan geeft de Aanbestedingswet de aanbestedende dienst de mogelijkheid een concurrentiegerichte dialoog te voeren als onder meer - kort gezegd - de behoefte niet kan worden ingevuld door aanpassing van bestaande oplossingen, onderhandelingen nodig zijn vanwege de complexiteit, voorwaarden of risico’s en als de (technische) specificaties niet door de aanbestedende dienst kunnen worden vastgesteld ."

zijn we nou aan het communiceren ? Krijgen we nu geen fraude meer ?

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×