Waarom lukt het maar niet om de overvolle rommelzolder aan verouderde businessapplicaties op te ruimen? De wereldwijde it-debt is in vijf jaar tijd verdubbeld en is volgens Gartner opgelopen tot zo'n duizend miljard euro. Het lijkt wel alsof cio’s er maar geen grip op krijgen.
Waarom slepen cio’s die molensteen mee; het is toch dood gewicht? Het antwoord is simpel: omdat legacy zo goedkoop is voor de eigenaren. Cio’s hebben veel te zeggen over infrastructuur, maar bijna niets over wat er op draait aan businessapplicaties. Die functionaliteit is eigendom van de business. Als cfo van een ‘OpCo’ sta je niet te trappelen om te investeren in iets wat je nu bijna gratis krijgt. Waarom zou je miljoenen extra betalen voor een nieuw erp-systeem, het oude werkt toch nog? En dat is al lang afgeschreven: dus lekker goedkoop met minimale doorbelasting.
Als cio sta je bij de business al snel met je bek vol tanden wanneer je een grootschalige migratie voorstelt om de it-debt aan te pakken. Stel dat grote delen van je business nog draaien op stenentijdperkversies van Lotus, SAP en Baan. En je wilt over naar Office365, Workday en SAP Hana. Het klinkt allemaal logisch als je naar het bredere plaatje kijkt. Maar voor een OpCo op decentraal niveau klinkt het heel onlogisch als na de vernieuwing straks het dubbele per mailbox of seat moet worden betaald. Gebruikers willen misschien wel meer gemak en meer toegevoegde waarde, maar lokale cfo’s weigeren te accepteren dat nieuwe it duurder wordt in plaats van goedkoper.
It-debt is geen probleem van de cio, maar uiteindelijk van de hogere legerleiding: de coo, ceo en misschien wel de raad van commissarissen (RvC). Het is zonde dat sterk verouderde kernapplicaties pas worden aangepakt als het vijf voor twaalf is: bijvoorbeeld bij een serieus compliance issue met een dreigende miljoenenboete.
Het is een paradox: it-debt is duur omdat legacy te goedkoop is. De oplossing? Maak legacy duur (voer een it-debt-taks in) en lever als it-afdeling nieuwe it goedkoop of zelfs gratis. Het is deze economische incentive waarmee Heineken nu de wereldwijde it-transformatie versnelt: zoals van legacy-Lotus naar één modern mailplatform uit de muur. Wie de ambitie heeft om in 2020 een digital company te zijn, moet nu wel beginnen met de grote schoonmaak. En beetje meer lef om it-debt grondig aan te pakken zou een cio niet misstaan.
Marco, de perceptie van legacy is misschien dat het goedkoop lijkt omdat het al draait, en vervangen van legacy risicovol en duur is.
Maar zijn we het wel eens dat legacy duurder is dan alleen de hard en software?
Meer stappen doen dan nodig kost mensen ook tijd en dus geld. De old-skool VPN die faalt of nogal eens wat problemen veroorzaakt kost ook geld. De vergaderingen die nodig zijn om met het oude systeem toch nog verbeteringen door te voeren kosten geld. En als het trage en onhandiger is dan nodig kost dat ook geld. Daarnaast betaal je nog 20% onderhoud per jaar aan alleen licentiekosten en worden de mensen die de lichten aan houden ook steeds duurder; want zeldzamer.
Daarnaast. Nieuwe IT duurder dan de huidige legacy? Heb je daar voorbeelden van? Ik kan het me namelijk niet voorstellen tenzij je van een on-premises CRM pakket naar volledige salesforce suite bent gegaan en dat soort fratsen….
Eerst was legacy de schuld van altijd nee verkopende IT. Volgens Macro dan. Ben overigens nog nooit een IT-er tegen gekomen die blij was met invoering van Lotus notes. In de wandelgangen noemde men het altijd Klotus.
Maar nu is die legacy blijkbaar niet meer veroorzaakt door ICT maar door de visieloze Business, die niet naar bredere plaatjes kijkt, maar alleen naar de korte termijn kosten.
Zijn oplossing : taks. Klinkt meteen al heel legacy overigens..
Aan het einde van zijn verhaal moet de CIO meer lef tonen. CIO als kosten manipulator om de business een richting op te duwen ? Bewust de legacy kosten hoog maken en de vervangingskosten laag. Dacht dat we er nu uit waren dat de Business in control zou moeten zijn.
IT die weer moet voorkomen dat de Business verkeerde beslissingen neemt. Over paradoxen en legacy gesproken..
Legacy is niet goedkoop. Dat is slechts schijn, het lijkt goedkoop omdat het gesubsidieerd wordt door de overige gebruikerspopulatie. Terwijl andere gebruikers allang zijn overgestapt naar moderne varianten, is het vaak nog een beperkte groep kleine gebruikers die ook nog eens gebruik maken van een klein deel van de legacy omgeving, die lekker gebruik blijven maken van de oude omgeving. Precies omdat overstappen (eenmalig) meer geld kost dan lekker blijven draaien op de legacy omgeving.
En omdat organisaties nog steeds niet in staat zijn (of willen) om de werkelijke kosten van IT gebruik door te belasten, worden de IT-kosten en daarmee ook de legacy kosten uitgesmeerd over de gehele gebruikersgroep. Als gebruikers betaal je dan een klein deel van de totale kosten. Let wel de kosten van legacy zijn hoog ondanks afschrijving van hardware. De kosten zitten in oplopende licentiekosten (leveranciers sturen ook op geld om klanten te dwingen over te stappen naar hun nieuwe applicaties) en vooral veel kosten aan beheer, uitwijk, onderhoud, etc.
De oplossing is natuurlijk om de werkelijke kosten van legacy te berekenen en die volledig door te belasten aan de gebruikers hiervan. Zodra dat gebeurd ligt er heel gauw een business case op tafel om afscheid te nemen van de legacy gebruik en stappen deze laatste gebruikers snel over op iets passends.
Zelfs met een nieuwe huisstijl heeft deze site nog steeds een meta-refresh aktief die epistels van reageerders wegvaagt. Jammer.
Gaat deze legacy niet hand in hand met vendor lockins? En consultans die het oude beestje weer op mogen lappen voor hoognodige vernieuwingen zodat de dood nog een paar jaar uitgesteld kan worden? En zolang je het oude systeem in de lucht houdt weet je ook niet of het nieuwe systeem beter of slechter werkt. Een echte ondernemer zorgt er voor dat dit nieuwe systeem beter werkt want daar ben je immers ondernemer voor.
De schrijver heeft het mis want IT-schuld bestaat niet. Je schaft een ICT systeem aan en schrijft dat af. Met de afschrijving kun je vervolgens een nieuw systeem aanschaffen. Als je vervolgens geen nieuw systeem aanschaft en dat geld voor andere zaken gaat gebruiken dan ben je met je boekhouding aan het rommelen. In die zin is IT-schuld net zo’n onzin als de term ‘dief van je eigen portemonnee’ als het feitelijk om besparen gaat. Wat dat betreft zou de RvC aan de bel moeten trekken als je je niet houdt aan de plannen om een systeem wat afgeschreven is te vervangen. Dat je dan toch door gaat kan, maar gebruik dan die tijd om je voor te bereiden op de onoverkoombare overstap.