Onlangs zag ik een interessante discussie op LinkedIn over het opslaan van documenten in de cloud. De noodkreet luidde: Door het werken in de cloud hebben we last van dubbele documenten, we raken documenten kwijt en tot overmaat van ramp zijn sommige documenten voor bepaalde collega’s wél en voor andere niet zichtbaar. Dit kan toch niet de bedoeling zijn? Dit soort problemen zijn zeker niet de bedoeling, maar helaas wel een bekend probleem voor veel organisaties.
De uitdaging waar veel organisaties tegenwoordig mee te maken hebben wanneer het gaat om samenwerken in de cloud, is dat iedereen zijn eigen cloud meeneemt. Dat klinkt misschien wat vreemd, maar bring your own software (byos, de trend die volgt op byod) begint steeds grotere vormen aan te nemen. Veel medewerkers maken gebruik van consumentgeoriënteerde gratis software om documenten mee op te slaan en stellen collega’s voor dit ook te gebruiken. Dit is nog niet direct een probleem, alleen zie je dat vervolgens verschillende soorten software de organisatie binnendringt - ‘Piet’ werkt met Dropbox en ‘Jan’ met Googledocs - waardoor documenten op verschillende plekken gaan zwerven en de structuur vaak ver te zoeken is.
Voor organisaties is het daarom belangrijk om deze trend serieus te nemen en medewerkers een goede cloudstructuur te bieden, zodat documenten niet zomaar kunnen kwijtraken of in acht verschillende versies worden opgeslagen. Leveranciers van cloudoplossingen herkennen deze struikelblokken en proberen hun diensten steeds meer te verbeteren op dat vlak. Het is belangrijk dat er bijvoorbeeld alert-opties bestaan in de cloud-oplossing, zodat medewerkers gewaarschuwd worden wanneer ze iets in een document veranderen of opslaan waar de eigenaar van het document niet van op de hoogte is. Ook autorisatiecodes kunnen helpen, zodat niet iedereen zomaar een document kan bewerken of verwijderen. Daar ligt ook een verantwoordelijkheid bij medewerkers, zij zullen bij het werken in de cloud extra secuur moeten zijn en bij twijfel nooit zomaar iets weggooien of overschrijven. Sommige organisaties leggen zoiets vast in een gedragsprotocol, waarin ook vermeld staat welke gegevens niet geschikt zijn om op te slaan in de cloud.
Specialisten in documentbeheer spelen bij documentopslag in de cloud een steeds belangrijkere rol, want ook papieren documenten worden gescand, in de cloud opgeslagen en bewerkt. Het is de kunst om deze documenten op een snelle en veilige manier in de cloud te krijgen via scan, e-mail of mobiele toepassingen, bijvoorbeeld met behulp van multifunctionele printers. Deze krijgen een steeds grotere rol binnen het workflowproces, omdat ze documenten kunnen converteren naar een ander soort bestand en eenvoudig in de cloud kunnen opslaan. Dankzij geïntegreerde beveiligingssoftware zijn gebruikers er bovendien zeker van dat hun documenten virusvrij in de cloud gezet worden.
Om medewerkers van die veelvoud aan clouds af te helpen, is het belangrijk om als organisatie een bedrijfscloud aan te bieden die aantrekkelijk is voor werknemers. Zij zullen dan de meerwaarde ervaren van het veilig én eenvoudig werken met digitale en papieren documenten. Wanneer leveranciers, organisaties en medewerkers hun verantwoordelijkheid nemen met betrekking tot het werken in de cloud, zullen die noodkreten op LinkedIn in de toekomst hopelijk niet meer nodig zijn.
Reacties
Yves, leuk artikel en herkenbaar.
De cloud is juiste de plek waardoor je geen dubbele documenten meer hebt, of een presentatie rondstuurd als bijlage in de email.
Steeds meer SaaS die bijvoorbeeld integreren met Google Docs slaan niet het document op, maar alleen de link naar het document. Zo kun je op veel plaatsen het document zien, maar bestaat er uiteindelijk 1 versie met versie geschiedenis. Google Apps doet dit zeer knap en werkbaar.
Waar het misgaat, en ook hier lijk je er zelf soort van schuldig aan te maken is dit: "Om medewerkers van die veelvoud aan clouds af te helpen, is het belangrijk om als organisatie een bedrijfscloud aan te bieden die aantrekkelijk is voor werknemers."
We moeten af van denken in Organisatie en bedrijfs cloud en werknemers.
Uiteindelijk is het wel goed dat iemand de expliciete eigenaar is van een document en dat deze op een plek staat die van een organisatie is, het is vooral de autorisatie buiten de organisatie die samenwerken moeilijk maakt.
Overigens maak je het weer goed in de volgende zin "Wanneer leveranciers, organisaties en medewerkers hun verantwoordelijkheid nemen met betrekking tot het werken in de cloud," ...
Het blijft lastig binnen een juridisch en privacy kader, we zullen daar pragmatisch in moeten zijn om de vruchten te plukken, maar aan de andere kant, als ik mijn CV aan een organisatie aanbiedt en zij deze opslaan, wie is dan eigenaar van het CV? Misschien denken we wel veel te "eng" als het gaat om data....
@Henri: in jouw voorbeeld ga je er er dus wel van uit dat er één centrale opslagplaats is (google docs) waar de andere tools naar (kunnen) verwijzen.
Wat de auteur schetst is een scenario waar diverse gebruikers diverse tools en plaatsen in the cloud gebruiken om hun spullen op te slaan.
Als werkgever zou ik hier spontaan de kriebels van krijgen. Als overal wat staat, wie weet dan nog na verloop van tijd wat waar staat en wie waar bij kan ?
Je hebt het over "eng" denken als het gaat om data... dit hangt mijns inziens heel sterk af van het soort data. Innovaties en intellectueel eigendom wil je misschien toch liever binnenshuis houden, evenals beursgevoelige informatie.
Eng als in Nauw.
En ik bedoel wat je schrijft, dat je wel na moet denken over wat wel en wat niet en daarin niet te behouden moet zijn.
Bedrijven die niets met cloud doen, doen vooral niets formeel met cloud, je moest eens weten wat er als grote bijlagen gemailt, ge WeTransfer en geDropboxt wordt...
@Henri,
Goh, dat komt me bekend voor. Dat riepen we ook van portals en voor die tijd van document shares. Iedereen het zelfde document opslaan in Sharepoint en dan nooit meer dubbele versies (yeah right).
Technologie is niet de oplossing van dit soort problemen, menselijke discipline is de oplossing. Met andere woorden, nu alles dubbel in de cloud is gewoon het logische vervolg op alles in je eigen portal of alles op je eigen share/drive.
Wat de data zelf betreft, daar heeft Paveke zeker een punt. Niet alleen wil je innovatieve zaken of intellectueel eigendom beschermen, ook heb je als beursgenoteerde onderneming de plicht om je informatie terdege te beschermen. Ik denk dat iedereen zich wel koppen in een willekeurige krant kan voorstellen als er plots toch een document via dropbox verspreid wordt naar een device of account waarvan dat niet de bedoeling was.
@Rob, ik ben het grotendeels met je eens, discipline is belangrijk en hoe je dingen opslaat en of je secuur bent en consistent, al zul je toch ook echt de juiste tools moeten gebruiken (en Sharepoint is daar in mijn ogen niet één van).
Met Google Docs kun je al een heel eind in de richting komen omdat je al makelijk kunt delen over organisaties heen.
En natuurlijk heb je te maken met compliance en de wet. Maar kasteel automatisering is waarschijnlijk niet veel beter dan een progressief beleid over delen. Met andere woorden, als je het mensen te moeilijk maakt gaan ze vanzelf wel tools adopteren waar je zo graag van weg wilt blijven. Dus wees wat opener, maar steek tegelijkertijd tijd in bewustzijn en governance. Bijvoorbeeld box.net leent zich al beter voor de enterprise dan Dropbox/Google Drive et cetera.
Vroeger raakten documenten zoek op de eigen computer. Nu blijkbaar in de Cloud, want iedereen brengt zijn eigen Cloud. Who needs wikileaks ? Volgende week graag een artikel over Big Data die alle relevante data vindt, waar niemand weet waar dat nou ook alweer vandaan komt ;-)
"Piet’ werkt met Dropbox en ‘Jan’ met Googledocs"
Ik wil niet zeven maar dat zijn toch heel verschillende programmas, storage versus officesuite.
Dit artikel schrijft treffend over falend beleid en falend beheer. Daar heb je geen cloud voor nodig.
@Jan
Je kunt als bedrijf beleid definiëren tot je een ons weegt, maar als gebruikers zich daar niet aan wensen te houden en eigen keuzes maken waar ze hun spullen neer willen zetten wordt het wel heel lastig.
Misschien kun je vanuit beheer allerlei toegangen dichtzetten, maar met BYOD/BYOS werkt dat ook niet meer.
Dito met medewerkers die documenten of andere spullen mee naar huis gaan nemen op USB stick of naar hun privé omgeving mailen; voor je het weet ben je als bedrijf de controle over je documenten kwijt.
Het is natuurlijk met cloud net als met de ouderwetse shares. Een bedrijf kan beleid voorschrijven, maar zolang het makkelijker is zelf de opslag te regelen dan volgens beleid, zullen mensen hun eigen weg kiezen. Dus net als opslag op de eigen harde schijf in plaats van op de share of sharepoint/livelink/.., kiezen ze nu voor opslag in de eigen cloud-keuze.
Een extra probleem is dat bedrijven wat cloud betreft achterlopen op de medewerkers, te laat zijn gaan nadenken over eigen oplossingen en beleid.
@Pa Va Ke en allen,
En dan moet je dus de discussie aangaan met je gebruikers en niet bij voorbaat een oplossing neerleggen. Want als je niet weet waarom je gebruikers hun eigen keuzes maken, zul je als beheerorganisatie dus altijd de verkeerde oplossing aanbieden.
Waarom kiezen gebruikers voor die oplossing? En wil je als organisatie ook ALTIJD controle houden over de documenten? Zomaar een paar vragen die je samen met nog veel meer, samen met je gebruikers moet gaan beantwoorden vóórdat je het in oplossingen zoekt.
De kunst is om documenten opslag zo intuïtief en makkelijk is dat iedereen vanzelfsprekend voor dezelfde oplossing kiest.
Denk aan de eenvoud van skydrive en dropbox om te begrijpen wat ik bedoel.
Dat is voor een bedrijfsomgeving te eenvoudig, daar moet je van folders naar metadata om je documenten te vinden.
M.i. ligt daar de uitdaging voor organisaties om hun systeem als beste onder de alternatieven op een natuurlijke manier te laten gebruiken.
Afspraken met groepen van mensen gelden tot de eerste uit de groep de groep verlaat.
Dus waarom , kiest iemand voor iets? Omdat het makkelijk is en iets oplevert voor die persoon.
Maak dus je systeem zodanig dat iedereen begrijpt wat het voor hem/haar oplevert en jij als organisatie krijgt wat je wilt.
Op de achtergrond wel security en compliance regelen.
Het maakt niet uit hoe je systeem heet, de uitdaging is daar.
Zoals Bert zegt, je moet met je gebruikers communiceren. Meestal zoeken gebruikers oplossingen buiten de regulaire omdat de regulaire oplossingen niet voldoen.
Beleid en beheer werken alleen als je met de gebruikers communiceert, dan zijn ze ook te overtuigen dat een oplossing bedrijfsbreed moet werken en niet de belangen van een enkeling boven die van het bedrijf mogen staan. Dat zelfde geldt evengoed voor de beheerder die heeft zich net zo goed aan te passen aan het bedrijfsbeleid.
In doorsnee zijn gebruikers heel goed in staat verantwordelijk te handelen en mee te denken hoe je tot een voor iedereen werkbare oplossing kan komen. Of dat tot een cloudoplossing leidt hangt volledig af van de randvoorwaarden en de eisen die aan het verwerken van dokumenten worden gesteld.