Het Diaconessenhuis Leiden beheert naast het intranet ook protocollen (werkproces handboeken) met Smartsite. Gezien het medisch belang dient dit nauwgezet en traceerbaar te gebeuren, met versiebeheer en workflow om dit te waarborgen. Aangezien veel zorginstellingen al beschikken over een software systeem dat de protocollen of handboeken beheert moet er bij de inzet van Smartsite een belangrijke afweging gemaakt worden.
Dient Smartsite als de 'publicatiemotor' en blijft de informatie van de protocollen in het bestaande beheersoftware of wordt de protocolinformatie geïmporteerd in Smartsite?
Een aantal zorginstellingen hebben inmiddels voor het laatste scenario gekozen, waaronder het Diaconessenhuis Leiden. Zij maken gebruik van Smartsite's marktleiderspostitie op het gebied van publicatieworkflow en versiebeheer voor het beheer en publicatie van hun protocolinformatie. De bestaande protocollen in de mainframe-software van het ziekenhuis zijn geimporteerd in Smartsite.
Beheer van informatie
Belangrijk aspect bij het beheer van protocollen is de gebruiksvriendelijke werking van de software. Want een fors aantal medewerkers met uiteenlopende expertise is betrokken bij het schrijven en redigeren van die informatie.
De gebruiksvriendelijkheid van Smartsite is cruciaal door onder meer de mogelijkheid direct te werken vanuit Word (gebruikers hoeven zich nauwlijks bewust te zijn van de aanwezigheid en rol van het CMS).
Publicatie van informatie
Bij publicatie van protocolinformatie ligt de kracht van Smartsite in het feit dat het systeem dwarsverbanden legt tussen informatie. Zodoende worden protocollen gepubliceerd samen met andere relevante informatie, mogelijk afkomstig uit andere systemen – een opstap naar een zogeheten 'zorgportaal'.
Conclusie
Protocolbeheer met Smartsite geeft een belangrijke, aantoonbare winst – een intranet waar relevante informatie snel te vinden is maakt het werk van vele medewerkers prettiger en ook veel efficiënter. Hiemee heeft het Diaconessenhuis Leiden een belangrijke directe doelstelling gehaald en een basis gelegd voor verdere integratie van haar ziekenhuis informatie systemen.
