Managed hosting door True

Peel en Maasvallei implementeert SureCase

 

Waterschap Peel en Maasvallei is dé waterautoriteit in Noord- en Midden Limburg. Om zaakgericht werken mogelijk te maken en de informatievoorziening te verbeteren, gaat het waterschap Surecase inzetten. Met deze op standaard Sharepoint gebaseerde DMS-oplossing van Motion10 kunnen medewerkers plaats- en tijdsonafhankelijk zaakdossiers en andere documenten opslaan, bewerken en terugvinden en rapporteren over de gegevens.

Erik Voeten, senior medewerker DIV bij Waterschap Peel en Maasvallei: 'Motion10 voerde bij andere waterschappen vergelijkbare projecten uit waar men zeer tevreden over was. Die cases tonen aan dat Sharepoint zaakgericht werken perfect kan ondersteunen. Het Sharepoint 2013-platform gaat onze medewerkers helpen om alle informatie gemakkelijk vast te leggen, te ontsluiten en te delen. Dat komt niet alleen de kwaliteit van onze dienstverlening ten goede, maar het zal ook de efficiency bevorderen. Als we informatie sneller kunnen terugvinden verwachten we 10 tot 30 procent te besparen op de tijd die nodig is om de benodigde informatie te vinden bij het uitvoeren van onze primaire taken. Onze ambitie is om in 2015 alle projecten en processen met Sharepoint te ondersteunen. Dan willen we volledig papierloos werken.

Motion10 ondersteunt Waterschap Peel en Maasvallei om Sharepoint succesvol te implementeren. Hierbij wordt Surecase ingezet: de standaardoplossing van Motion10, waarmee mensen eenvoudig documenten en zaakdossiers kunnen opslaan, bewerken en terugvinden in Sharepoint. Erik Voeten heeft er hoge verwachtingen van. 'Onze medewerkers kunnen zo gemakkelijk en op een intuïtieve manier samenwerken. Zij hebben altijd de juiste informatie beschikbaar, overal en altijd. Surecase gaat ervoor zorgen dat alle informatie over bijvoorbeeld een beekproject bij elkaar staat in één zaakdossier. Het dossier is dus altijd compleet en up-to-date.'

Sharepoint wordt gekoppeld aan de backofficesystemen van het waterschap, waardoor integrale informatie wordt aangeboden. Waterschap Peel en Maasvallei koos voor Sharepoint 2013 omdat het flexibel en configureerbaar is. Surecase, ontwikkeld door Motion10, is de enige oplossing gebaseerd op standaard Sharepoint voor documentmanagement en het zaakgericht werken.

'Wij startten met een Sharepoint strategie advies. Motion10 organiseerde workshops om samen met ons de visie, doelstellingen en businesscase duidelijk te formuleren. Dat waren hele waardevolle sessies; ik raad iedereen aan om daarmee te starten. Het helpt je om duidelijk te krijgen welke richting je op wilt met het SharePoint-platform, ook op de lange termijn.'

'Daarna is het governancetraject afgerond, waarin een kernteam van zes mensen bepaalde hoe het project wordt ingericht en wie verantwoordelijk is voor welk onderdeel. Vervolgens heeft Motion10 een architecture design sessie begeleid waarin onder meer de ict-infrastructuur is ontworpen. Verder gaat Motion10 een intranet voor ons bouwen dat ook een sociale component gaat krijgen. We wilden hier niet de standaard Sharepoint vormgeving, maar een gebruikersvriendelijke omgeving die goed aansluit bij het huidige intranet wat bij de medewerkers bekend is.'

Dit artikel is afkomstig van Computable.nl (https://www.computable.nl/artikel/5117673). © Jaarbeurs IT Media.

?


Lees meer over


Partnerinformatie
 

Reacties

Ik lees dit verhaal met Aa en Maas op de achtergrond in het hoofd, zaakgericht werken werd daar ingevuld met een back-up oplossing. Dat gezegd hebbende en ook nukken van Sharepoint kennend is mijn reactie natuurlijk een inkoppertje.

Niks ten nadele van Sharepoint maar ook hier krijg ik weer de indruk dat technologie een organisatorisch probleem op moet lossen. Terug vinden van informatie lijkt tussen beide waterschappen de overeenkomst waardoor ik me afvraag hoe goed informatie uitwisseling nu geregeld is. Een intranet bouwen is leuk maar hoe zit het met het extranet waar burgers wat aan hebben?

Misschien dat mijn reactie flauw is maar stop nu eens met de interne focus en begin eens buiten de geijkte kaders te denken. Ik schrijf deze reactie niet zo zeer als expert maar als belastingbetaler want naast de publicaties op mijn vakgebied lees ik meer en kom tot de onthutsende conclusies dat er sprake is van regelrechte ambtelijke obstructie.

Leuk dat Motion10 een architectuur heeft geleverd maar is daarin rekening gehouden met de samenwerkingen die er zijn met andere bestuurlijke organen?

Het heeft niet zoveel met techniek te maken maar als ik naar plannen voor superprovincies en de bestuurlijk verspreiding plot dan zijn de waterschappen toch de luis in de pels van het poldermodel. Tijd voor onze nationale watermanager om bij koninklijk decreet een einde te maken aan de watergraafschapen.

Ik stelde al dat ik de nukken ken van Sharepoint, één daarvan is dat het je richting een closed source oplossing brengt. Het platform werkt uiteindelijk het beste met Office en dat lijkt me in strijd met de eis van open standaarden die ook voor waterschappen geldt, het is de uitwisseling van metadata die het vinden van informatie vaak bemoeilijkt.

Om het in een wat andere stijl te zeggen, ik kan me dus niet vinden in dit verhaal. Een praktijkcase bij de overheid die voorgesorteerd heeft op één leverancier is veelzeggend voor de wijze van aanbestedingen. Hoewel ik geen blinde adept ben van open source is het open laten van keuze mogelijkheden meestal nooit slecht voor de onderhandeling.

Vacatures

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×