Een groeiende organisatie die steeds meer pakketten bij consumenten en bedrijven bezorgt en die sneller en klantvriendelijker wil werken, moet kunnen rekenen op z’n it-infrastructuur. Toen pakketbezorger DPD door de beperkingen van z’n storage-oplossing tegen de grenzen van de groei aanliep, adviseerde en implementeerde NEH ICT Solutions Pure Storage. 'Door hogere snelheden en datareductie kan DPD weer stappen maken.'
Pakketdiensten zitten in de lift. Retailers in winkelstraten hebben het lastig, maar e-commerce groeit elk jaar fors. Het bezorgen van via e-commerce gekochte producten groeit in volume, waarbij telkens hogere eisen worden gesteld aan snelheid en service. ‘IT is de backbone van de pakketbezorging’, legt Eric Wolfs van DPD uit. ‘Het gaat daarbij om het goed regelen van het logistieke proces en de administratieve afhandeling, maar zeker ook om service bij de aflevering. Met Predict informeert DPD ontvangers op de bezorgdag tot op een uur nauwkeurig over het moment van levering. Ondersteund door goede it-faciliteiten streeft DPD ernaar ontvangers zelfs op vijftien minuten nauwkeurig te informeren.’
Faciliteiten tegen het licht houden
Nieuwe beloften, zoals bijvoorbeeld Predict, vragen echter nogal wat van DPD’s it-infrastructuur. En juist op dat terrein worstelde DPD in Nederland met vragen en dat was aanleiding om de back-up- en storagefaciliteiten serieus tegen het licht te houden. Wolfs: ‘We liepen tegen de grenzen van onze groei aan. De back-up van onze databaseomgeving vormde een uitdaging. We hadden een probleem met methode van de back-up waardoor de data niet gededupliceerd kon worden. Het gevolg was dat totale omvang van de backpup ongeveer viermaal zo groot werd als de native data. Maar daar bleef het niet bij. Onze inschatting was dat de restore van de database tot wel tien uur in beslag kon nemen. Kort en goed: dat konden we niet hebben, want deze database is de backbone van alle logistieke processen van DPD. Problemen met de database betekent simpelweg: geen pakketverzending.’
De it-organisatie van DPD (IT Delivery, IT Operations en IT Support, samen vijftig medewerkers) beschikt uiteraard over veel kennis over de eigen processen en systemen, maar mag ook graag ‘leunen’ op de kennis en ervaring van experts. Vanuit de inmiddels zevenjarige relatie met DPD waren NEH-experts als back-up en storage-leverancier gewend aan de rol van sparringpartner. Wolfs ventileerde zijn zorgen over de voortdurende groei van het volume van de back-up, die veel sterker was dan de uitbreiding van de activiteiten van DPD. Hij gaf aan dat hij op zoek was naar storage uitbreiding om het grote aantal data-kopieën te kunnen opslaan. ‘Met veel traditionele/reguliere systemen kan het aantal benodigde terabytes flink oplopen. NEH wees ons op de dedub-technologie van Pure Storage, die data uit verschillende kopieën slim combineert en daarmee enorm veel opslagruimte bespaart. Pikant: het ging ons eerst om uitbreiding van de storage en back-up-capaciteit, maar we kwamen dankzij het advies op het spoor van een slimmere oplossing. Een veel efficiëntere manier van opslaan, hogere snelheden, betere overall performance: al die dingen kwamen in Pure Storage bij elkaar.’
Groei vroeg om performance
Daarnaast merkte de it-organisatie bij DPD dat de taak om zelf oplossingen te ontwikkelen steeds meer nieuwe uitdagingen met zich mee bracht. De developers willen kopieën van de live database in de testomgeving plaatsen om tests te kunnen doen met de ontwikkelde software. Wolfs geeft aan dat dat proces soms ‘met angst en beven’ gepaard ging. Nog een andere uitdaging: diverse andere applicaties en databases, waaronder het erp-pakket (JD Edwards), groeide en bevatte steeds meer transacties. Wolfs: ‘Deze groei vroeg meer en meer om performance. Op het bestaande storageplatform was dit haast niet te managen en waren substantiële investeringen nodig.’
Wolfs is blij dat NEH hem erop wees dat hij een oplossing zocht voor de verkeerde vraag. ‘De vraag was niet of ik meer storage kon krijgen, maar meer hoe ik de ruimte slimmer en sneller kon benutten. Met alle voordelen van dien voor de restore van de database, die tot voor kort wel tot tien uur in beslag kan nemen. Het gesprek heeft maar kort geduurd: we wilden snel kennismaken met Pure Storage.’
De Pure Storage-oplossing heeft DPD extra slagkracht gegeven in het operationele proces, zegt Wolfs. Immers, ict speelt een hoofdrol in procesoptimalisatie. Ten eerste bij vergaand geautomatiseerd en efficiënt sorteren van pakketten. ‘In dit proces wordt zoveel mogelijk data verzameld over pakketten, ophaal- en afleverlocaties. In het verleden stond alle informatie alleen op de beperkte barcode op het pakket, maar nu kan informatie worden verzameld uit veel databases. Deze informatie kan nu realtime worden ingezet, mits je snel kunt beschikken over de informatie uit de database. Performance is dus werkelijk essentieel! Een snelle database maakt het ook mogelijk om last-minute wijzigingen door te voeren of persoonlijke informatie van de chauffeur in te voeren over een bepaalde omgeving. De hoeveelheid data die hierbij moet worden verwerkt neemt toe. Er moet ‘realtime’ in fracties van seconden informatie voor negen vestigingen worden verwerkt. Er rijden dagelijks meer dan duizend bestelbussen rond om pakketten af te leveren. Alle chauffeurs willen in een paar seconden de informatie over hun route terug hebben. Iedere vertraging of inefficiënte route is een potentiële kostenverhogende factor.”’
Kortom: als de database goed functioneert en de data snel kunnen worden verwerkt, dan komt dat rechtstreeks ten goede aan de pakketbezorging, realiseert Eric Wolfs zich. ‘Door de ingebruikname van de nieuwe storage-omgeving hebben we de snelheden van processing met een factor twee tot drie kunnen verhogen. De rekentijd en verwerkingstijd die we uitsparen, kunnen we nu inzetten voor andere zaken.’
Enthousiast
Eric Wolfs steekt zijn enthousiasme niet onder stoelen of banken. Voor de techniek, die snelheid en datareductie oplevert. Maar zeker ook voor de mogelijkheden om it een nog grotere rol te laten spelen in het verbeteren van de DPD-dienstverlening. Werken aan nog betere voorspelling van het aflevertijdstip en aan een door klanten zeer gewaardeerde visualisering van het bezorgproces: hij wil er met zijn afdeling graag een bijdrage aan leveren. ‘Pure Storage heeft gezorgd voor een verandering van mindset. Een project betekende voorheen dat je automatisch in de beperkingen van capaciteit en performance ging denken: hoeveel extra disks heb ik nodig? Krijg ik voldoende budget? Dat is nu niet meer. Nu denken we in mogelijkheden. Wij bij it blazen onze partij mee, bij het garanderen van soepel verlopende operationele processen én bij het ontwikkelen van functionaliteit die DPD een betere pakketbezorger maakt! Nu en ook over een aantal jaren, want ons servicecontract biedt ons de zekerheid dat wij tot in lengte van jaren verzekerd zijn van nieuwe hardware. We groeien bij DPD mee met de nieuwe technologische mogelijkheden die Pure Storage ontwikkelt.’
