Tellus rolt in recordtijd SQL Server 2008 uit

In amper tachtig mandagen realiseerde Microsoft Certified partner KVL Microsoft Business Intelligence een complete business intelligence-oplossing in Microsoft SQL Server 2008 voor internetbedrijf Tellus. Arthur Wijnschenk van Tellus: ‘Ik ben er zeer tevreden over. Knelpunten in onze processen zijn nu snel te detecteren, terwijl we onze business verder kunnen vergroten.’

Als internetbedrijf is Tellus een informatiegedreven organisatie. Arthur Wijnschenk: ‘Informatie verzamelen is niet zo moeilijk, waar het om gaat is dat je uit al die informatie precies datgene moet kunnen halen wat je wilt weten.’

Structurele afwijkingen

Hij geeft een voorbeeld: ‘Technisch hebben we management software die uitval meteen detecteert, maar als een website slecht presteert wil ik dat ook weten. We hebben de informatie wel, maar missen de business intelligence om de structurele afwijkingen te detecteren. En dat gaat ten koste van onze omzet.'

Een goede business intelligence (BI)-omgeving is voor Tellus cruciaal voor sturing op bedrijfsprestaties en strategie. Wijnschenk: ‘We willen weten welke websites uitvallen, maar ook waar de meeste leads vandaan komen, waar we meer business kunnen maken, hoe onze inkoopprijzen zich verhouden tot de verkoop enzovoort. Als je die informatie inzichtelijk hebt, weet je hoe en waar je moet sturen en kun je als bedrijf verder groeien.'

Ontbreken goede ontwikkelmethodiek

Tellus deed tweemaal eerder een poging een business intelligence omgeving te laten bouwen. ‘Twee ict-specialisten zijn ieder maandenlang bezig geweest om voor ons een business intelligence oplossing te bouwen, maar beide keren was het resultaat maar half.' Volgens Wijnschenk lag dat vooral aan het ontbreken van een goede ontwikkelmethodiek. Op zoek naar een derde partner werd Wijnschenk gewezen op KVL Microsoft Business Intelligence.

‘Toevallig zit KVL net als wij ook in de oude Van Nelle fabriek in Rotterdam, dus ben ik bij hen langsgegaan en heb mijn wensen kenbaar gemaakt.' Arthur Wijnschenk vat kort samen wat hij wilde: ‘De opdracht was om een business analyse informatieomgeving op te zetten, om realtime inzicht te krijgen in de status van onze business processen. Zowel in het heden als terug in de tijd tot 2006.'

Migratie naar SQL Server 2008

Tellus was op dat moment al begonnen haar informatievoorziening te migreren van SQL Server 2005 naar een datawarehouse-omgeving in SQL Server 2008. Wijnschenk: ‘We hadden besloten om bedrijfsbreed over te stappen op SQL Server 2008 omdat de replicatietechnologie in SQL Server 2008 veel beter werkt dan in versie 2005. Voor ons is dat belangrijk omdat we met verschillende datacenters werken.

Bovendien ondersteunt SQL Server 2008 Geographic Clustering. Omdat wij een internationaal opererende organisatie zijn, willen we database clusters kunnen opbouwen bestaande uit deeldatabases die gehost worden in datacenters in meerdere landen. Dat kan met SQL Server 2008: de geografische clusters gedragen zich als één gemakkelijk te benaderen database, terwijl hij toch uit verschillende delen bestaat, die verspreid over de wereld liggen.'

Harm Geerlings van KVL haalt nog een derde reden aan, waarom Tellus op SQL Server 2008 overstapte: ‘De front-end van SQL Server 2008 biedt meer functionaliteit, met name wat betreft Reporting Services. Omdat wij tot op dat moment voornamelijk voor SQL Server 2000 en SQL Server 2005 hadden ontwikkeld, zijn we ons in de nieuwe versie gaan verdiepen om te onderzoeken hoe snel we DDM Studio voor SQL Server konden integreren.' De impact bleek mee te vallen en KVL heeft Tellus vervolgens voorgesteld het gehele project te realiseren op basis van SQL Server 2008.

Helft van de tijd

Harm Geerlings: ‘Op basis van een quick scan van vijf dagen hebben wij een initieel rapport opgeleverd met een beschrijving van de te bouwen BI-oplossing én de voordelen die deze oplossing Tellus zal bieden. Daarop kregen we van Tellus een akkoord voor de realisatie van het eerste increment, een complex project met een geschatte doorlooptijd van twaalf weken en 65 mandagen voor ontwikkeling en projectleiding. De deliverables van dat project hebben we al na zes weken kunnen opleveren. De rest van de tijd hebben we besteed aan de overige increments. In totaal heeft het eerste project voor Tellus dus maar zestien mandagen consultancy gekost.' Het vervolg is met twee man gerealiseerd: een ontwikkelaar die twee dagen per week aan het project werkt en eenmaal per twee weken een projectleider.

Wijnschenk: ‘Na het eerste project stelde KVL de gehele klus binnen vijf maanden te kunnen klaren. Gezien mijn eerdere ervaringen vond ik dat kort, maar kijkend naar de snelheid waarmee KVL de eerste fase heeft gerealiseerd had ik er alle vertrouwen in.'

DDM Studio for SQL Server

Harm Geerlings verklaart waarom KVL in zo korte tijd een datawarehouse bouwt: ‘Als Microsoft Certified Partner is SQL Server voor ons het centrale platform bij elke implementatie van een datawarehouse. Bij de inrichting van de front-end maken we gebruik van onder andere Analysis Services, Excel en Reporting Services. Omdat we veel implementaties verzorgen, hebben we hiervoor een hulpmiddel ontwikkeld: Dynamic Data Modelling Studio, kortweg DDM Studio for SQL Server, dat we als add-on in de SQL Server omgeving installeren.

Met DDM Studio kunnen we volgens gestandaardiseerde procedures heel snel een datawarehouse bouwen. Eigenlijk zeg ik dat verkeerd, want wíj bouwen niet, dat laten we SQL Server zelf doen. Dat gebeurt via een geautomatiseerd proces, dat aangestuurd wordt door metadata die onze tool aanlevert. Wij zijn daardoor in staat om viermaal sneller dan gemiddeld een compleet datawarehouse op te leveren, geheel toegesneden op de behoeften van de klant. In termen van onderhoud en ontwikkeling van de informatievoorziening bieden wij reducties op de tco van tenminste 50 procent.

‘Zonder al te veel op de details van DDM Studio in te gaan, licht Harm Geerlings de werking ervan nader toe: ‘De methodiek die wij toepassen is omgekeerd aan wat traditioneel gebeurt: waar normaliter in het voortraject een uitgebreide data-analyse wordt uitgevoerd, vertrekken wij vanuit de bedrijfsprocessen en applicaties. Daaruit creëren we een blauwdruk voor het datawarehouse dat gebouwd moet worden. Op basis van een globale analyse kunnen wij de exacte projectomvang vooraf voorspellen. Door intelligent gebruik te maken van de workflows in SQL Server bieden wij later pas in detail metadata aan, tijdens het project. De rest gaat dan vanzelf en dat scheelt veel tijd in zowel de ontwikkeling als het onderhoud. Bovendien, omdat we de traditionele stappen in het voortraject overslaan, boeken we ook daar enorme tijdwinst zonder concessies aan kwaliteit of transparantie van de omgeving.'

Realisatie

KVL had voorspeld dat de oplossing in vijf maanden doorlooptijd gereed zou zijn op basis van minder dan tachtig mandagen. Arthur Wijnschenk: ‘Dat is ze gelukt. Het werkt en ik ben er zeer tevreden over! KVL werkt zeer doelgericht, met de juiste mensen en met de juiste tools, waarvan de belangrijkste natuurlijk SQL Server 2008 en DDM Studio zijn. Vooraf hebben de mensen van KVL heel duidelijk laten weten wat ze zouden gaan doen en hoe het traject eruit zag. Waar ik andere partijen gedurig van het pad zag afwijken, heeft KVL – geleid door hun eigen, vaste methodieken – vastgehouden aan het doel. En met succes.'

Tellus beschikt nu over een zeer uitgebreid datawarehouse, dat de drie kernprocessen van de organisatie ondersteunt: Verkoop, Inkoop en Traffic. Met een simpele druk op de knop zijn cruciale gegevens en verbanden boven water te halen: wat is de marge en de omzet per dag, week, maand of andere periode, welke soorten traffic hebben we, hoe verhoudt zich het betaalde verkeer tot het onbetaalde, is de inkoop te hoog, waar komen de leads vandaan, van Microsoft Bing of Yahoo! en uit welk land, hoe zien de websitestatistieken eruit zowel demografisch als geografisch, etc.

Ervaringen

Arthur Wijnschenk: ‘Op elke vraag hebben we nu direct antwoord. Door middel van kubussen en dwarsdoorsneden kan ik analyses maken over al onze businesslines, projecten en landen heen. Zo zie ik in één oogopslag hoeveel aanvragen er in Australië bij de loodgieters terechtkomen, en hoeveel offertes de elektriciëns in Amerika naar hun leads sturen. De door KVL gerealiseerde analyse-omgeving biedt zelfs meer dan wij gevraagd hebben. We hebben dan ook nog lang niet alles gebruikt.'

Harm Geerlings over de ‘rijke' oplevering: ‘Als ict-bedrijf kun je teveel beloven en daar staat de ict ook vaak om bekend. Wij beloven liever wat minder met een realistisch verwachtingspatroon. Onze inzet is natuurlijk om op zijn minst te leveren waar de klant voor heeft getekend. Uiteindelijk krijgt de klant altijd wat meer, dan waar hij op rekent. En in een kortere tijd, compleet met alle flexibiliteit die de klant wenst en meer. In het geval van Tellus bijvoorbeeld wilde de klant zelf de front-ends maken. Daarom hebben wij gezorgd voor een zeer heldere en stabiele back-end op basis van SQL Server 2008. Daarmee bied je de klant wat hij nodig heeft: een betrouwbare en volstrekt voorspelbare omgeving, die altijd doet wat je ervan verwacht en waarop je kunt voortbouwen. Daardoor kun je ook gemakkelijk zelf dingen doen, zoals een front-end bouwen. Maar wil de klant dat niet, dan doen wij dat, desgewenst op afstand. Onze diensten zijn erop gericht om flexibel in te spelen op de wensen van de klant: stel een klant wil het technisch beheer uitbesteden dan kunnen wij dat kostentechnisch zeer interessant invullen. Zo maken wij business intelligence bereikbaar voor zowel grote als kleine organisaties.'

Arthur Wijnschenk: ‘Als we iets nieuws verzinnen, waarin niet is voorzien met een knopklare functie, dan kun je gemakkelijk zelf downdrillen in het datawarehouse. KVL doet voor hoe het moet, wij kijken mee en voortaan weten we hoe we het zelf moeten doen. Wil ik bijvoorbeeld weten of Sales Amsterdam meer oplevert dan Sales Rotterdam en ontbreekt daarvoor een functie, dan hebben we die er in vijf minuten in zitten. En dan niet alleen voor Amsterdam en Rotterdam, maar meteen voor álle locaties.'

Voordelen

Arthur Wijnschenk: ‘Wat eerder in een jaar tijd niet lukte, speelde KVL met SQL Server 2008 in vijf maanden klaar. Doordat de doorlooptijd significant korter is, tikt dat behoorlijk aan. Immers, een consultant kost tegenwoordig al gauw duizend euro per dag. De eerste euro's heb je zo vlot terugverdiend.'

Harm Geerlings rekent nog wat verder: ‘Wij hebben de hele informatievoorziening bij Tellus in minder dan tachtig mandagen gerealiseerd met één fulltime ontwikkelaar en één part-time projectleider. Ten opzichte van conventionele werkmethodes waarbij je gedurende één jaar twee fte's inzet is dat dus in minder dan een kwart van de tijd. Een besparing van 75 procent dus, zeg maar ruim driehonderdduizend euro.'

Tellus kan nu zelf in eigen beheer rapportages ontwikkelen en onderhouden, zonder afhankelijk te zijn van een ict-specialist. Arthur Wijnschenk: ‘We hebben nu een echte business intelligence omgeving met heel veel flexibiliteit en een historie. Dat is voor ons een enorme stap voorwaarts. Want als je de juiste vragen weet te stellen, krijg je inzichtelijke informatie en daarmee kun je je business verder vergroten.'

Hij geeft een voorbeeld: ‘Uit analyse bleek dat het aantal slecht presterende websites veel groter was dan we dachten: 15 tot 20 procent. Nu we dat online kunnen zien, kunnen we meteen ingrijpen en daarmee onze omzet evenredig vergroten.'

Toekomst

Op dit moment gebruikt Tellus zijn nieuwe analyseomgeving voornamelijk voor optimalisatie van onder andere de inkoop en het genereren van verkoopstatistieken. Arthur Wijnschenk: ‘Ons SQL Server 2008 datawarehouse leent zich ook uitstekend voor marketingdoeleinden. Alle informatie zit erin, dus onze sales- en marketingafdeling kan er heel gericht waardevolle gegevens uit halen, zowel geografisch als demografisch, en onder meer analyseren wat de beste wegen zijn om aan verkeer te komen. Zo kan een kleine website, die een zeer homogene doelgroep trekt, toch heel interessant blijken om zaken mee te doen. Maar dat weet je pas, als je de tools hebt om uit al je data de goede informatie te halen. En die hebben we nu.'