Waterschap Roer en Overmaas werkt in de cloud

Waterschap Roer en Overmaas in Midden- en Zuid-Limburg werkt aan voldoende schoon water en stevige dijken. Met honderdveertig medewerkers waakt het waterschap daarbij over de juiste balans tussen de belangen van inwoners, bedrijven en natuur. Dit jaar gaan Waterschap Roer en Overmaas en Waterschap Peel- en Maasvallei intensief samenwerken aan een waterbeheersplan 2016-2021. Het Waterschap vroeg KPN om een beheerste projectomgeving in de cloud op te zetten.

De 25 medewerkers uit beide waterschappen, moesten goed met elkaar digitaal kunnen samenwerken. Ook op afstand. Daarom was er behoefte aan een online projectomgeving die voor beide omgevingen op korte termijn beschikbaar zou zijn. Maar wel een omgeving met extra aandacht voor informatiebeveiliging, gezien de gevoeligheid van de data waarmee het waterschap werkt.

Het waterschap koos voor een beheerste projectomgeving in de cloud. KPN stelde een pilot voor met Opslag Online Premium, een nieuwe KPN-clouddienst, waarbij de data veilig in Nederland staat en blijft. Het waterschap was de eerste gebruiker van deze dienst. Na een korte training van KPN en met het gebruikersprotocol van de organisatie, gingen alle 25 projectgroepleden aan de slag in de projectcloud.

De projectgroepleden kunnen dankzij Opslag Online Premium goed en effectief samenwerken. Ook omdat het flexibel in gebruik is: vanaf iedere werkplek en met elk apparaat. Het aspect informatiebeveiliging is goed afgedekt. Inmiddels wordt gekeken naar de volgende stappen. De projectleden werken aan de inrichting van de documentenstructuur en andere projectteams hebben al aanvragen gedaan.

Op verzoek van de projectleider richtte Laurent Janissen, coördinator facilitaire zaken en automatisering van Waterschap Roer en Overmaas, een projectomgeving in de cloud in. Hierin kan de projectgroep – 25 medewerkers van beide waterschappen – flexibel samenwerken.

Waarom cloud?

‘De projectgroep moest zo snel mogelijk aan de slag kunnen. We hadden dus binnen korte tijd een projectomgeving nodig waarin de teamleden goed op afstand konden samenwerken. Zou je zo’n omgeving bij een van beide waterschappen inrichten, dan zouden we de infrastructuur ingrijpend moeten aanpassen. En dat kost tijd en geld. Aan de andere kant wilden we voorkomen dat de teamleden zélf gingen experimenteren met gratis clouddiensten. Dan weet je niet waar de data staat en wie er wat mee doet, dus verlies je de controle. De keuze voor een projectomgeving in de cloud was snel gemaakt’, zegt Janissen.

‘Angst voor de cloud hebben we nooit gehad. Het maakt onze organisatie juist flexibel en beheersbaar. We hebben de ontwikkelingen op het gebied van de cloud op de voet gevolgd. En hebben er een kritische visie op gevormd. Daarom zijn we er klaar voor. Voor ons is deze stap om zo met andere partners samen te werken echt een must, maar we doen het wel heel bewust. Informatiebeveiliging heeft, gezien de gevoeligheid van de gegevens waarmee we werken, bij ons topprioriteit. Dat is altijd al zo geweest. En met de cloud is dat niet anders.’

Borging van veiligheid

‘Wat betreft de bescherming van gegevens houden ons aan de regels voor informatiebeveiliging vanuit het Rijk. En technisch gezien doen we het goed. Zo zijn we als enige waterschap in Nederland voor al onze 25 processen ISO-gecertificeerd. Jaarlijks doen we quickscans op onze ict-infrastructuur door een externe partij – ieder jaar een andere – om de kwaliteit van informatiebeveiliging steeds te verbeteren. Qua bewustwording over informatiebeveiliging kunnen we nog een slag maken. We werken met gegevens van burgers. Maar medewerkers beseffen niet altijd dat als je gebruik maakt van een gratis clouddienst je niet weet waar die data staat en hoe het beveiligd is. Bij de projectcloud die we nu hebben ingericht, hebben we dat probleem ondervangen.’

‘We werken al lang samen met KPN. Zij verzorgen namelijk ook het beveiligd wan-netwerk voor ons meetnet voor waterstanden en de aansturing van de stuwen. Logisch dus dat we met onze vraag voor een beveiligde clouddienst ook bij KPN aanklopten. Ze gaven aan dat ze net een pilot waren gestart met zo’n dienst. Wij durfden het avontuur wel aan. En zo zijn we samen aan de slag gegaan. We zijn ons bewust dat het product nog in ontwikkeling is. Zo komt er nog nieuwe functionaliteit bij zoals een managementconsole. Dat maakt het product straks nóg beter.’

Uitdaging en resultaat

‘De cloud zélf, daar hadden we geen moeite mee. Wat ons meer bezighield was om als ict-afdeling regie te houden op onze data en daarbij gebruikte clouddiensten. Het werken met een clouddienst vraagt immers om een ander soort werkzaamheden: minder in de uitvoering, meer in de regie en controle. Als je uitbesteedt aan een clouddienst dan gaan er ineens andere vraagstukken een rol spelen: hoe weet ik zeker dat m’n data daar veilig is en wat als de dienst ophoudt te bestaan? Gelukkig kunnen we rekenen op een betrouwbare partner, waarmee we al jaren zaken doen.’

‘Een goed alternatief voor de gratis cloud. Dat is prettig voor de medewerkers. Ze hoeven niet zélf op zoek en diensten te vergelijken, en kunnen zo toch efficiënt en veilig samenwerken. En het geeft onze ict-organisatie een gerust gevoel: we weten dat onze data gegarandeerd in Nederland staat, in een gecertificeerd datacenter van KPN. Die ingebouwde veiligheid heeft voor ons topprioriteit. We werken immers met privacygevoelige gegevens. Tegelijkertijd maakt de cloud onze organisatie flexibel en beheersbaar. We weten wie waar bij kan en we kunnen makkelijk accounts toevoegen of verwijderen, zonder dat we grote investeringen hoeven te doen. Ideaal dus!’

‘De projectcloud, waarin een kleine groep mensen werkt, is een prachtige pilot. Alle lessen die we nu leren, nemen we mee zodat we als we willen, in de toekomst steeds sneller meer samen kunnen oppakken. Ik heb vanuit de organisatie inmiddels al nieuwe aanvragen ontvangen. Dat is positief! Maar we wachten eerst nog even de definitieve resultaten van deze pilot af’, zegt Janissen tot slot.