Woningcorporatie Woonwaard, actief in de regio Alkmaar/Heerhugowaard, is overgestapt op Office 365. Deze cloudoplossing helpt de corporatie om gemakkelijker informatie uit te wisselen en beter samen te werken. Niet alleen intern, maar ook met externe partijen als huurders, projectontwikkelaars en aannemers. Zo kan Woonwaard de dienstverlening verder verbeteren. Motion10 begeleidde Woonwaard met de implementatie van Office 365.
Voordat Woonwaard overstapte op Office 365, werden documenten op een fileshare opgeslagen.'”Er was geen duidelijke structuur. Dat leidde tot een chaotisch geheel. We werkten met allerlei losse mapjes en deze waren op verschillende niveaus afgeschermd. Informatie was niet up-to-date en documenten waren lastig vindbaar. En als je dan een document vond, was het maar de vraag of je de laatste versie voor ogen had. Dat maakte het heel ingewikkeld om samen te werken, zowel binnen Woonwaard als met externe partijen. Daarnaast was ons intranet aan vervanging toe. Het was niet sociaal en interactief, dus niet meer van deze tijd. Het cms was bovendien lastig in beheer en onze medewerkers konden niet vanaf externe locaties op het intranet inloggen.’
Aan het woord is Steven van de Wijdeven, projectleider I&A bij Woonwaard. Woonwaard verhuurt ongeveer 13.500 woningen in de regio Alkmaar/Heerhugowaard. De corporatie heeft ongeveer honderd medewerkers. De it-afdeling bestaat uit drie projectmanagers, een functioneel beheerder, een database administrator en een informatie analist. ‘Automatisering is onmisbaar voor onze organisatie. Alle administratieve processen rond verkoop, verhuur, onderhoud en ontwikkeling van nieuwe en bestaande woningen zijn geautomatiseerd.’
Cloudoplossing
Een tijd geleden zijn Van de Wijdeven en zijn collega’s bij Microsoft op bezoek geweest. ‘Een waardevolle ervaring. De filosofie en werkwijze van Microsoft spraken ons erg aan en sloten precies aan bij onze eigen visie op it. Daarna was het besluit om te gaan standaardiseren op Microsoft-technologie snel genomen. Toen we aan de slag wilden met ons documentmanagement, intranet en extranet, kwamen we dus al snel uit op de Office 365-omgeving van Microsoft. Een beheersbaar pakket dat prima aansluit bij de omvang van onze organisatie. In Motion10 vonden wij een partner die de Office 365-omgeving goed kon implementeren. Wij hebben gekozen voor een intensief leertraject waarbij Motion10 ons met behulp van de Scrum-methodiek leerde de omgeving zelf uit te breiden.’
Met Office 365 koos Woonwaard voor een cloudoplossing. Een welbewuste keuze, vertelt Van de Wijdeven: ‘Wij willen alleen gebruikmaken van de functionaliteit van Office 365 en vinden het belangrijk dat de beheerkosten laag zijn. Een cloudoplossing is aanzienlijk goedkoper dan hosting. Daarnaast is onze informatie nu altijd en overal beschikbaar, op elk device. Onze medewerkers kunnen via Citrix inloggen en krijgen vanaf hun laptop, iPad of smartphone toegang tot de informatie via een online omgeving. Dat werkt prima.’
DMS en Sociaal intranet
De DMS-oplossing in Office 365 zorgt dus voor een optimale ondersteuning in project- en taakgericht werken. ‘Mensen werken efficiënt samen in documenten zoals project- en jaarplannen. Zij kunnen documenten snel vinden doordat deze de juiste keywords bevatten. Omdat we nu centraal werken aan documenten, hebben we minder mailverkeer en kunnen we met één klik de juiste informatie naar boven halen. Er is geen gedoe meer over versies: iedereen weet zeker dat zij in Sharepoint de meest actuele informatie voor zich hebben.’
‘Daarnaast hebben wij nu een sociaal, interactief intranet in Office 365. Hier kunnen wij gemakkelijk informatie delen, zoals nieuws, planningen, polls, algemene kalenders en de speerpunten binnen het bedrijf. Samenwerken en informatie delen is nu zo eenvoudig! Iedereen kan nu ook zelf een site, documentset en library aanmaken, zonder technische kennis. En als het toch te ingewikkeld wordt, kunnen ze terecht bij Motion10.’
Extranet voor ketenpartners
De volgende uitdaging is het optimaliseren van de samenwerking met ketenpartners, zoals huurders, overheidsinstanties en aannemers. Hiervoor worden extranet-omgevingen ontwikkeld. Van de Wijdeven: ‘Voorheen gebruikten wij al Mysites. Deze gaan we nu in combinatie met Onedrive inrichten als extranet. Bijvoorbeeld in bouwprojecten werken we zo samen met architecten, aannemers en bewonerscommissies. Iedereen beschikt dan over up-to-date documenten en kan veel makkelijker samenwerken. Zo verlopen projecten sneller, efficiënter én succesvoller!’
De vraag is nu welke rol Office 365 in de toekomst zal spelen ‘Wij hebben bewust gekozen voor standaardfunctionaliteiten in Sharepoint Online, zodat we zelf kunnen uitbouwen en kunnen migreren als dat nodig is. Een toekomstvaste omgeving waarbinnen we zelf de controle hebben over de oplossing. Verder gaan we bij Woonwaard stapje voor stapje steeds meer richting de cloud. Zo gaan onze Office-omgeving en Windows Server in de toekomst ook in de cloud draaien en ook onze primaire systemen willen wij laten hosten.’
Kundig en betrokken
Van de Wijdeven is tevreden over de samenwerking met Motion10. ‘Hun visie is dat oplossingen standaard geïmplementeerd moeten worden. Zo denken wij er ook over. Vanaf het begin was er een klik; ik had het gevoel dat we elkaar echt willen helpen. Dat bleek ook tijdens het implementatietraject, waarin Motion10 ons perfect geholpen heeft. De consultants zijn kundig en betrokken. Ze gaven ons tips en adviezen op basis van hun ervaringen bij andere implementaties. Dat was heel waardevol. Door de wisselwerking tussen ons team en het Motion10-team hebben we samen gezorgd voor een succesvolle implementatie. Ook zijn wij tevreden over het prijsniveau. Daarom is Motion10 onze vaste partner op het gebied van Microsoft-technologie.’
