Aegon Asset Management Nederland (Aeam) heeft een centraal datapakhuis gebouwd om klanten (uiteindelijk real time) inzicht te geven in hun portefeuilles. Doordat gegevens uit de bronsystemen op meerdere plaatsen bijgehouden en op meerdere manieren geïnterpreteerd werden, liep het project drie maanden vertraging op.
De onderneming is een zelfstandig onderdeel van Aegon Nederland met een eigen verlies- en winstrekening. Zij belegt ruim honderd miljard gulden, in eerste instantie voor de bedrijfsonderdelen van ‘de moeder’, maar in toenemende mate ook voor institutionele relaties en particulieren. De doelstelling is de komende vier jaar het beheer te krijgen over een belegd vermogen van 160 miljard gulden.
Er is meer: de asset managers willen via internet hun klanten toegang bieden tot hun gegevens en heldere rapportages leveren. Anderhalf jaar geleden is het project, onder leiding van Dirk Vermeulen, gestart door eerst naar de bestaande systemen te kijken.
Er bestaan diverse databases met uiteenlopende doelen. Een exemplaar voor de eisen die klanten aan het beleggingsbeheer stellen (mandaten), een voor benchmarks, een voor de gegevens van mogelijk nieuwe klanten (deal capturing) enzovoort. De belangrijkste is wellicht Portia, met informatie over bestaande klanten en hun historie (in jargon: gegevens van alle ingenomen effectenposities). Al snel blijkt dat deze systemen overlappende gegevens bevatten. Bovendien is sprake van een veelvoud aan interfaces tussen de bronsystemen, met foutgevoelige uitwisselingsprocedures als gevolg. Een nieuwe infrastructuur moet ook dienen voor aanzienlijke uitbreiding, stroomlijning en versnelling van de rapportagemogelijkheden.
Omdat de kern van het Portia-systeem een Sybase-database is, gingen Vermeulen en Erik van Houwelingen, senior vice president bij Aeam, te rade bij Sybase.
UPS
Eerst namen ze een kijkje over de grens. "De financiële wereld loopt niet voorop als het gaat om toepassing van geautomatiseerde systemen", zegt Van Houwelingen. "Daarom zijn we gaan kijken bij andere bedrijven die ‘asset management’ tot kunst hebben verheven." Bezoekjes aan Volkswagen en UPS zijn afgelegd. Vooral het systeem van UPS, waarbij klanten via het web kunnen traceren waar hun pakketjes op een zeker moment zijn, bracht hen in verrukking. Zoiets willen zij ook: de mogelijkheid waarbij klanten via internet precies kunnen zien hoe Aeam hun portefeuille beheert.
De portefeuillebeheerders willen de diverse bronsystemen, met Microsoft Excel als interface, handhaven. Voor centraal beheer is de keus gevallen op een centrale database die zijn gegevens haalt uit de bronnen. Met Sybase is een datapakhuis gebouwd dat een uniforme aanblik van gegevens biedt. Per 24 uur wordt alle informatie verzameld in het datapakhuis. In sommige gevallen spuwt het pakhuis op de seconde actuele informatie uit. "In die gevallen", aldus Vermeulen, "legt het datawarehouse op het moment dat een dergelijk rapport wordt opgevraagd via de Sybase Component Integration Service direct contact met de databases van de betrokken bronsystemen, zoals het Deal Capturingsysteem, dat met Powerbuilder is gemaakt. Hierin zijn alle uitstaande koop- en verkooporders opgeslagen. De rapportagelaag kan bovendien op ieder moment, buiten het datawarehouse om, contact leggen met de systemen van Reuters en Bloomberg voor real-time koersinformatie."
Inmiddels zit er zo’n 1,7 Gb aan gegevens in het datawarehouse. Het is opgebouwd vanaf het laatste kwartaal vorig jaar en wordt dagelijks groter.
Verbluffend
Om het overzicht te houden is een soort controlecockpit gebouwd. Die controleert voortdurend of de informatie in het datapakhuis logisch, bestaanbaar en in overeenstemming met de gegevens uit de bronbestanden is. Mocht dat niet het geval zijn, dan worden automatisch tevoren ingestelde personen gewaarschuwd.
De informatie in de databases is de kern van het bedrijf. Geen wonder dat Aeam een spiegelsite heeft ingericht. Met Sybase Replication Server is een identiek tweede systeem gebouwd dat bij elke wijzing in de oorspronkelijke constellatie direct wordt bijgewerkt. "Het tweede systeem wordt ingezet zodra het eerste hapert. We hebben dat met de meest extreme ingrepen getest. Het blijkt een verbluffend betrouwbare technologie", aldus Vermeulen. Nu de testfase is afgerond, kijkt men naar mogelijkheden om het tweede systeem fysiek op afstand te brengen. Betrouwbaarheid is de sleutel, maar al snel bleek dat de gegevens in de bronbestanden niet altijd te vertrouwen waren. Met Powerdesigner moesten die eerst worden gestructureerd en geconsolideerd. Daar is drie maanden voor nodig geweest. In de huidige situatie is meteen duidelijk wanneer onjuiste informatie in het systeem komt, want er wordt direct mee gewerkt.
Bij de bouw van het datamodel heeft Van Houwelingen overigens vaak op de rem moeten trappen. "Eindgebruikers willen vaak zoveel functionaliteit dat je het risico loopt dat het onoverzichtelijk wordt. Je moet je beperken tot de echt noodzakelijke gegevens."
Na anderhalf jaar zweten komt het einddoel in zicht: klanten via internet inzicht geven in het werk van de portefeuillebeheerder. Institutionele klanten ontvangen rapportages via het datapakhuis. Wat betreft zowel snelheid als foutloosheid voldoet dit aan de hoge verwachtingen. Het wachten is nu op veilige ontsluiting via internet.
