Voor de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) is innovatie in communicatie op de werkvloer altijd een speerpunt geweest. Van telefonie via de pc in 2006 naar een OCS-appliance in 2010 en over op Microsoft Lync in 2012. Nu loopt de NBA voorop met de overgang naar de nieuwste universal communications-oplossing van Microsoft: Skype for Business. De NBA werkt voor de implementatie en het beheer van uc al jaren samen met Lync- en Skype for Business-specialist StartReady.
De Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) in Amsterdam bevordert, bij wet vastgelegd, de goede beroepsuitoefening van zijn leden (registeraccountants en accountants-administratieconsulenten). Walter Koper is senior technisch systeembeheerder bij de NBA. Hij maakte in de afgelopen jaren verschillende ontwikkelingen mee op het gebied van ict en communicatie op de werkvloer en weet als geen ander hoe belangrijk communicatietechnologie voor de organisatie is. Koper: ‘Al in 2006 voerden wij pc-telefonie in. Kostenreductie was een argument om over te stappen. Wij werken met gelden en contributies van onze leden, dus daar moeten wij verstandig mee omgaan.’ Vervolgens merkte de NBA dat er onder de medewerkers een roep om gemakkelijker thuiswerken ontstond. Koper: ‘Dat wilden wij graag mogelijk maken. In 2010 hebben we daarom OCS aangeschaft bij StartReady. Een paar jaar later volgde de overgang naar Lync 2010, waardoor ook de dure isdn30-verbinding kon wegvallen. En de volgende stap in onze innovatie staat voor de deur: een upgrade naar Skype for Business.’
Flexibel en bereikbaar met Lync
Na de uitrol van Lync, kregen medewerkers van de NBA meer mogelijkheden om te communiceren, los van locatie en tijd. ‘Met Lync heeft chat duidelijk zijn intrede gedaan. Telefonisch vergaderen met Lync is ook populair. Medewerkers ervaren dit als heel prettig, omdat een call met meerdere mensen eenvoudig op te zetten is. Het maakt de medewerkers flexibeler en bereikbaarder. Ik merk dat mensen er positief over zijn en steeds meer functionaliteiten gaan gebruiken. Daarbij is Lync voor de organisatie goedkoper. Per maand scheelt dit ons alleen al tweeduizend euro aan conference calls die voorheen via de telecomprovider opgezet werden.’
De NBA weet dat het succes van een oplossing als Lync valt of staat bij het gebruik ervan door medewerkers. Koper: ‘De functionaliteit is overal het algemeen wel duidelijk. Het lastigste is het veranderen van de denkwijze die hoorde bij de traditionele telefonie. Nu is iedereen zelf verantwoordelijk voor zijn bereikbaarheid en het configureren van Lync. Als serviceorganisatie moeten we goed bereikbaar zijn en dus kan het niet zo zijn dat de telefoon niet opgenomen wordt als iemand afwezig is. Met hulp van de voorlichting en handleidingen proberen we die bewustwording te creëren. Ik verwacht dat we hierin binnenkort nieuwe stappen gaan zetten, als de upgrade naar Skype for Business heeft plaatsgevonden. Tegen die tijd organiseren we namelijk een nieuwe voorlichtingsronde om de medewerkers bekend te maken met Skype.’
Over op Skype for Business
Skype for Business dus, de volgende stap in de uc-ontwikkeling van de NBA. Wederom in samenwerking met StartReady. ‘We hebben een jarenlange relatie met StartReady. Het is een bedrijf met korte lijnen. Als ik een vraag heb, kan ik deze direct stellen en problemen worden snel opgelost. Voor ons is deze after service heel belangrijk. De implementatie, die overigens soepel verliep, is niet direct het lastigste onderdeel in het traject. Het is de support van StartReady daarna die de toegevoegde waarde vormt. Zij nemen ons al het beheer uit handen.’
De NBA is er vroeg bij, en gaat als een van de eerste klanten van StartReady over op Skype for Business. StartReady is Microsoft Launch Partner voor Skype for Business en heeft zich al vroegtijdig voorbereid op het ondersteunen van klanten in de overgang naar Skype. Koper: ‘Toen ik over Skype for Business hoorde, wist ik al vrij snel dat dit precies is wat wij nodig hebben. Ik heb meteen contact opgenomen met StartReady waarna de voorbereidingen voor de uitrol direct zijn gestart. De standaard werkwijze is daarin heel prettig. Met hulp van de configuratietool lever ik alle nodige gegevens aan. Dit document vormt de blauwdruk voor de techniek die de implementatie-engineers gebruiken. Het werkt heel eenvoudig. De kennis over je eigen infrastructuur wordt gecombineerd met de kennis van Skype van StartReady. Een mooie één-twee.’
De argumenten om met Skype te gaan werken zijn drieledig, zegt Koper: ‘De eerste reden om Skype for Business te gaan gebruiken, is loskomen van de pabx-centrale, wat ons veel flexibeler en weerbaarder gaat maken. De SIP Trunk in Lync was nog niet gecertificeerd, waardoor de pabx-telefooncentrale ertussen bleef zitten. Met Skype for Business kan ook die worden verwijderd. Daarnaast is extra gemak voor de gebruiker een reden: Skype for Business is intuïtiever in het gebruik dan Lync wat betreft het doorschakelen naar collega’s. De derde reden is het extra bereik dat je ermee krijgt als organisatie. Je kunt contact opnemen met externen, ook als ze geen Skype for Business hebben maar alleen het ‘gewone’ Skype. Dit zal onze service flink verbeteren.’
Continuïteit gegarandeerd door UC
De keuzes die bij de NBA gemaakt zijn voor universal communication-technologieën als Lync en Skype for Business, zijn managementbeslissingen geweest. Voor de NBA als serviceorganisatie is communicatie essentieel om de primaire bedrijfsprocessen draaiende te houden: de website, e-mail en de telefonie. Die middelen moeten het altijd doen. Koper: ‘Vanuit het management is er een plan voor het garanderen van de bedrijfscontinuïteit. Bijvoorbeeld in het geval van brand in het pand. Dan willen we snel de ict-omgeving op een andere locatie kunnen optuigen. Dat kan met Lync en straks Skype for Business gemakkelijk, omdat er altijd een back-up is. Nu is de pabx-centrale hierin nog een breekpunt, maar dat lost zich vanzelf op als we overgaan op Skype for Business.’
Voor de NBA heeft Skype for Business genoeg te bieden om komende tijd up-to-date te zijn wat betreft de communicatie. Koper ziet vooral nog mogelijkheden om meer uit de software zelf te halen. ‘Voornamelijk het combineren van Skype aan mobiele telefonie en andere mobiele devices zoals tablets is voor ons het volgende doel. Nu zijn vast en mobiel gescheiden en hebben mensen een 020-nummer en hun eigen mobiele nummer. Uiteindelijk zal iedereen alleen een vast nummer hebben, maar is daarmee wel bereikbaar op zijn mobiele telefoon, zonder dat het mobiele nummer afgegeven hoeft te worden aan zakelijke contacten. De toekomst gaat ons dus vooral een verregaande integratie van applicaties en communicatiemiddelen brengen.’
