Kleinschaligheid sleutelwoord voor gegevenspakhuis

De afdeling Logistics Operations van Philips Consumer Service (LO-PCS) heeft samen met Origin een gegevenspakhuis ontwikkeld waarmee het inzicht in het prestatieniveau van de eigen bedrijfsvoering heeft gekregen. Het bedrijf heeft daarbij gekozen voor een stapsgewijze aanpak, waarbij gebruikers niet in één klap alles krijgen wat ze willen. Het systeem is gebaseerd op de database Oracle 8 en de extractie- en analysetools van Cognos.

Het succesvolle project volgt op een mislukking. "LO-PCS probeerde drie jaar geleden alle denkbare bedrijfsgegevens in één enkel model onder te brengen. Dat leidde tot een log en onwerkbaar systeem", legt Wil Janssen, beheerder van het gegevenspakhuis, uit. LO-PCS heeft volgens Janssen dan ook geleerd niet simpelweg te bouwen wat gebruikers zeggen dat ze willen hebben. "Wij dachten in 1994 dat we alles nodig hadden. Als je gebruikers die weinig ervaring hebben met analysesoftware vraagt wat ze willen, dan zeggen ze 'alles' en kijken later wel wat ze precies gebruiken. Origin had destijds ook nog niet veel ervaring met gegevenspakhuizen."

Probleem bleef

Ondanks een intensief project dat twee jaar duurde en een miljoen gulden aan investeringen vergde, bleef het probleem overeind: LO-PCS had geen of weinig inzicht in zijn eigen prestatieniveau. Het Philipsonderdeel werkt als wereldwijd hoofdvoorraadhouder van service-onderdelen. Onderdelen uit Philips-producten zijn minimaal acht jaar naleverbaar, terwijl de productiecyclus slechts enkele maanden in beslag neemt. Productie van extra onderdelen achteraf is niet mogelijk. Betrouwbare rapportages zijn noodzakelijk om goed te kunnen plannen welke onderdelen in welke hoeveelheden op voorraad moeten worden gelegd. Daarnaast heeft LO-PCS eigen winstverantwoordelijkheid en zijn Philips-divisies niet verplicht om van de logistieke diensten van LO-PCS gebruik te maken, wat de behoefte aan analysegegevens doet toenemen. LO-PCS heeft 200.000 service-onderdelen op voorraad liggen in het centrale magazijn in Eindhoven en verwerkt jaarlijks 4 miljoen orderregels.

Beter nadenken

"Na het eerste project hebben we het kleinschaliger aangepakt en de organisatie beter laten nadenken over wat ze willen", vervolgt Janssen. Cognos speelde een rol bij de iteratieve ontwikkeling van een aantal data marts, functionele en kleinere deelgebieden van een alomvattend gegevenspakhuis. "We wilden eerst weten wat ons prestatieniveau was ten opzichte van onze klanten. De vraag: Als we beloven binnen 24 uur een onderdeel te leveren, doen we dat dan ook?, is voor LO-PCS belangrijk om te weten. Dit eerste deelsysteem werd binnen drie maanden opgeleverd, in april 1997, en kostte nog geen ton." Daarna volgden nog vier oplossingen voor onder andere logistiek en het effect van promotie-acties. De gefaseerde aanpak werpt dus zijn vruchten af qua kosten en implementatietijd.

Cics en Cobol

Het analysesysteem haalt zijn gegevens wekelijks of maandelijks uit een transactiesysteem (een in 1972 gebouwde Cics/Cobol-applicatie) en slaat dit op in een Oracle 8 gegevenspakhuis. De divisie PCS is de eerste grote divisie binnen Philips die de stap maakt naar de standaard R/3 applicatiesoftware van SAP. Cognos Impromptu is een rapportagehulpmiddel en zorgt voor de juiste extractie van de gegevens en in Powerplay, een interactieve analysehulpmiddel, worden kubussen met de gewenste dimensies gemaakt en bekeken. "Impromptu voert de query's op Oracle uit en met Powerplay kunnen eindgebruikers de kubussen, voor bijvoorbeeld uitlevertijden, bekijken en analyseren", aldus Janssen.
De Philips-man roemt het gebruiksgemak van de zogenoemde Olap-tool (online analytical processing). "De snelle inleertijd leidt wel tot lichtvaardigheid bij gebruikers." Gebruikers zien niet wat er achter de schermen allemaal moet gebeuren om de legacy-systemen te ontsluiten. Het gevaar daarvan is dat gebruikers snel weer meer functionaliteit en dus een onrealistisch groot systeem willen.

Niet overtuigd

De komst van het transactiesysteem R/3 heeft voorlopig geen gevolgen voor het analysesysteem. Janssen staat positief tegenover R/3 als transactiesysteem, maar de analysesoftware kan hem niet overtuigen: "SAP roept wel dat ze met hun BW alles kunnen, maar de managementinformatie is beperkt." Voor Philips is SAP's productontwikkeling rond BW (Business information Warehouse) nog te onduidelijk om afstand te doen van de Oracle/Cognos-oplossing. Janssen verwacht ook niet dat SAP zich voorlopig kan meten aan het door Philips zelf gebouwde systeem. "De gebruikersinterface van SAP is lang niet zo vriendelijk als die van Cognos. Als we SAP BW zouden invoeren betekent dat dat we terug zouden moeten naar het stenen tijdperk van de Flinstones."