Computable.nl
  • Thema’s
    • Carrière
    • Innovatie & Transformatie
    • Cloud & Infrastructuur
    • Data & AI
    • Governance & Privacy
    • Security & Awareness
    • Software & Development
    • Werkplek & Beheer
  • Sectoren
    • Channel
    • Financiële dienstverlening
    • Logistiek
    • Onderwijs
    • Overheid
    • Zorg
  • Computable Awards
    • Overzicht
    • Nieuws
    • Winnaars
    • Partner worden
  • Vacatures
    • Vacatures bekijken
    • Vacatures plaatsen
  • Bedrijven
    • Profielen
    • Producten & Diensten
  • Kennisbank
  • Nieuwsbrief

Inkoopautomatisering vergt ijzeren geduld

12 september 2002 - 22:005 minuten leestijdAchtergrondCloud & Infrastructuur
Rik Sanders
Rik Sanders

In 1999 koos KLM voor het internet-inkoopsysteem van iPlanet. Dat bleek een proces van lange adem vanwege de verstrekkende organisatorische en administratieve consequenties. Shop Insite, de uiteindelijke interne webwinkel voor elektronische inkoop, is nog steeds bezig met het vullen van zijn schappen.

KLM dacht in 1999 nog optimistisch dat de investering van een paar miljoen gulden in de iPlanet-software snel terugverdiend zou zijn. Het hoofd concern-inkoopmanagement zei in augustus van dat jaar tegen Computable dat eind 2000 alle tienduizend kantoormedewerkers hun secundaire goederen en diensten – alles dat niet tot de stukslijst van een vliegtuig behoort – via een intranet konden bestellen. Het aantal van 12.000 toeleveranciers zou dan fors omlaag kunnen. Het uiteindelijk doel: via een efficiencyverbetering van het inkoopproces zo’n 3 tot 5 procent besparen op KLM’s uitgaven aan inkoop (1999: circa 1,5 miljard gulden).
De invoering van een volautomatische inkoopoplossing had echter veel meer voeten in de aarde. Zoals alle inkoopsoftware schoot ook iPlanet (oorspronkelijk van de Sun-Netscape-alliantie, inmiddels behorend bij het inkoopmodel Buyer Expert van Sun Microsystems zelf) tekort, ondanks een uitgebreide verkenning van de KLM. "E-procurement stond eigenlijk nog in de kinderschoenen", zegt Rob Dekker, informatiemanager bij KLM Facility Services. "KLM heeft zich bij de selectie laten leiden door de zonnige visie van Sun-Netscape. Daarna bleek dat allerlei beloofde functionaliteit en koppelingen niet voorhanden waren. KLM beschikte over een paar zelfontwikkelde kleine toepassingen en veel papieren administratieve inkoopstromen. Daar kon iPlanet in het begin helemaal niet mee overweg." Volgens Dekker is er gaandeweg steeds meer functionaliteit bijgekomen en is onder Sun de architectuur van het product verbeterd. De technologie vormt inmiddels geen probleem meer.

Weerbarstiger

In september 2000 werden de eerste proefprojecten opgezet voor Shop Insite, waarbij de ingehuurde CMG-consultant Huib van de Klundert als projectleider optrad. Hij wijst er op dat het grootste breekpunt niet de techniek maar de inbedding van zo’n toepassing in de organisatie was. "Het lijkt een simpel verhaal, maar met name de administratieve en organisatorische aspecten ervan zijn weerbarstiger dan je denkt. KLM kent bijvoorbeeld geen centrale structuur, maar een decentrale indeling in divisies en business units. In al die onderdelen werd op grote schaal ingekocht, geregeld volgens het eigen inzicht van de divisiedirecteur of manager. Er bestonden geen formele procedures over wie er in het concern inkocht of overzichten van medewerkers die over inkoopexpertise beschikten. Omdat een e-procurement-toepassing dwars door het bedrijf heen gaat, moesten dit soort zaken wel van te voren worden vastgelegd."
Dit betekende dat in Shop Insite informatie moest worden opgenomen over tekenbevoegdheden om een werkstroom rond goedkeuringsprocedures in gang te zetten. Ook legden de ontwikkelaars een interface aan met het personeelsinformatiesysteem, een module van SAP. De controllers kregen de taak om veranderingen door te geven, bijvoorbeeld het vertrek van iemand met recht van autorisatie.

Stapsgewijs

Een ander probleem was dat de iPlanet-software in eerste instantie niet aansloot op het grootboeksysteem van KLM. Zo’n koppeling is belangrijk voor de financiële afwikkeling van de orders. Bovendien ontbrak een gedetailleerd overzicht van in te kopen materialen en moesten er goede afspraken met leveranciers worden gemaakt. Cayo Pietersz, manager Shop Insite: "Zij leveren voortaan hun e-catalogi aan volgens een door ons opgelegde standaard en werken met bestelformulieren in onze huisstijl. We trachten te voorkomen dat medewerkers alsnog op eigen houtje gaan bestellen. De ‘om-de-hoek-koper’ moet geëlimineerd worden."
Pietersz noemt Shop Insite een belangrijke procesverbetering, omdat centraal vanuit de webwinkel de contacten met leveranciers en de controle op naleving van de gemaakte afspraken over levering en facturering plaatsvinden."Vroeger gebeurde dat niet of vanuit diverse plekken binnen KLM. Nu krijgen we inzicht in wie binnen KLM wat koopt, voor hoeveel en tegen welke voorwaarden."
CMG’er Van de Klundert spreekt van een inkoopnormering. "Het is een via het systeem afgedwongen professionalisering van de inkoopprocessen." Dekker stelt dat organisaties er niet gelijk van uit moeten gaan dat het invoeren van zo’n toepassing veel besparingen met zich meebrengt. "Je moet geduld betrachten en er eerst een tijdje mee gedraaid hebben. Stapsgewijs implementeren is een voorwaarde voor succes. Pas in een latere fase zijn er voordelen te behalen door volumes te bundelen en leverancierscontracten te herzien."

Potloden

Nog niet alle secundaire inkoopprocessen zijn geautomatiseerd, maar Pietersz kan niet in percentages aangeven hoeveel er nog moet gebeuren. "Met sommige productgroepen, zoals kantoorartikelen, zijn we al heel ver. Bij andere, zoals ict-inkoop, gaat het slechts om een fractie. We kijken per product of dienst wie er gebruik van maken en of er speciale eisen bestaan. Een potlood is immers wat anders dan een pc of een uniform."
De directie van KLM heeft de concrete besparingsdoelstelling, zoals die in 1999 werd geformuleerd, losgelaten. Pietersz: "Wel vroeg onze president-directeur Leo van Wijk na 11 september vorig jaar aan een ieder om kritisch naar ondersteunende uitgaven te kijken. Dat betekent natuurlijk geen verbod op – ik noem maar iets – het inslaan van potloden, maar wel het instellen van scherpere limieten en extra tekenbevoegdheden. Aan deze richtlijn heeft Shop Insite kunnen voldoen."
 
Rik Sanders

Deel

    Inschrijven nieuwsbrief Computable

    Door te klikken op inschrijven geef je toestemming aan Jaarbeurs B.V. om je naam en e-mailadres te verwerken voor het verzenden van een of meer mailings namens Computable. Je kunt je toestemming te allen tijde intrekken via de af­meld­func­tie in de nieuwsbrief.
    Wil je weten hoe Jaarbeurs B.V. omgaat met jouw per­soons­ge­ge­vens? Klik dan hier voor ons privacy statement.

    Whitepapers

    Computable.nl

    Bouw de AI-organisatie niet op los zand

    Wat is de afweging tussen zelf bouwen of het benutten van cloud?

    Computable.nl

    Slimme connectiviteit: de toekomst van bouwen

    Hoe stoom jij jouw organisatie in de bouw en installatie sector klaar voor de digitale toekomst?

    Computable.nl

    De weg van dataverzameling naar impact

    Iedere organisatie heeft data, maar niet iedereen weet hoe je het goed gebruikt. Hoe zet je waardevolle informatie om in actie?

    Meer lezen

    Europese Unie
    AchtergrondData & AI

    Wake-up call voor inkopers ai

    Vrouwe Justitia
    ActueelCloud & Infrastructuur

    VMware haalt bakzeil bij Haagse rechter om Rijkswaterstaat

    ActueelInnovatie & Transformatie

    Groningse doorbraak bij 3d-printtechniek voor robotjes

    Ontslagen
    ActueelCarrière

    ASML ontslaat it-manager om dubbelrol, IFS brengt ai-agent naar fabrieksvloer (en meer)

    AchtergrondCloud & Infrastructuur

    Overname E-Storage is voor PQR strategische zet in bescherming klantdata

    ActueelSecurity & Awareness

    Kort: PQR lijft E-Storage in, Fox-IT en Xerox it-partners van de Navo-top (en meer)

    Geef een reactie Reactie annuleren

    Je moet ingelogd zijn op om een reactie te plaatsen.

    Populaire berichten

    Meer artikelen

    Uitgelicht

    Partnerartikel
    AdvertorialInnovatie & Transformatie

    Computable Insights

    Een ai-agent die klantvragen afhandelt. Dat is een van de nieuwste troeven van softwareproducent Salesforce, dat daarmee meesurft op de...

    Meer persberichten

    Footer

    Direct naar

    • Carrièretests
    • Kennisbank
    • Planning
    • Computable Awards
    • Magazine
    • Abonneren Magazine
    • Cybersec e-Magazine

    Producten

    • Adverteren en meer…
    • Jouw Producten en Bedrijfsprofiel
    • Whitepapers & Leads
    • Vacatures & Employer Branding
    • Persberichten

    Contact

    • Colofon
    • Computable en de AVG
    • Service & contact
    • Inschrijven nieuwsbrief
    • Inlog

    Social

    • Facebook
    • X
    • LinkedIn
    • YouTube
    • Instagram
    © 2025 Jaarbeurs
    • Disclaimer
    • Gebruikersvoorwaarden
    • Privacy statement
    Computable.nl is een product van Jaarbeurs